Organiser un marché fermier, étape par étape

Un marché fermier se prépare d’abord sur le terrain, puis avec les exposants et les fournisseurs. Commence par fixer la date, vérifier les autorisations et dessiner un plan qui prévoit les stands, les tentes, les tables et les circulations. Ensuite, centralise les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer les réservations. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, contrôler les stocks et préparer un plan B pour la météo ou les absences.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le terrain
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Attribuer les emplacements
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier les informations aux visiteurs
9
Confirmer les fournisseurs
10
Faire les réservations
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier les prévisions météo
13
Préparer le scénario d’urgence
2 personnes
14
Imprimer la liste des exposants
15
Imprimer le plan
16
Créer les badges nominatifs
2 personnes
17
Préparer les listes de prix
2 personnes
18
Préparer les tickets de caisse
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer les sandwichs
3 personnes
26
Tester les caisses
2 personnes
27
Rassembler les outils
2 personnes
28
Tondre le terrain
2 personnes
29
Inspecter le terrain et les sentiers
2 personnes
30
Baliser les places de parking
2 personnes
31
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Installer les nappes de stand
3 personnes
37
Numéroter les emplacements
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Aménager les stands
6 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Aménager le point d’information
2 personnes
42
Mettre en place le point café
3 personnes
43
Installer le buffet
3 personnes
44
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
45
Remplir les glacières
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
48
Afficher les prix et les informations de paiement
2 personnes
49
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

50
Ouvrir les portes et la caisse
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Fournir les informations
2 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Distribuer les sandwiches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Vérifier les stands et les allées
2 personnes
61
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
62
Fermer les caisses
2 personnes
63
Accompagner calmement les visiteurs à la sortie
3 personnes

Suivi

64
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
6 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Stocker les provisions au frais
2 personnes
73
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
74
Nettoyer le point café
2 personnes
75
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
76
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
77
Fermer le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Tables pour chaises pliantesqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 3
Pieds de parasolqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 120
Bolsqté 60
Tassesqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Lampes de pocheqté 6
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Draps de standqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux numéros de standqté 12
Panneaux de signalisationqté 10
Porte-nomsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions florales champêtresqté 8
Paniers des standsqté 20
Porte-prixqté 30

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le terrain avant de contacter les producteurs : mesure les accès, les zones couvertes et l’espace disponible pour chaque stand. Garde aussi une zone libre pour les files et les livraisons.
Demande les besoins de chaque exposant au moment de l’inscription, puis attribue les emplacements au moins 7 jours avant le marché. Un plan envoyé tard entraîne souvent des changements de dernière minute.
Vérifie les autorisations et les fournisseurs plusieurs semaines à l’avance, puis reconfirme les réservations 3 à 5 jours avant l’ouverture. Les équipements comme les tentes, tables, glacières et machines à café sont souvent oubliés.
Prépare les documents en deux versions : imprime la liste des exposants, le plan, les badges, les tarifs et les tickets de caisse, puis conserve une copie numérique sur un téléphone. Imprime-les au plus tard la veille.
Achète et installe les produits non périssables avant le jour J, mais contrôle les produits réfrigérés le matin même. Refroidis les boissons à l’avance et prépare sandwichs et en-cas en tenant compte des besoins alimentaires recensés.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché fermier ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les inscriptions des exposants et la réservation des tentes ou du mobilier prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de temps avant faut-il attribuer les stands ?: Attribue les emplacements environ 7 jours avant le marché, après avoir recueilli les besoins alimentaires et techniques. Envoie ensuite le plan à chaque exposant pour limiter les demandes de changement le jour J.
Que préparer la veille d’un marché fermier ?: La veille, imprime le plan et la liste des exposants, prépare les badges, les tarifs et les tickets de caisse, puis installe les stocks non périssables. Refroidis les boissons dès que possible et vérifie que les équipements réservés sont bien disponibles.
Comment prévoir la météo pour un marché fermier ?: Consulte les prévisions 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille et le matin même. Prévois un scénario d’urgence précis : déplacement des stands sous les tentes, protection des produits et procédure d’annulation ou de fermeture.

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