Organiser un marché de Noël au zoo, étape par étape

Un marché de Noël au zoo demande une préparation différente d’un marché classique : les visiteurs, les exposants et les animaux doivent pouvoir circuler sans se gêner. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis sécurisez les autorisations et les parcours animaliers avant de réserver les stands. Les dernières semaines servent à confirmer les fournisseurs, organiser les bénévoles et tester l’éclairage, les caisses et les points d’alimentation. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Coordonner les parcours des animaux
2 personnes
5
Réserver les stands et les attractions
6
Confirmer les fournisseurs
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’événement en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
12
Réserver des places de parking
13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
14
Tester l’éclairage
2 personnes
15
Concevoir les menus
16
Imprimer le plan
17
Créer les badges nominatifs
2 personnes
18
Inventorier le matériel
2 personnes
19
Commander les courses
2 personnes
20
Préparer l’argent liquide
21
Réceptionner les courses
3 personnes
22
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Emballer les biscuits
2 personnes
25
Tester les caisses
2 personnes
26
Vérifier la protection contre les intempéries
2 personnes
27
Balisage du site
4 personnes
28
Monter les stands
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer l'éclairage
4 personnes
31
Suspendre la décoration
4 personnes
32
Installer les panneaux du menu
2 personnes
33
Installer les sapins de Noël
3 personnes
34
Installer les stations de catering
4 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

40
Assurer l'accueil à l'entrée
3 personnes
41
Vérifier les billets
3 personnes
42
Informer les visiteurs
2 personnes
43
Tenir le marché de Noël
6 personnes
44
Servir des boissons chaudes
4 personnes
45
Servir des amuse-bouches
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Maintenir la propreté des points de restauration
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Maintenir les enclos des animaux libres
2 personnes
50
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
51
Accueillir le Père Noël
2 personnes
52
Animer le coin photo
2 personnes
53
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
55
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

56
Démonter les stands du marché
6 personnes
57
Retirer la décoration
4 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Nettoyer le site
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Réfrigérer les restes
2 personnes
63
Compter le matériel
2 personnes
64
Retourner le matériel loué
3 personnes
65
Gérer les produits réfrigérés
2 personnes
66
Rassembler les objets perdus
67
Faire le tour du site
2 personnes
68
Ranger le matériel de nettoyage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 10
Portants à vêtementsqté 12
Tabouretsqté 12
Tables de caisseqté 3
Barrières de sécuritéqté 20
Pieds de parasolqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Louches à soupeqté 12

Cuisine

Thermosqté 12
Marmites à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Plaques à inductionqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et de serviceqté 12
Saladiersqté 8
Glacièresqté 8
Bacs alimentairesqté 30
Pinces et cuillères de serviceqté 20

Équipement

Systèmes de caisseqté 3
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Multiprisesqté 12
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphones portatifsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 24
Projecteurs LEDqté 12
Lampes à pilesqté 20
Guirlandes lumineuses extensiblesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 8
Pieds de sapinqté 8
Boules de Noëlqté 200
Guirlandes de Noëlqté 30
Couronnes de Noëlqté 12
Étoiles de Noëlqté 20
Neige artificielleqté 12
Costume de Père Noël
Mur photo
Boîtes cadeaux décorativesqté 20
Nappesqté 24
Porte-menusqté 20
Panneaux de signalisationqté 20
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Stations de désinfectant pour les mainsqté 12
Porte-papier toiletteqté 6
Distributeurs de savonqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan des flux : prévoyez un itinéraire visiteurs distinct des parcours des animaux et positionnez les barrières de sécurité avant de réserver les stands et les attractions. Faites valider ce plan au moins 6 semaines avant l’ouverture.
Regroupez les démarches administratives au début du projet. Les autorisations, le plan de sécurité, les points d’alimentation et les places de parking doivent être confirmés avant l’envoi des invitations, idéalement 8 à 10 semaines à l’avance.
Traitez la restauration selon les besoins réels des inscrits : recueillez les allergies et régimes alimentaires, concevez les menus, puis prévoyez un espace séparé pour stocker les produits réfrigérés. Réceptionnez les courses le jour prévu, pas la veille sans solution de froid.
Testez les installations sur place avant le jour J, notamment l’éclairage, les machines à café, les bouilloires, les plaques à induction et les caisses. Une répétition complète 48 heures avant permet de repérer une rallonge, une prise ou un équipement manquant.
Donnez à chaque bénévole un créneau, une zone et un moyen d’identification. Imprimez le plan et les badges nominatifs au plus tard la veille, et gardez une personne référente pour les animaux, une autre pour les stands et une autre pour la restauration.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël au zoo ?: Commencez environ 10 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le plan de sécurité, les parcours des animaux et les réservations de stands doivent être traités en premier, avant la communication au public.
Comment organiser la circulation des visiteurs et des animaux ?: Dessinez deux circuits séparés et indiquez les points de croisement, les barrières et les accès réservés au personnel. Faites une vérification sur place au moins 2 semaines avant l’événement, puis un dernier contrôle le matin de l’ouverture.
Combien de temps avant faut-il confirmer les bénévoles ?: Établissez le planning des bénévoles 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez une confirmation définitive 7 jours avant et prévoyez une personne de réserve par grande zone : accueil, caisses, stands et restauration.
Quand préparer la nourriture et les boissons ?: Réceptionnez les produits frais le jour prévu et stockez immédiatement les aliments réfrigérés dans des glacières ou équipements adaptés. Préparez les en-cas et emballez les biscuits la veille, puis testez les thermos, machines à café et caisses avant l’arrivée du public.

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