Zo organiseer je een overzichtelijke boekenmarkt

Begin met de datum, het programma en een geschikte ruimte: een boekenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Regel daarna toestemming, vrijwilligers en inzamelpunten, zodat je tijd hebt om donaties te sorteren, controleren en prijzen. Deel boeken per genre in en leg verkoopvoorwaarden, betaalmiddelen en wisselgeld vooraf vast. Op de dag zelf bepalen een logische indeling, duidelijke prijskaartjes en een aparte kassatafel hoeveel vragen je krijgt en hoe snel bezoekers kunnen afrekenen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokaal en terrein reserveren
3
Vergunningen en toestemming controleren
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Affiches ophangen
2 personen
8
Online aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Verkoperslijst opstellen
2 personen
12
Inzamelpunten voor boeken openen
2 personen
13
Boekdonaties aannemen
2 personen
14
Boekdonaties sorteren
4 personen
15
Boeken op kwaliteit controleren
3 personen
16
Boeken per genre indelen
4 personen
17
Boeken prijzen
4 personen
18
Boeken registreren
3 personen
19
Verkoopvoorwaarden afdrukken
20
Prijskaartjes en bordjes maken
2 personen
21
Betaalmiddelen en wisselgeld regelen
2 personen
22
Kassaformulieren voorbereiden
23
Catering bestellen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Boeken naar locatie brengen
4 personen
27
Ruimtes leegmaken
3 personen
28
Elektrische aansluitingen testen
2 personen
29
Boekenmarkt bewegwijzeren
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
3 personen
34
Tafelkleden neerleggen
2 personen
35
Boeken per genre uitstallen
6 personen
36
Kinderhoek inrichten
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Cateringtafel inrichten
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Kassa en voorraad controleren
2 personen

Event

42
Deuren openen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Verkoop afrekenen
3 personen
45
Bezoekers informeren
2 personen
46
Boekentafels netjes houden
3 personen
47
Gevonden boeken terugleggen
2 personen
48
Dranken serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussendoor controleren
53
Verkoopvoorraad aanvullen
2 personen
54
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Verkoop afronden
3 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Onverkochte boeken tellen
3 personen
59
Boeken verpakken
4 personen
60
Boeken terugbrengen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Opbrengst veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 4
Kassatafel
Boekenkastenaantal 8
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Transportkarrenaantal 4
Tafelkledenaantal 24

Boeken

Boekenaantal 1800
Boekendozenaantal 80
Boekentassenaantal 100
Boekenleggersaantal 300
Genrekaartenaantal 20
Prijsstickersaantal 2500
Inventarislijstenaantal 30

Apparatuur

Pinapparaataantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Rekenmachinesaantal 4
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 8
Keukenhandschoenenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tafeldisplaysaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het sorteerwerk ruim vóór de markt. Reserveer per inzamelpunt vaste momenten en houd na het sluiten van de inzameling nog minstens 1 week over om boeken op kwaliteit te controleren, te registreren en per genre in te delen.
Maak de indeling op papier voordat je tafels, klaptafels en boekenkasten plaatst. Houd loopruimte vrij en zet de kassatafel bij de uitgang; gebruik genrekaarten en prijskaartjes die bezoekers van enkele meters afstand kunnen lezen.
Laat minimaal 2 mensen de kassa voorbereiden. Test het pinapparaat, tel het wisselgeld, druk kassaformulieren en verkoopvoorwaarden af en leg een laptop, printer en rekenmachine klaar vóór de deuren opengaan.
Regel vrijwilligers per tijdsblok in plaats van alleen per taak. Zorg tijdens de opening voor aparte bezetting bij de kassa, het aanvullen van boeken en vragen van bezoekers; portofoons helpen wanneer de ruimte groot is.
Bestel catering op basis van het verwachte aantal aanwezigen en plan de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf. Zet koffie, thee, glazen en kopjes op een aparte statafel, zodat de kassastroom niet wordt geblokkeerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en vrijwilligers. Plan de inzameling en promotie daarna, zodat je minstens 1 week vóór de markt klaar bent met sorteren en prijzen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenmarkt?: Reken voor een kleine markt op minimaal 1 vrijwilliger bij de kassa, 1 voor aanvullen en 1 voor vragen of toezicht tijdens de opening. Bij meerdere zalen of een grote bezoekersstroom voeg je per extra ruimte minstens 1 vrijwilliger toe.
Wanneer sorteer en prijs je de boeken voor een boekenmarkt?: Sorteer eerst alle donaties en controleer de kwaliteit voordat je prijzen plakt. Werk uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de markt de inventarislijsten, genrekaarten en prijskaartjes af.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig voor een boekenmarkt?: Leg vóór opening voldoende munten en kleine biljetten klaar voor de laagste boekprijzen en controleer de kassa met 2 vrijwilligers. Tel het startbedrag vast op een kassaformulier en houd extra wisselgeld apart bij de kassatafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.