Comment organiser un marché de Noël à la gare

Un marché de Noël dans une gare demande une préparation plus rigoureuse qu’un marché classique : les voyageurs doivent continuer à circuler et chaque branchement doit être validé. Commencez par confirmer la date et les horaires, puis fixez le plan des stands avant d’inscrire les exposants. Les autorisations, l’accès à la gare, l’électricité et les livraisons sont les points qui prennent le plus souvent du retard. Gardez ensuite une équipe dédiée à l’installation et à l’accueil le jour venu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les heures
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Coordonner l’accès à la gare
2 personnes
5
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
6
Enregistrer les titulaires de stand
2 personnes
7
Réserver les fournisseurs
2 personnes
8
Commander le catering
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Partager la répartition des stands
13
Concevoir la signalétique
2 personnes
14
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
15
Confirmer les délais de livraison
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier le mode de paiement
2 personnes
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Réceptionner les courses
2 personnes
21
Trier les décorations de Noël
2 personnes
22
Installer les stands
4 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Brancher l’électricité
2 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Présenter les produits du stand
6 personnes
30
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
31
Installer les caisses
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
3 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
38
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

39
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
40
Tenir les stands
8 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Rassembler la vaisselle
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Réapprovisionner les articles de vente
4 personnes
50
Vérifier l'éclairage
51
Dégager les flux de visiteurs
2 personnes
52
Traiter les dernières commandes
4 personnes
53
Fermer les stands
8 personnes
54
Éteindre l’éclairage
2 personnes

Suivi

55
Emballer le matériel de vente
6 personnes
56
Démonter les stands
5 personnes
57
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Retirer les câbles électriques
2 personnes
63
Refroidir le stock restant
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
66
Rendre le matériel loué
2 personnes
67
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
69
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 6
Caissesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tableaux blancsqté 2
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Cadres de supportqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Supports de prixqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Pilesqté 40
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les autorisations et l’accès à la gare au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Faites valider le plan des stands, les zones de passage et les horaires de livraison par le responsable du site.
Établissez le plan des stands avant de confirmer les exposants. Prévoyez des emplacements clairement identifiés pour les tables, les portants, les caisses de rangement et les tentes, sans réduire la largeur des passages.
Vérifiez l’électricité sur place au moins 3 semaines à l’avance. Comptez les machines à café, bouilloires, éclairages et terminaux de paiement, puis prévoyez rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés.
Demandez les besoins alimentaires et confirmez le traiteur au plus tard 10 jours avant le marché. Précisez les quantités, les régimes particuliers, l’heure de livraison et l’endroit exact où réceptionner les produits.
Préparez l’installation avec un planning par zone et une équipe dédiée. Commencez par les stands et les tables, puis les chaises, la signalétique, les branchements et enfin les boissons et aliments afin d’éviter de déplacer le matériel deux fois.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en gare ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de valider les autorisations, l’accès à la gare, le plan des stands et les besoins électriques avant de confirmer les fournisseurs et les exposants.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Fermez les inscriptions environ 4 semaines avant l’événement. Demandez ensuite les besoins alimentaires, les dimensions de chaque stand et les horaires d’arrivée pour finaliser la répartition au moins 10 jours avant.
Comment gérer l’électricité sur un marché de Noël en gare ?: Faites un relevé des points d’alimentation 3 semaines avant l’ouverture. Listez chaque appareil, répartissez les branchements et installez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’arrivée du public.
Quand installer les stands et les tables ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture, ou selon le créneau autorisé par la gare. Gardez la dernière heure pour les branchements, la signalétique, les prix, les stocks et le contrôle des passages.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.