Organiser un marché de Noël au chocolat, étape par étape

Un marché de Noël au chocolat demande surtout une bonne coordination entre les stands, les livraisons et la préparation des produits. Commencez par fixer la date et le lieu, puis dessinez l’aménagement avant de réserver le matériel et les fournisseurs. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les moyens de paiement doivent être réglés plusieurs jours à l’avance. La dernière ligne droite sert à contrôler les stocks, le froid, l’électricité et la sécurité avant l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Définir les points de vente
2 personnes
4
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver les livraisons
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Définir les prix de vente
2 personnes
11
Préparer le moyen de paiement
2 personnes
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
14
Établir le plan de décoration
15
Concevoir les menus
16
Imprimer le plan
17
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
18
Commander les courses
2 personnes
19
Vérifier le stock de chocolat
2 personnes
20
Compter la vaisselle et le matériel
2 personnes
21
Réceptionner les courses
2 personnes
22
Stocker le chocolat au frais
2 personnes
23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
24
Préparer les produits au chocolat
4 personnes
25
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
26
Préparer les tickets de caisse
27
Imprimer la répartition des bénévoles
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer les panneaux du menu
2 personnes
36
Aménager les points de vente
5 personnes
37
Mettre le chocolat en présentation
4 personnes
38
Préparer du chocolat chaud
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
41
Tester les caisses
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes
43
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
44
Ouvrir le marché
2 personnes
45
Vendre des produits au chocolat
6 personnes
46
Servir des boissons chaudes
3 personnes
47
Distribuer les dégustations
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitailler le stock de chocolat
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Réapprovisionner les articles de toilette
54
Fermer les caisses
2 personnes
55
Fermer le marché
2 personnes

Suivi

56
Emballer le chocolat en toute sécurité
3 personnes
57
Stocker les invendus
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Retirer l'éclairage
3 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Nettoyer le matériel
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Mettre le produit de la vente en lieu sûr
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Mettre les matériaux endommagés à part

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 100
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 30

Cuisine

Thermosqté 4
Casseroles à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plaques de cuissonqté 4

Équipement

Fontaines à chocolatqté 2
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de caisseqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Panneaux de menuqté 8
Étiquettes de prixqté 80
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 30
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Gants jetablesqté 300
Serviettes en papierqté 500
Boîtes de chocolatqté 150
Sacs en papierqté 200
Gobelets d’essaiqté 500
Bâtonnets mélangeursqté 300
Piquesqté 500
Plateaux de serviceqté 30
Courses

Conseils

Dessinez l’emplacement des tentes, tables de marché et tables hautes avant de confirmer le mobilier. Prévoyez des passages suffisamment larges pour les visiteurs et séparez les points de vente des zones de préparation.
Réservez les fournisseurs et les créneaux de livraison au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Une livraison tardive peut bloquer la préparation des produits au chocolat et le remplissage des réfrigérateurs.
Constituez une équipe avec des rôles précis : accueil, encaissement, service, réassort et rangement. Pour un petit marché, prévoyez au minimum 1 bénévole par point de vente et 2 personnes disponibles en renfort.
Contrôlez les quantités 48 heures avant l’ouverture : chocolat, vaisselle, boissons, emballages et produits non périssables. Gardez le chocolat au frais dès sa réception et notez ce qui doit encore être acheté.
Testez la veille les terminaux de caisse, machines à café, bouilloires, fontaines à chocolat, plaques à induction et rallonges. Vérifiez aussi les points d’alimentation et la sécurité incendie avant de décorer avec les sapins, guirlandes et couronnes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au chocolat ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les fournisseurs, livraisons, bénévoles et inscriptions doivent être confirmés au moins 2 à 3 semaines avant, puis les stocks et le matériel contrôlés dans les 48 dernières heures.
Quand faut-il commander le chocolat pour un marché de Noël ?: Passez la commande au moins 2 semaines avant l’événement, selon les délais du fournisseur. Réceptionnez-le dès que possible et stockez-le au frais, puis vérifiez les quantités 48 heures avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir par stand ?: Prévoyez 1 bénévole par point de vente pendant les périodes calmes et 2 lorsque les visiteurs affluent. Ajoutez au moins 2 personnes de renfort pour le réassort, les pauses et les imprévus.
Quand vérifier l’électricité et la sécurité du marché ?: Faites une première vérification au moins 7 jours avant, puis un test complet la veille. Contrôlez les prises, multiprises, rallonges, plaques de cuisson et appareils chauffants avant l’installation des stands.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.