Organiser un marché de Noël au camping, étape par étape

Un marché de Noël au camping se prépare d’abord comme un petit site temporaire, puis comme un événement accueillant. Commencez par fixer la date, les horaires et le plan des stands avant de contacter les exposants. Ensuite, sécurisez les autorisations, l’alimentation électrique, l’éclairage et les livraisons. La dernière semaine sert surtout à confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles, réceptionner les courses et vérifier que chaque stand peut fonctionner dès l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir le site du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Coordonner les livraisons avec les vendeurs
2 personnes
9
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
10
Tester l’éclairage
2 personnes
11
Vérifier les permis et les règles
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Commander les courses
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Imprimer le plan
17
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
18
Créer les menus
2 personnes
19
Récupérer l’argent liquide
20
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
21
Confirmer les exposants
22
Inspecter le site et les toilettes
2 personnes
23
Réceptionner les courses
2 personnes
24
Ranger les produits frais
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Monter les stands de marché
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Placer les cartons de stand
2 personnes
32
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
33
Allumer les guirlandes de Noël
34
Préparer la soupe et le vin chaud
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
37
Préparer les points de paiement
2 personnes
38
Réapprovisionner les toilettes
39
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir la caisse
2 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Garder les aliments au chaud
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
49
Diffuser de la musique de Noël
50
Annoncer la dernière vente
51
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

52
Clôturer la caisse
2 personnes
53
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
54
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Éteindre l’éclairage
2 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Démonter les stands du marché
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Nettoyer le site
3 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Vérifier le matériel
2 personnes
65
Retourner les matériels
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Planches de standqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappes rougesqté 12
Étiquettes de prixqté 40
Panneaux de menuqté 8
Panneaux de directionqté 10
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Porte-serviettesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Louches à soupeqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de stockageqté 12
Sacs isothermesqté 6
Caisse d'espèces
Chargeurs de terminaux de paiementqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Sets de balaiqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de solliciter les exposants : indiquez les horaires d’installation, d’ouverture et de démontage, puis confirmez la répartition des stands au moins 7 jours avant le marché.
Faites un essai électrique de tout le site avant l’arrivée du public. Testez les guirlandes, lampes LED, rallonges et multiprises, et protégez chaque câble placé dans une zone de passage.
Ne laissez pas les besoins alimentaires pour le dernier jour. Recueillez-les avec les inscriptions, coordonnez les livraisons et prévoyez un emplacement séparé pour ranger les produits frais dès leur réception.
Préparez la caisse avant l’ouverture : comptez l’argent liquide et la monnaie, imprimez les étiquettes de prix et placez les menus de façon visible sur chaque stand. Une vérification 2 heures avant l’ouverture évite les corrections devant les visiteurs.
Faites une visite complète du camping la veille, y compris les toilettes et les accès. Installez les panneaux de direction, les cônes et le ruban de balisage après avoir vérifié la météo et adapté les tentes de réception si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au camping ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Fixez la date et le programme au début, contactez les exposants dans les 5 premières semaines, puis gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et les contrôles du site.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez les stands au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser le plan, les besoins alimentaires, les livraisons et les étiquettes de prix sans modifier l’installation au dernier moment.
Quand tester l’éclairage du marché de Noël ?: Testez l’éclairage au moins 48 heures avant l’ouverture, puis refaites un contrôle le jour même. Vérifiez chaque rallonge, multiprise, lampe à piles et passe-câbles, surtout si le marché se poursuit après la tombée de la nuit.
Que faut-il vérifier le matin du marché de Noël ?: Commencez environ 2 heures avant l’ouverture : inspectez les tentes, les stands, les toilettes, les accès et les points d’alimentation. Réceptionnez les dernières courses, rangez les produits frais, installez les menus et vérifiez la caisse avant l’arrivée des visiteurs.

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