Organiser un marché régional sans rien oublier

Un marché régional se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, vérifier les autorisations, puis construire le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les exposants ont besoin d’informations concrètes sur leur emplacement, l’alimentation électrique, les horaires et les livraisons. Prévoyez ensuite le matériel, les paiements et les bénévoles en fonction du nombre de stands. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, le froid, les besoins alimentaires et les confirmations envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Réserver les stands
5
Définir les emplacements de vente
2 personnes
6
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des vendeurs
13
Envoyer les confirmations
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Réserver les câbles d’alimentation
16
Réserver des tables et des chaises
17
Réserver le matériel de refroidissement
18
Faire réaliser les imprimés
19
Planifier les bénévoles
2 personnes
20
Choisir le mode de paiement pour la caisse
21
Préparer la caisse
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Confirmer les livraisons
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Rassembler le matériel du marché
2 personnes
27
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
28
Préparer le tiroir-caisse
29
Inspecter le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Décharger les stands
4 personnes
32
Brancher l’électricité
2 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Accueil des vendeurs
2 personnes
37
Aménager les stands de vente
6 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Aménager le bar
3 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer la vaisselle
2 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

45
Ouvrir la caisse
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Accompagner les stands
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le point café
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Garder les tables propres
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Soutenir les vendeurs
2 personnes
57
Vérifier les stocks
58
Annoncer le dernier tour
59
Fermer la caisse
2 personnes
60
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

61
Faire démonter les stands
4 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Démonter le mobilier
5 personnes
64
Démonter les tentes
4 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Retourner le matériel
2 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Ranger la décoration
2 personnes
71
Déposer la caisse
2 personnes
72
Conserver les objets trouvés
73
Stocker les restes
2 personnes
74
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Buffets pliantsqté 4
Tables hautesqté 8
Chariots de transportqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Caisse

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Lave-mains
Réservoirs d’eauqté 2
Jerricansqté 4
Plaques de refroidissementqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2
Tapis de feuille de travailqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappe en tissuqté 24
Panneaux en ardoiseqté 12
Compositions floralesqté 8
Bannières du standqté 12
Numéros de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux d'informationqté 6
Flèches de directionqté 12
Panneau d’accueil
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 24
Draps de standqté 12
Mâts de drapeauxqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes LED de rechangeqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Petits pots à lait pour le caféqté 8
Sucriersqté 6
Corbeilles à painqté 8
Bacs à glaceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermoboxesqté 4
Étagères à épicesqté 2
Couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Panneaux de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 3

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations, idéalement 8 à 12 semaines avant le marché. Dessinez ensuite le plan avec les accès, les zones de vente, les tables, les chaises et les points d’alimentation avant de réserver le mobilier.
Ouvrez les inscriptions seulement quand vous pouvez décrire chaque emplacement : dimensions, accès, horaires d’installation et puissance disponible. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et de refroidissement de chaque vendeur.
Envoyez une confirmation à chaque exposant au plus tard 10 jours avant l’événement. Ajoutez l’emplacement, l’heure d’arrivée, les consignes de livraison et le mode de paiement accepté à la caisse.
Prévoyez au moins 1 bénévole pour 10 à 15 stands pendant l’installation, puis répartissez clairement l’accueil, la caisse, le réassort et la fermeture. Faites un briefing de 20 minutes avant l’ouverture pour éviter les doublons.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis confirmez les livraisons et le matériel extérieur. Mettez les boissons au frais la veille et testez les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, enceintes et piles de rechange avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché régional ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les stands, les exposants et les impressions prennent souvent plusieurs semaines, surtout si le marché se déroule en extérieur.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant le marché, après avoir défini les emplacements et les besoins techniques. Fermez-les idéalement 2 à 3 semaines avant pour finaliser la liste des vendeurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché régional ?: Prévoyez 1 bénévole pour 10 à 15 stands pendant l’installation et ajoutez une personne dédiée à la caisse si les ventes passent par un point central. Faites un briefing de 20 minutes le matin même.
Quand confirmer les informations aux vendeurs ?: Envoyez la confirmation définitive au plus tard 10 jours avant l’événement. Renvoyez un rappel 48 heures avant avec l’horaire d’arrivée, l’emplacement, les accès et les éventuelles consignes météo.

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