Organiser un Marché de Pâques : la checklist complète

Un Marché de Pâques demande plus qu’une réservation de stands et quelques invitations. Il faut coordonner les fournisseurs, les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre pratique : formalités, organisation du site, préparation des ventes, puis installation. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent traités trop tard, comme les cartes d’allergènes, la monnaie, les rallonges ou le plan imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déposer la déclaration d’événement
Réserver les stands du marché
Réserver une prise électrique
Vérifier l’assurance
Inviter les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l'agencement du marché
2 personnes
Informer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Imprimer le plan
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les listes de prix
2 personnes
Créer des cartes d’allergènes
Commander de l’argent liquide
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Remplir les caisses enregistreuses
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Ancrer les tentes de fête
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Exposer la marchandise
8 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
4 personnes
Encadrer les stands du marché
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour de vente
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Rassembler les produits à vendre
6 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Barrières de sécuritéqté 12
Tables de caisseqté 2

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs alimentairesqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Ballons de Pâquesqté 100
Œufs de Pâques en plastiqueqté 80
Fleurs artificiellesqté 20
Nappesqté 14
Paniers décoratifsqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 10

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Flèches de directionqté 12
Badges nominatifsqté 40

Administration

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Presse-papiersqté 6
Dossiers d’impressionqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Courses

Courses

Conseils

Dépose la déclaration d’événement et vérifie l’assurance avant de confirmer les fournisseurs. Garde une marge d’au moins 4 semaines pour corriger un document ou une couverture insuffisante.
Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de répartir les stands et d’informer chaque fournisseur.
Prépare le plan du marché une semaine avant l’ouverture, puis imprime-le en plusieurs exemplaires. Vérifie que les panneaux d’itinéraire, les barrières et les accès aux prises correspondent bien à cet agencement.
Commande l’argent liquide et prépare les caisses au plus tard 2 jours avant. Le jour même, teste les machines à café, les bouilloires, la sonorisation et les rallonges avant le déchargement.
Réfrigère les denrées fraîches dès leur arrivée et prépare les en-cas le jour du marché. Prévois des cartes d’allergènes visibles, des bacs alimentaires et assez de gobelets, tasses, assiettes et couverts pour éviter les ruptures pendant le service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de Pâques ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent aux formalités, aux réservations et aux invitations ; les derniers 10 jours sont consacrés aux inscriptions, au plan et au matériel.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un Marché de Pâques ?: Prévois les stands, les tentes, les tables et les chaises, puis ajoute les tables de caisse et les portants si les exposants en ont besoin. Réserve aussi les prises électriques et vérifie les rallonges avant l’installation.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le marché et fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de communiquer les informations pratiques aux fournisseurs.
Quand préparer le plan et les badges nominatifs ?: Finalise l’agencement environ 7 jours avant, après avoir traité les inscriptions. Crée ensuite les badges, les listes de prix et les cartes d’allergènes, puis imprime le plan au plus tard la veille.

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