Organiser un marché des jeunes étape par étape

Un marché des jeunes se prépare d’abord comme un petit site événementiel : date, lieu, autorisations et plan des stands avant toute communication. Ensuite, les inscriptions des exposants déterminent les besoins en tables, tentes, alimentation et branchements. Prévoyez un calendrier avec des échéances précises, puis gardez les dernières vérifications pour la semaine précédant le marché. Le jour J, la circulation du matériel et l’accueil des participants font souvent la différence entre une installation fluide et une matinée désordonnée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les exigences de permis
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
2 personnes
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Informer les exposants
2 personnes
13
Publier le programme
14
Planifier les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les livraisons
16
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
17
Inventorier le matériel
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
21
Préparer la caisse en espèces
2 personnes
22
Rappeler les exposants
23
Vérifier les prévisions météo
24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
25
Balisage du site
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Numéroter les stands
2 personnes
29
Brancher l’électricité
2 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
32
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
38
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
4 personnes
40
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Présenter le programme
43
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
44
Servir le service traiteur
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
48
Animer les activités sans scène
3 personnes
49
Passer de la musique
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Dégager les voies de circulation
2 personnes
52
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
53
Vérifier les stocks
54
Informer les exposants du départ
55
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Faire démonter les stands
4 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Évacuer les boissons et les aliments
2 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
60
Démonter les tentes de fête
6 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
63
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
64
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
65
Débrancher l’équipement
2 personnes
66
Rapporter le matériel
4 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Conserver les factures et les reçus
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 4
Panneaux de vestiaireqté 4

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Câbles audioqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Extincteursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Conteneurs réfrigérésqté 2
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Numéros de standqté 15
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 14
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Bureau

Étiquettes nominativesqté 200
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 8
Presse-papiersqté 6
Caisse d'espècesqté 2
Reçusqté 4
Braceletsqté 250
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6
Feuilles de papierqté 500
Papier d’impressionqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 6

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le marché par la date, le lieu, les autorisations et le plan d’implantation. Dessinez les emplacements avant d’ouvrir les inscriptions afin de connaître le nombre maximal de stands.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir leurs besoins alimentaires et d’ajuster les tables, chaises et tentes.
Ne repoussez pas la communication au dernier moment : envoyez les invitations et publiez les affiches environ 4 semaines avant, puis rappelez les exposants 2 à 3 jours avant le marché avec les horaires et les consignes d’installation.
Organisez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, en distinguant l’accueil, le montage, l’orientation et le rangement. Prévoyez une personne responsable des livraisons et une autre pour les points d’alimentation et les rallonges.
Faites l’inventaire du matériel 3 à 5 jours avant, puis vérifiez la météo la veille. Les tentes, glacières, bacs de maintien au chaud, éclairage rechargeable et poubelles doivent être regroupés avant l’acheminement sur le site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des jeunes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, de vérifier les permis, de recruter les exposants et de réserver le matériel nécessaire.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marché des jeunes ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant le marché et fixez une clôture 10 jours avant. Il restera assez de temps pour confirmer les participants et préparer le plan définitif des stands.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des jeunes ?: La veille, vérifiez la météo, les livraisons, les branchements, l’inventaire et les horaires des bénévoles. Préparez aussi la caisse en espèces et rappelez aux exposants leur heure d’arrivée.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché des jeunes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour le montage et 1 personne référente pour les livraisons et l’électricité. Ajoutez un bénévole par zone si le marché comporte plusieurs espaces ou plus de 15 stands.

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