Hochzeit organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert

Bei einer Hochzeit hängen viele Entscheidungen voneinander ab: Erst wenn Datum und Orte feststehen, lassen sich Standesbeamter, Gäste und Einladungen verbindlich planen. Beginne deshalb mit Trauung und Empfang und arbeite dich anschließend zu Gästen, Musik, Menü und Ausstattung vor. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin werden Zusagen, Ernährungswünsche, Sitzordnung und Lieferungen konkret. In den letzten Tagen zählen vor allem Unterlagen, Ringe, Drucksachen und ein vollständiger Einkaufscheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Hochzeitsdatum festlegen
2 Personen
2
Ort für die Zeremonie reservieren
3
Ort für den Empfang reservieren
4
Standesbeamten festlegen
5
Zeugen festhalten
2 Personen
6
Gästeliste erstellen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Transport für Gäste prüfen
2 Personen
12
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
13
Musik für den Empfang auswählen
2 Personen
14
Zeremonientexte sammeln
2 Personen
15
Trauversprechen vorbereiten
2 Personen
16
Tischordnung erstellen
2 Personen
17
Menüauswahl endgültig festlegen
2 Personen
18
Lieferungen bestätigen
19
Zeremonieprogramm drucken
20
Namensschilder drucken
21
Tischnummern erstellen
22
Dankeskarten vorbereiten
2 Personen
23
Ringbox kontrollieren
24
Unterlagen für die Hochzeit prüfen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Torte abholen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
4 Personen
30
Zeremonieraum reinigen
3 Personen
31
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
32
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
33
Zeremonienstühle aufstellen
4 Personen
34
Tische eindecken
4 Personen
35
Dekoration aufhängen
4 Personen
36
Blumengestecke platzieren
2 Personen
37
Zeremonientisch herrichten
2 Personen
38
Tonanlage testen
2 Personen
39
Musikwiedergabeliste testen
2 Personen
40
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
41
Snacks auslegen
3 Personen
42
Kuchentisch einrichten
2 Personen
43
Namensschilder platzieren
2 Personen
44
Programme bereitlegen
45
Ringe bereitlegen
46
Lieferanten empfangen
2 Personen

Event

47
Gäste begrüßen
3 Personen
48
Zeremonie begleiten
2 Personen
49
Zeugen instruieren
2 Personen
50
Ringe reichen
51
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
52
Aperitif servieren
4 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet eröffnen
2 Personen
56
Abendessen servieren
6 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Teller abräumen
4 Personen
60
Torte anschneiden
2 Personen
61
Torte servieren
4 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
63
Eröffnungstanz betreuen
2 Personen
64
Musik organisieren
65
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
69
Dekoration entfernen
4 Personen
70
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Geliehenes Geschirr zurückgeben
2 Personen
73
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Stühle für die ZeremonieAnz. 2
StehtischeAnz. 6
TischröckeAnz. 10
PartyzelteAnz. 2
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 90
DinnermesserAnz. 100
SuppenlöffelAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadegeräteAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
PfannenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
BackpapierAnz. 2
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 10
BlumenvasenAnz. 12
KerzenhalterAnz. 30
LED-KerzenAnz. 30
LichterkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
Willkommensschild
Ringkissen
FotorahmenAnz. 8
TischnummernAnz. 10
NamensschilderAnz. 90
ZeremonieprogrammeAnz. 90
DankeskartenAnz. 90

Beleuchtung

AußenlampenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort der Trauung und Ort des Empfangs zuerst fest. Prüfe dabei früh, ob beide Orte am selben Tag verfügbar sind und ob der Transport der Gäste zwischen ihnen realistisch bleibt.
Verschicke die Einladungen nicht erst, wenn jedes Detail geklärt ist. Für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die Tischordnung solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
Plane die Musik in zwei getrennten Blöcken: für die Zeremonie und für den Empfang. Kläre außerdem rechtzeitig, wer Mikrofon und Lautsprecher bedient und wo Verlängerungskabel gebraucht werden.
Finalisiere Menü und Sitzordnung etwa 2 bis 3 Wochen vorher. Erst dann lassen sich Namensschilder, Tischnummern sowie die benötigte Menge an Geschirr und Gläsern zuverlässig vorbereiten.
Kontrolliere 1 bis 2 Tage vor der Hochzeit die Unterlagen, die Ringbox und alle Lieferungen. Zähle außerdem Teller, Besteck, Gläser, Kaffeemaschinen, Kühlboxen und Ladegeräte statt dich nur auf eine Einkaufsliste zu verlassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeit organisieren?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Trauort und Empfangsort. Gästeliste und Einladungen folgen, sobald diese Eckdaten feststehen; die letzten organisatorischen Prüfungen gehören in die Woche vor der Hochzeit.
Wann verschickt man Hochzeitseinladungen?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist ungefähr 6 bis 8 Wochen vorher, damit Ernährungswünsche, Transport und Tischordnung noch bearbeitet werden können.
Wann muss das Hochzeitsmenü feststehen?: Die endgültige Menüauswahl sollte etwa 2 bis 3 Wochen vor der Feier feststehen. Zu diesem Zeitpunkt kannst du Zusagen und Ernährungswünsche einbeziehen und die Lieferungen verbindlich bestätigen.
Was sollte man kurz vor der Hochzeit noch kontrollieren?: Prüfe 1 bis 2 Tage vorher die Hochzeitsunterlagen, die Ringbox, Drucksachen und alle Liefertermine. Kontrolliere zusätzlich die Mengen bei Geschirr, Gläsern, Besteck, Technik und Kühlung vor dem Aufbau.

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