Organiser un marché de Noël au parc, étape par étape
Un marché de Noël au parc se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer le nombre de stands et de visiteurs attendus avant d’envoyer les invitations et de recueillir les besoins alimentaires. Ensuite, construisez le plan du parc, confirmez les fournisseurs et répartissez les bénévoles. La veille, contrôlez les stocks, préparez la soupe, refroidissez les boissons et récupérez le matériel. Le jour même, installez les tentes, les tables, le balisage et l’éclairage avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Réserver les stands
- 5
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 6
Élaborer l’aménagement du parc
2 personnes
- 7
Confirmer les fournisseurs
- 8
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 9
Créer les menus
2 personnes
- 10
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
- 11
Préparer la signalétique
2 personnes
- 12
Vérifier les stocks
2 personnes
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Récupérer le matériel
3 personnes
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
- 16
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
- 17
Préparer la soupe
2 personnes
- 18
Trier les décorations de Noël
2 personnes
- 19
Préparer l'argent liquide
- 20
Vérifier la protection contre les intempéries
2 personnes
- 21
Balisage du site
3 personnes
- 22
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 23
Installer les stands et les tables
5 personnes
- 24
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
- 25
Installer l'éclairage
4 personnes
- 26
Installer la décoration
4 personnes
- 27
Aménager les points de restauration et de boissons
4 personnes
- 28
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
- 29
Préparer les en-cas et la soupe
4 personnes
Événement
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Ouvrir le marché
2 personnes
- 32
Servir les amuse-bouches et les boissons
5 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Réapprovisionner la soupe et les en-cas chauds
2 personnes
- 35
Vider les poubelles
2 personnes
- 36
Vérifier les toilettes
- 37
Vérifier l’éclairage et les câbles
2 personnes
- 38
Fermer le marché
3 personnes
Suivi
- 39
Rassembler le stock et l’argent
3 personnes
- 40
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
- 41
Éteindre l’éclairage
2 personnes
- 42
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
- 43
Ramener le mobilier
4 personnes
- 44
Rassembler les déchets
4 personnes
- 45
Nettoyer le site
4 personnes
- 46
Faire la vaisselle
3 personnes
- 47
Nettoyer le matériel
3 personnes
- 48
Trier les restes
2 personnes
- 49
Retourner les matériels de location
3 personnes
- 50
Ranger les décorations et les panneaux
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 8
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 24
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 14
Décoration
- Sapin de Noël
- Boules de Noëlqté 40
- Couronnes de Noëlqté 4
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Panneaux de menuqté 8
- Étiquettes de prixqté 40
- Panneaux de signalisationqté 8
- Cônesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 12
- Lanternes LEDqté 10
Équipement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Haut-parleur
- Caisseqté 2
- Calculatriceqté 2
- Chariot à mainqté 2
- Extincteursqté 2
- Trousses de premiers secours
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 120
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Bacs de stockageqté 12
- Thermomètres de cuisineqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le plan d’aménagement du parc : prévoyez les emplacements des stands, des tables, des mange-debout, des files d’attente et des points d’alimentation avant de confirmer toute installation.
- Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant le marché et notez séparément les besoins alimentaires. Cette information doit parvenir aux personnes qui créent les menus, pas seulement aux bénévoles de l’accueil.
- Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable des stands, une autre des boissons et une autre de la caisse. Prévoyez aussi un remplacement pour les pauses.
- Préparez l’argent liquide, la caisse et la calculatrice avant l’ouverture. Vérifiez les étiquettes de prix et les panneaux de menu ensemble : une erreur de prix devient difficile à corriger quand plusieurs stands servent déjà.
- Contrôlez la météo la veille et le matin même. Les tentes, les rallonges, les multiprises et l’éclairage doivent être installés de façon stable et protégée avant de brancher les bouilloires ou les guirlandes lumineuses.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël au parc ?
- Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, les stands, les fournisseurs et l’aménagement doivent être confirmés avant la dernière semaine.
- Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?
- Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée du public pour monter les tentes, installer les stands et les tables, poser le balisage et vérifier l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour les derniers contrôles.
- Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël au parc ?
- Prévoyez environ 1 bénévole pour 15 à 20 visiteurs présents en même temps, puis répartissez-les par zone. Pour 100 visiteurs, cela représente généralement 5 à 7 personnes, pauses comprises.
- Quand préparer la soupe et les boissons pour un marché de Noël ?
- Préparez la soupe le jour même ou la veille selon la recette, puis gardez-la chaude dans des thermos jusqu’au service. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture et vérifiez les stocks juste avant l’installation.
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