Organiser un marché de Pâques sans rien oublier

Un marché de Pâques se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une animation. Commencez par la déclaration de l’événement, l’assurance et la réservation des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les fournisseurs, les besoins alimentaires, le plan du marché et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier l’électricité, les caisses, le balisage, les denrées fraîches et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déposer la déclaration d’événement
2
Réserver les stands du marché
3
Réserver une prise électrique
4
Vérifier l’assurance
5
Inviter les fournisseurs
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Définir l'agencement du marché
2 personnes
10
Informer les fournisseurs
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Publier le programme
13
Imprimer le plan
14
Créer les badges nominatifs
2 personnes
15
Créer les listes de prix
2 personnes
16
Créer des cartes d’allergènes
17
Commander de l’argent liquide
18
Tester l'équipement
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Remplir les caisses enregistreuses
2 personnes
23
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
24
Décharger les stands
6 personnes
25
Balisage du site
3 personnes
26
Monter les stands de marché
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Ancrer les tentes de fête
4 personnes
30
Suspendre la décoration
4 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Installer le système de sonorisation
2 personnes
33
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
34
Exposer la marchandise
8 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Aménager le stand d’information
2 personnes
39
Tester les caisses
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Tenir le stand d’information
2 personnes
44
Tenir la caisse
4 personnes
45
Encadrer les stands du marché
2 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Maintenir le site propre
2 personnes
53
Annoncer les éléments du programme
54
Allumer l’éclairage
55
Annoncer le dernier tour de vente
56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Fermer les caisses
2 personnes
58
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
59
Rassembler les produits à vendre
6 personnes
60
Démonter les stands du marché
6 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
4 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Vérifier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Archiver les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Barrières de sécuritéqté 12
Tables de caisseqté 2

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs alimentairesqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Ballons de Pâquesqté 100
Œufs de Pâques en plastiqueqté 80
Fleurs artificiellesqté 20
Nappesqté 14
Paniers décoratifsqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 10

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Flèches de directionqté 12
Badges nominatifsqté 40

Administration

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Presse-papiersqté 6
Dossiers d’impressionqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Courses

Courses

Conseils

Réservez les stands et les prises électriques dès que la date est fixée. Une prise peut être nécessaire par zone équipée, notamment pour les machines à café, bouilloires et appareils de maintien au chaud.
Traitez les inscriptions avant de finaliser l’agencement. Demandez les besoins alimentaires et techniques, puis gardez quelques emplacements libres pour corriger le plan sans déplacer tout le marché.
Publiez le programme et envoyez le plan imprimé aux fournisseurs avant leur arrivée. Prévoyez aussi des badges nominatifs et des listes de prix : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au matin de l’événement.
Testez le matériel électrique et la sonorisation au moins la veille. Vérifiez les rallonges, multiprises, microphone et système de sonorisation sur place, pas seulement au moment du déchargement.
Préparez la circulation avant l’ouverture : installez les panneaux d’itinéraire, les barrières et le balisage avant de décharger tous les stands. Réfrigérez les produits frais dès leur arrivée et gardez les encas prêts à servir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour déposer la déclaration, réserver les stands, vérifier l’assurance et inviter les fournisseurs. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, le plan, les badges et les achats.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une date limite environ 10 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de prévoir les cartes d’allergènes, les quantités et les solutions de conservation.
Quand installer les stands d’un marché de Pâques ?: Installez les stands, tables, chaises et barrières avant l’arrivée du public, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Terminez ensuite le balisage, les caisses et les tests électriques avant le déchargement final.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Pâques ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un espace café. Prévoyez aussi des gobelets réutilisables, des tasses, des thermos et une réserve d’eau chaude.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.