Checklist pour organiser un marché du livre

Un marché du livre demande plus que des tables et des ouvrages à vendre. Il faut fixer le programme, obtenir les autorisations, organiser les bénévoles et suivre les livres depuis le don jusqu’à la caisse. Cette checklist de 70 tâches et 58 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les étiquettes, les formulaires de caisse, les moyens de paiement ou les besoins alimentaires des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Vérifier les permis et autorisations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches entre les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des vendeurs
2 personnes
Ouvrir les points de collecte de livres
2 personnes
Recevoir les dons de livres
2 personnes
Trier les dons de livres
4 personnes
Vérifier la qualité des livres
3 personnes
Classer les livres par genre
4 personnes
Évaluer les livres
4 personnes
Enregistrer les livres
3 personnes
Imprimer les conditions de vente
Créer des étiquettes de prix et des panneaux
2 personnes
Prévoir les moyens de paiement et la monnaie
2 personnes
Préparer les formulaires de caisse
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
Vider les espaces
3 personnes
Tester les branchements électriques
2 personnes
Balisage du marché du livre
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Disposer les nappes
2 personnes
Disposer les livres par genre
6 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier la caisse et le stock
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encaisser les ventes
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
Remettre les livres trouvés
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Réapprovisionner le stock de vente
2 personnes
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser la vente
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Compter les livres invendus
3 personnes
Emballer les livres
4 personnes
Rapporter les livres
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 4
Table de caisse
Bibliothèquesqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Chariots de transportqté 4
Nappesqté 24

Livres

Livresqté 1800
Caisses à livresqté 80
Sacs à livresqté 100
Marque-pagesqté 300
Cartes de genreqté 20
Étiquettes de prixqté 2500
Listes d’inventaireqté 30

Équipement

Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 8
Gants de cuisineqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Présentoirs de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le programme et le lieu, puis vérifie les permis avant de publier l’annonce. Garde une marge d’au moins 4 semaines pour les autorisations et les réservations.
Prévois un responsable pour les bénévoles et répartis les rôles avant le jour du marché : collecte, tri, classement, accueil, caisse et rangement. Pour une journée complète, compte au moins 1 bénévole par zone active.
Traite les dons en plusieurs passages : contrôle de la qualité, classement par genre, évaluation et enregistrement. Étiquette les livres avant l’installation afin d’éviter une file d’attente à la caisse.
Prépare la caisse au moins 2 jours avant l’ouverture : conditions de vente imprimées, formulaires, terminal de paiement, calculatrices et monnaie. Teste aussi les rallonges, multiprises et stations de recharge.
Organise la circulation avec des tables ou bibliothèques par genre et garde des caisses à livres ainsi que des chariots pour le réassort. Réserve les sacs à livres et les marque-pages près de la sortie, plutôt qu’au fond de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu et vérifier les autorisations ; les 3 ou 4 suivantes permettent de collecter, trier et enregistrer les livres.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché du livre ?: Compte au minimum 1 bénévole par zone ouverte, plus 2 personnes pour la caisse et l’accueil. Pour un marché de taille moyenne, une équipe de 8 à 12 bénévoles permet généralement de gérer l’installation, la vente et le rangement.
Quand faut-il trier et étiqueter les livres donnés ?: Trie les dons dès leur réception et termine l’étiquetage au plus tard 2 jours avant le marché. Garde ensuite une demi-journée pour corriger les prix, compléter les listes d’inventaire et retirer les livres abîmés.
Combien de livres prévoir pour un marché du livre ?: Le nombre dépend des dons et de la surface disponible, mais organise-les par genres dès que tu dépasses quelques centaines d’ouvrages. Prépare aussi des caisses de réserve et un chariot pour réalimenter les tables pendant les heures d’ouverture.

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