Organiser un marché fermier sans rien laisser au dernier moment

Un marché fermier se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les fournisseurs. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de réserver les stands et le matériel. Prévoyez ensuite les besoins pratiques : eau, électricité, circulation, inscriptions, bénévoles et météo. Les dernières heures servent surtout à contrôler les stocks, installer les espaces et accueillir chaque fournisseur au bon emplacement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Réserver les stands et les fournisseurs
4
Vérifier les autorisations
5
Prévoir l’électricité et l’eau
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Inviter les exposants
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les informations aux fournisseurs
12
Envoyer le plan aux participants
13
Vérifier les prévisions météo
14
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer le stand café et thé
2 personnes
19
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
20
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Créer des panneaux de signalisation et d’information
2 personnes
23
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
26
Décharger les stands
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
30
Installer les stands du marché
8 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Aménager le stand d’information
2 personnes
34
Vérifier les points de vente
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Remplir les glacières
2 personnes
37
Vérifier les mange-debout et les places assises
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Ouvrir le marché
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le stand d’information
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Vendre des boissons
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner la vaisselle
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Garder les tables propres
2 personnes
49
Réapprovisionner les articles de vente
2 personnes
50
Soutenir les prestataires
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Annoncer la vente finale
53
Fermer le marché
2 personnes

Suivi

54
Fermer les caisses
2 personnes
55
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
56
Vider les stands
6 personnes
57
Démonter les tentes
4 personnes
58
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
60
Balayer le site
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le point café
2 personnes
63
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Mettre l’alimentation hors tension en toute sécurité
2 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Nappesqté 18
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 3
Distributeurs automatiquesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan du marché au moins 3 semaines avant l’ouverture. Réservez une zone identifiable pour chaque stand, gardez des passages dégagés et prévoyez un accès assez large pour les chariots de transport.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques au moment de l’inscription, puis envoyez le plan et les consignes au moins 7 jours avant le marché. Cela évite les branchements improvisés et les stands mal placés.
Traitez l’électricité comme un point de contrôle séparé : recensez chaque machine à café, bouilloire ou autre appareil, puis vérifiez les rallonges et multiprises avant l’installation. Faites l’inspection du site la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture.
Préparez les paiements et l’accueil avant l’arrivée du public : caisses, monnaie, badges nominatifs, panneaux d’information et signalisation doivent être regroupés au même endroit. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez le stand café-thé avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Gardez un plan clair pour les tentes, les tables, les chaises et le matériel de premiers secours afin de pouvoir réagir sans déplacer tout le marché.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché fermier ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les autorisations, la réservation des exposants et du matériel doivent être lancées dès que la date et le lieu sont confirmés.
Quand faut-il inviter les exposants à un marché fermier ?: Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant, puis clôturez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez à ce moment leurs besoins en alimentation, eau et électricité.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Vérifiez le stock et la liste des courses 3 à 5 jours avant. Faites les courses la veille, puis refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture.
À quelle heure installer un marché fermier ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture si plusieurs stands sont prévus. Accueillez les fournisseurs dès leur arrivée, contrôlez leur emplacement et terminez l’inspection du site 30 minutes avant l’ouverture.

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