Organiser un marché de Noël du monde, étape par étape
Commencez par fixer la date, le programme et le format du marché avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, les autorisations et les réservations, puis confirmez chaque fournisseur. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, vérifier le matériel, préparer la signalisation et finaliser la restauration. Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour monter les tentes et installer les stands sans gêner l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et le programme
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Inviter les exposants du marché
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Faire les réservations
2 personnes
- 7
Vérifier les autorisations
- 8
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
- 9
Mettre à jour le programme en ligne
- 10
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 11
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 12
Diffuser les informations de stationnement
- 13
Préparer l'itinéraire et la signalisation
2 personnes
- 14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 15
Inventorier le matériel
2 personnes
- 16
Passer les commandes traiteur
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
4 personnes
- 20
Trier la vaisselle
2 personnes
- 21
Tester les lumières de Noël
2 personnes
- 22
Préparer le matériel de caisse
2 personnes
Événement
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 25
Installer les stands du marché
6 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 27
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
- 28
Installer l'éclairage
4 personnes
- 29
Suspendre la décoration
4 personnes
- 30
Installer la signalisation
2 personnes
- 31
Suspendre les prix du stand
3 personnes
- 32
Aménager le stand de restauration
4 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 36
Ouvrir la caisse
2 personnes
- 37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 38
Tenir les stands
12 personnes
- 39
Servir les boissons
4 personnes
- 40
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 42
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 43
Vider les poubelles
2 personnes
- 44
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 45
Garder les tables propres
2 personnes
- 46
Encadrer les files d’attente
2 personnes
- 47
Annoncer les spectacles
- 48
Allumer l’éclairage
- 49
Clôturer la caisse
2 personnes
- 50
Reconduire les visiteurs
4 personnes
- 51
Réfrigérer les denrées périssables
2 personnes
Suivi
- 52
Vider les stands
6 personnes
- 53
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 55
Retirer la décoration
3 personnes
- 56
Débrancher l’éclairage
3 personnes
- 57
Rassembler les déchets
4 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 60
Vérifier le matériel
2 personnes
- 61
Retourner les matériels
2 personnes
- 62
Ranger le stock restant
2 personnes
- 63
Annuler les fournisseurs
- 64
Gérer les objets trouvés
- 65
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 8
- Stands de marchéqté 16
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tables hautesqté 8
- Nappesqté 24
- Portants à vêtementsqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 160
- Assiettesqté 160
- Couteauxqté 160
- Fourchettesqté 160
- Cuillèresqté 160
- Cuillères de serviceqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteaux de chefqté 8
- Saladiersqté 8
- Plateaux de serviceqté 24
- Thermosqté 8
- Bouilloiresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Glacièresqté 8
- Pains de glaceqté 32
Équipement
- Valises de caisseqté 2
- Terminaux de paiementqté 3
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Enrouleursqté 6
- Extincteursqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 6
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 24
- Couronnes de Noëlqté 8
- Personnages de Noëlqté 12
- Décoration de tableqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 24
- Lanternes LEDqté 20
- Pilesqté 48
- Passe-câblesqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateurqté 2
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Sprays nettoyantsqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Publiez la date et le programme dès que le format est arrêté, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour laisser aux exposants le temps de s’inscrire. Regroupez leurs besoins alimentaires et techniques dans un même formulaire.
- Dessinez le plan des stands avant l’installation. Réservez les emplacements proches des points d’alimentation pour les équipements électriques, et gardez des passages libres pour les visiteurs et les bénévoles.
- Planifiez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que sur une journée entière. Attribuez au minimum une personne à l’accueil, une à l’installation et une au suivi des exposants.
- Testez les lumières de Noël et tout le matériel électrique avant le montage. Vérifiez les rallonges, multiprises et enrouleurs, sans oublier les extincteurs et les points d’alimentation.
- Préparez la restauration la veille autant que possible : boissons refroidies, en-cas portionnés, vaisselle triée et commandes contrôlées. Gardez les thermos, glacières et bacs de maintien au chaud accessibles dès l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Quand faut-il inviter les exposants pour un marché de Noël du monde ?
- Envoyez les invitations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription 4 à 6 semaines avant le marché afin de finaliser le plan des stands et les besoins de chaque exposant.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?
- Prévoyez au minimum 3 heures pour monter les tentes, placer les tables et installer les stands du marché. Ajoutez 30 à 60 minutes pour les branchements, la signalisation et les derniers contrôles avant l’arrivée du public.
- Quand vérifier les autorisations et les fournisseurs ?
- Lancez la vérification des autorisations environ 8 semaines à l’avance et confirmez les fournisseurs 2 à 3 semaines avant le marché. Contrôlez à nouveau les livraisons et les réservations la semaine de l’événement.
- Comment organiser les bénévoles le jour du marché ?
- Répartissez les bénévoles en créneaux de 2 à 3 heures avec un responsable identifié par mission. Prévoyez une relève avant chaque période de forte affluence et gardez une personne disponible pour les imprévus.
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