Organiser un marché du livre, étape par étape

Un marché du livre se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et un programme réaliste. Ensuite, il faut organiser la collecte, le tri et l’enregistrement des ouvrages avant de communiquer au public. Prévoyez des bénévoles pour chaque étape, pas seulement pour le jour de l’événement. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, l’affichage des prix, la monnaie et le temps nécessaire pour classer les dons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
3
Vérifier les permis et autorisations
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Répartir les tâches entre les bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Accrocher les affiches
2 personnes
8
Publier l'annonce en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la liste des vendeurs
2 personnes
12
Ouvrir les points de collecte de livres
2 personnes
13
Recevoir les dons de livres
2 personnes
14
Trier les dons de livres
4 personnes
15
Vérifier la qualité des livres
3 personnes
16
Classer les livres par genre
4 personnes
17
Évaluer les livres
4 personnes
18
Enregistrer les livres
3 personnes
19
Imprimer les conditions de vente
20
Créer des étiquettes de prix et des panneaux
2 personnes
21
Prévoir les moyens de paiement et la monnaie
2 personnes
22
Préparer les formulaires de caisse
23
Commander le catering
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
27
Vider les espaces
3 personnes
28
Tester les branchements électriques
2 personnes
29
Balisage du marché du livre
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Disposer les nappes
2 personnes
35
Disposer les livres par genre
6 personnes
36
Aménager l’espace enfants
2 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Installer la table traiteur
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Vérifier la caisse et le stock
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Encaisser les ventes
3 personnes
45
Informer les visiteurs
2 personnes
46
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
47
Remettre les livres trouvés
2 personnes
48
Servir les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes entre-temps
53
Réapprovisionner le stock de vente
2 personnes
54
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Finaliser la vente
3 personnes

Suivi

57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Compter les livres invendus
3 personnes
59
Emballer les livres
4 personnes
60
Rapporter les livres
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Vérifier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 4
Table de caisse
Bibliothèquesqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Chariots de transportqté 4
Nappesqté 24

Livres

Livresqté 1800
Caisses à livresqté 80
Sacs à livresqté 100
Marque-pagesqté 300
Cartes de genreqté 20
Étiquettes de prixqté 2500
Listes d’inventaireqté 30

Équipement

Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 8
Gants de cuisineqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Présentoirs de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations plusieurs semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de corriger un problème de sécurité, d’accès ou d’occupation du terrain.
Ouvrez les points de collecte au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Réservez ensuite plusieurs séances pour trier les dons, écarter les livres abîmés et les classer par genre.
Attribuez les rôles des bénévoles avant d’envoyer les invitations : collecte, tri, installation, caisse et accueil. Prévoyez au moins une personne responsable de la caisse pendant toute la durée d’ouverture.
Terminez les prix, les étiquettes et les panneaux avant l’installation. Sans classement visible ni prix lisibles, les visiteurs posent davantage de questions et la file à la caisse ralentit rapidement.
Préparez la caisse avec le terminal de paiement, des formulaires, des calculatrices et suffisamment de monnaie. Testez le matériel électrique la veille et regroupez les rallonges et multiprises dans un point clairement identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les deux dernières semaines servent surtout à collecter et trier les livres, confirmer les vendeurs, mobiliser les bénévoles et publier les informations pratiques.
Quand faut-il commencer à collecter les livres ?: Commencez 2 à 3 semaines avant le marché, voire plus tôt si vous attendez beaucoup de dons. Fixez une date limite de collecte pour garder au moins quelques jours pour le tri, l’évaluation et l’étiquetage.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché du livre ?: Pour un petit marché, prévoyez au minimum 5 rôles couverts : coordination, installation, tri ou rangement, accueil et caisse. Ajoutez des personnes aux heures d’ouverture si la collecte, le paiement et l’accueil se font en même temps.
Que faut-il préparer pour la caisse d’un marché du livre ?: Préparez le terminal de paiement, la monnaie, les formulaires de caisse, des calculatrices et les listes d’inventaire au moins la veille. Faites un test du terminal et vérifiez les montants de départ avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.