Organiser un mariage et une réception sans rien oublier

Commencez par bloquer la date, les deux lieux et l’officier d’état civil : ces décisions conditionnent presque tout le reste. Travaillez ensuite sur la liste des invités, les invitations et les besoins alimentaires, avant de fixer le menu, la musique et le transport. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, imprimer les documents et vérifier les alliances, les papiers et le matériel. Gardez une échéance écrite pour chaque étape afin d’éviter les décisions prises dans l’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du mariage
2 personnes
2
Réserver le lieu de la cérémonie
3
Réserver le lieu pour la réception
4
Réserver l’officier d’état civil
5
Recueillir les témoignages
2 personnes
6
Établir la liste des invités
2 personnes
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier le transport des invités
2 personnes
12
Sélectionner la musique pour la cérémonie
2 personnes
13
Sélectionner la musique pour la réception
2 personnes
14
Rassembler les textes de la cérémonie
2 personnes
15
Préparer les vœux de mariage
2 personnes
16
Établir le plan de table
2 personnes
17
Finaliser le choix du menu
2 personnes
18
Confirmer les livraisons
19
Imprimer le programme de la cérémonie
20
Imprimer les badges nominatifs
21
Créer des numéros de table
22
Préparer les cartes de remerciement
2 personnes
23
Vérifier l'écrin de bague
24
Vérifier les documents de mariage
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Aller chercher le gâteau
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Nettoyer la salle de cérémonie
3 personnes
31
Nettoyer la salle de réception
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Installer les chaises de cérémonie
4 personnes
34
Dresser les tables
4 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Placer les compositions florales
2 personnes
37
Aménager la table de cérémonie
2 personnes
38
Tester le matériel sonore
2 personnes
39
Tester la playlist musicale
2 personnes
40
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
42
Installer la table du gâteau
2 personnes
43
Placer les badges nominatifs
2 personnes
44
Préparer les programmes
45
Préparer les anneaux
46
Accueillir les fournisseurs
2 personnes

Événement

47
Accueillir les invités
3 personnes
48
Animer la cérémonie
2 personnes
49
Briefer les témoins
2 personnes
50
Présenter les alliances
51
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
52
Servir l'apéritif
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Ouvrir le buffet
2 personnes
56
Servir le dîner
6 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Débarrasser les assiettes
4 personnes
60
Couper le gâteau
2 personnes
61
Servir le gâteau
4 personnes
62
Servir le café et le thé
3 personnes
63
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
64
Fournir la musique
65
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Ranger les restes au frais
2 personnes
69
Retirer la décoration
4 personnes
70
Remettre le mobilier en place
5 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Rendre la vaisselle empruntée
2 personnes
73
Rendre le matériel loué
3 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Chaises de cérémonieqté 2
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 10
Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeursqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Papier cuissonqté 2
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 10
Vases à fleursqté 12
Bougeoirsqté 30
Bougies LEDqté 30
Guirlandes lumineusesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Coussin d’alliances
Cadres photoqté 8
Numéros de tableqté 10
Badges nominatifsqté 90
Programmes de cérémonieqté 90
Cartes de remerciementqté 90

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez d’abord le lieu de cérémonie, le lieu de réception et l’officier d’état civil. Faites-le dès que la date est choisie, car une seule réservation manquante peut déplacer toute la journée.
Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires avant de finaliser le menu. Prévoyez une relance environ 3 semaines avant la date limite de réponse.
Traitez séparément la cérémonie et la réception : textes, vœux et musique ne se préparent pas au même moment que le plan de table, le menu et les numéros de table.
Vérifiez le transport des invités avant la dernière semaine, surtout si les deux lieux sont différents. Communiquez les horaires, l’adresse exacte et la solution prévue aux personnes concernées.
Faites une répétition logistique 7 jours avant : livraisons, documents de mariage, écrin de bague, programmes imprimés, badges nominatifs et matériel doivent être contrôlés avec une liste unique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations de mariage ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 mois avant le mariage, puis fixez une date limite de réponse environ 6 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies, régimes alimentaires et besoins de transport avant de confirmer le menu.
Quand faire le plan de table d’un mariage ?: Préparez une première version 4 à 6 semaines avant, puis finalisez-la dès que les dernières réponses sont reçues, généralement 2 à 3 semaines avant la réception. Imprimez les numéros de table et les badges après cette dernière validation.
Combien de temps avant confirmer les livraisons du mariage ?: Confirmez chaque livraison 7 à 10 jours avant la réception, avec l’heure, l’adresse, le contact sur place et le contenu attendu. Refaites un contrôle la veille pour les éléments indispensables au repas et à l’installation.
Que vérifier la veille d’un mariage ?: Contrôlez les documents de mariage, l’écrin de bague, les vœux, les programmes, le plan de table et les horaires de transport. Faites aussi l’inventaire du matériel et des courses au moins 24 heures avant le début de la cérémonie.

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