Organiser un marché de Pâques sans rien laisser au dernier moment

Un marché de Pâques se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les vendeurs ou de réserver les stands. Les autorisations, les accès, l’alimentation électrique et les itinéraires de sécurité doivent être vérifiés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan du marché, les informations aux exposants et la signalétique. La dernière semaine sert surtout à confirmer les présences, la météo et le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Réserver le lieu du marché
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver les stands
6
Inscrire les vendeurs
2 personnes
7
Créer le plan du marché
2 personnes
8
Déterminer les points d'alimentation
2 personnes
9
Définir les itinéraires de sécurité
2 personnes
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier des messages sur les réseaux sociaux
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les informations aux vendeurs
16
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
17
Rassembler les listes de prix
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Commander le catering
2 personnes
20
Inventorier le matériel
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Créer les panneaux de direction
2 personnes
23
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Confirmer la présence des vendeurs
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Préparer l'argent liquide
30
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
31
Contrôler le site
3 personnes
32
Monter les stands de marché
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre les décorations de Pâques
3 personnes
37
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
38
Aménager l’espace enfants
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

42
Accueil des vendeurs
3 personnes
43
Vérifier les stands
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
46
Fournir les informations
2 personnes
47
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Garder les tables propres
2 personnes
55
Vérifier les stocks
56
Soutenir les vendeurs
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Laisser les vendeurs décharger
3 personnes
59
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

60
Stocker les restes au frais
2 personnes
61
Démonter les stands du marché
6 personnes
62
Ranger le mobilier
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Stocker le matériel au sec
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Informer les vendeurs du règlement
71
Trier les objets trouvés
72
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 8
Poids de standqté 40

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Œufs de Pâquesqté 100
Fleurs artificiellesqté 20
Nappesqté 20
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 30
Étiquettes de standqté 20
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Tableau blanc
Marqueursqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pistolets à colleqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Tiroirs coulissantsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Caisses réfrigéréesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gantsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, les horaires d’accès et les conditions d’installation des tentes et des stands.
Établissez le plan du marché avant d’attribuer les numéros de stand. Prévoyez un bureau d’information, des passages dégagés, des itinéraires de sécurité et des points d’alimentation clairement identifiés.
Demandez aux vendeurs leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription, puis envoyez-leur les horaires, leur numéro de stand et les consignes d’installation au moins 7 jours avant le marché.
Comptez les équipements par zone, et pas seulement au total : tables, chaises, rallonges, multiprises, machines à café et glacières sont souvent oubliées lors du transport ou du montage.
Vérifiez la météo 72 heures avant, puis confirmez la présence de chaque vendeur la veille. Gardez des poids pour les stands et les tentes, ainsi que des talkies-walkies ou des stations de recharge pour l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, inscrire les vendeurs et commander le catering sans gérer les urgences la dernière semaine.
Quand faut-il inscrire les vendeurs au marché de Pâques ?: Ouvrez les inscriptions 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite environ 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, attribuer les stands et créer le plan définitif.
Quand confirmer la météo et les exposants ?: Consultez les prévisions 72 heures avant le marché et confirmez chaque vendeur la veille. À ce moment-là, transmettez aussi les dernières consignes d’accès et vérifiez les besoins en tentes, poids et électricité.
Comment organiser l’installation des stands le jour du marché ?: Réservez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les stands, les tables, la signalétique et les points d’alimentation. Commencez par les tentes et les itinéraires de sécurité, puis attribuez les emplacements aux vendeurs.

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