Zo organiseer je een chocoladekerstmarkt
Begin met de datum, locatie en marktindeling voordat je leveranciers of vrijwilligers vastlegt. Bepaal daarna hoeveel verkooppunten, tafels, stroompunten en betaalterminals je nodig hebt. Regel chocoladeproducten, houdbare voorraad en leveringen op tijd, want chocolade vraagt om koele opslag en een vaste ontvangstprocedure. Werk ten slotte de verkoop, bewegwijzering, dieetwensen en opbouw uit in een draaiboek met duidelijke tijden en verantwoordelijken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Marktindeling uitwerken
2 personen
- 3
Verkooppunten bepalen
2 personen
- 4
Leveranciers selecteren
2 personen
- 5
Leveringen reserveren
- 6
Vrijwilligers werven
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
- 11
Betaalmethode voorbereiden
2 personen
- 12
Stroompunten controleren
2 personen
- 13
Brandveiligheid controleren
2 personen
- 14
Versieringsplan maken
- 15
Menukaarten ontwerpen
- 16
Plattegrond afdrukken
- 17
Voorraadlijst controleren
2 personen
- 18
Boodschappen bestellen
2 personen
- 19
Chocoladevoorraad controleren
2 personen
- 20
Servies en materialen tellen
2 personen
- 21
Boodschappen ontvangen
2 personen
- 22
Chocolade koel opslaan
2 personen
- 23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 24
Chocoladeproducten voorbereiden
4 personen
- 25
Koelkasten vullen
2 personen
- 26
Kassabonnen voorbereiden
- 27
Vrijwilligersindeling afdrukken
- 28
Weersverwachting controleren
Event
- 29
Tenten opbouwen
4 personen
- 30
Tafels opstellen
4 personen
- 31
Stoelen plaatsen
3 personen
- 32
Verlichting ophangen
3 personen
- 33
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 34
Decoratie ophangen
3 personen
- 35
Menuborden plaatsen
2 personen
- 36
Verkooppunten inrichten
5 personen
- 37
Chocolade uitstallen
4 personen
- 38
Warme chocolademelk bereiden
3 personen
- 39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 40
Proefporties klaarzetten
3 personen
- 41
Kassa's testen
2 personen
- 42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 43
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 44
Markt openen
2 personen
- 45
Chocoladeproducten verkopen
6 personen
- 46
Warme dranken serveren
3 personen
- 47
Proeverijen uitdelen
2 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Chocoladevoorraad bijvullen
2 personen
- 50
Servies verzamelen
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Tafels schoonhouden
2 personen
- 53
Toiletartikelen aanvullen
- 54
Kassa's afsluiten
2 personen
- 55
Markt sluiten
2 personen
Nazorg
- 56
Chocolade veilig verpakken
3 personen
- 57
Onverkochte voorraad opslaan
2 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 60
Tenten afbreken
4 personen
- 61
Verlichting verwijderen
3 personen
- 62
Decoratie verwijderen
3 personen
- 63
Afval sorteren
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Materialen reinigen
3 personen
- 66
Materialen inventariseren
2 personen
- 67
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 68
Verkoopopbrengst veilig opbergen
2 personen
- 69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 70
Beschadigde materialen apart zetten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Markttafelsaantal 12
- Statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Klaptafelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 100
- Theelepelsaantal 100
- Serveertangenaantal 12
- Schaaltjesaantal 30
Keuken
- Warmhoudkannenaantal 4
- Soeppannenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en schilmesjesaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Bakplatenaantal 4
Apparatuur
- Chocoladefonteinenaantal 2
- Inductiekookplatenaantal 2
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Kassaterminalsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Tafellopersaantal 12
- Menubordenaantal 8
- Prijskaartjesaantal 80
- Krijtbordenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 10
- LED-lantaarnsaantal 12
- LED-kaarsenaantal 30
- Batterijenaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Catering
- Wegwerphandschoenenaantal 300
- Papieren servettenaantal 500
- Chocoladedozenaantal 150
- Papieren draagtassenaantal 200
- Proefbekertjesaantal 500
- Roerstaafjesaantal 300
- Prikkersaantal 500
- Serveerschalenaantal 30
- Boodschappen
Tips
- Maak de marktindeling minimaal 4 weken vooraf. Zet verkooppunten, zitplaatsen, chocoladefonteinen, koffie en warme gerechten zo neer dat bezoekers niet in één smalle doorgang blijven staan.
- Reserveer leveranciers en leveringen uiterlijk 3 weken vooraf. Spreek een tijdvak af voor ontvangst en controleer bij aankomst aantallen, verpakking en temperatuur van chocoladeproducten.
- Tel servies en materialen per verkooppunt, niet alleen als totaal. Reken bijvoorbeeld per tafel apart de kopjes, glazen, dessertbordjes, serveertangen en schaaltjes na, zodat één kraam niet zonder komt te zitten.
- Controleer stroompunten minstens 2 weken vooraf. Noteer welk apparaat op welke aansluiting komt en houd verlengkabels en stekkerdozen achter de hand; chocoladefonteinen, waterkokers en koffiezetapparaten kunnen samen een groep zwaar belasten.
- Plan de opbouw in twee fases: houdbare voorraad en decoratie eerder, verse chocoladeproducten en gevulde koelkasten pas op de dag zelf. Leg dieetwensen en allergenen uiterlijk 7 dagen vooraf vast en zet die informatie zichtbaar bij de verkoop.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een chocoladekerstmarkt organiseren?
- Leg datum, locatie en marktindeling bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Leveranciers, vrijwilligers en uitnodigingen regel je daarna uiterlijk 3 weken voor de markt.
- Hoeveel chocolade heb je nodig voor een chocoladekerstmarkt?
- Bereken de voorraad op basis van het verwachte aantal bezoekers en de portiegrootte per product. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een productlijst met aantallen en houd op de dag zelf een kleine reserve voor de drukste uren.
- Wanneer moet je de chocolade koelen?
- Controleer de koelcapaciteit minimaal 2 weken vooraf en reserveer koelboxen of koelkasten als die niet op locatie beschikbaar zijn. Zet chocoladeproducten na ontvangst direct koel en vul verkooppunten in kleine hoeveelheden bij.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een chocoladekerstmarkt?
- Plan minimaal één vrijwilliger per actief verkooppunt, plus één persoon voor voorraad en één voor betalingen of coördinatie. Maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf en zorg per dienst voor een overlap van 15 minuten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!