Organiser un marché de Noël de quartier, étape par étape

Un marché de Noël de quartier se prépare d’abord sur papier : date, lieu, budget et autorisations doivent être fixés avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le plan du site, réservez les stands et les tentes, puis coordonnez les livraisons, l’électricité et les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, la circulation et le matériel. Le jour J, prévoyez un contrôle des installations avant l’arrivée des exposants et testez les lumières, le son et les équipements électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver les stands
6
Réserver des tentes de réception
7
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
8
Créer le plan du site
2 personnes
9
Définir l’organisation du marché
2 personnes
10
Inviter les exposants
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier sur les réseaux sociaux
13
Accrocher les affiches
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les livraisons
18
Informer les exposants
2 personnes
19
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer le matériel
3 personnes
23
Tester les lumières de Noël
2 personnes
24
Trier les décorations de Noël
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer la soupe
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
30
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
31
Balisage du site
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les stands du marché
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Aménager le point d’information
2 personnes
41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
42
Approvisionner les stands
6 personnes
43
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Tenir le point d'information
2 personnes
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Servir des boissons chaudes
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir la soupe
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Collecter la vaisselle
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Réapprovisionner les stands entre-temps
3 personnes
55
Vérifier l'éclairage
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
57
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
6 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Rassembler le mobilier
4 personnes
61
Ramasser les déchets
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Stocker le matériel au sec
3 personnes
66
Rendre le matériel loué
2 personnes
67
Distribuer les restes
2 personnes
68
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
69
Gérer la caution et les paiements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappes de standqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 120
Bol à soupeqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Paniers à bols à soupeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Caisse
Terminal de paiement

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Panneaux directionnels en boisqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Chemins de table de Noëlqté 14
Agrafeuseqté 2
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bouteilles isothermesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le budget et le plan du site avant de réserver le matériel. Comptez séparément les stands, les tentes, les tables, les chaises, l’électricité, la sonorisation et la vaisselle afin d’éviter les dépenses oubliées.
Réglez les autorisations dès que la date et le lieu sont choisis. Gardez au moins 4 semaines de marge pour vérifier les règles d’occupation, l’alimentation électrique et les conditions de livraison.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et techniques au moment de l’inscription, pas la veille. Utilisez ces réponses pour répartir les emplacements, prévoir les prises et organiser les livraisons.
Envoyez l’itinéraire, les horaires d’installation et les possibilités de stationnement au moins 7 jours avant le marché. Le matin même, prévoyez une personne pour accueillir les exposants et orienter les véhicules.
Faites l’inventaire du matériel 2 à 3 jours avant l’événement et testez les lumières de Noël, les machines à café, les bouilloires, le système de sonorisation et le terminal de paiement. Préparez aussi les boissons chaudes, la soupe et les en-cas avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël de quartier ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières semaines servent à fixer le lieu, le budget et les autorisations, puis à contacter les exposants et les fournisseurs.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes ?: Réservez-les au moins 6 semaines avant la date prévue, surtout si le marché se tient en décembre. Confirmez ensuite les quantités et les horaires de livraison 7 jours avant l’événement.
Comment organiser l’électricité d’un marché de Noël ?: Établissez un plan des prises dès que les exposants ont indiqué leurs besoins. Testez les rallonges, les multiprises et chaque équipement 2 à 3 jours avant, sans surcharger un même circuit.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un marché de quartier, répartissez les bénévoles par missions : accueil, installation, circulation, boissons, encaissement et rangement. Finalisez les rôles au moins 10 jours avant et gardez 1 ou 2 personnes disponibles en renfort.

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