Organiser un marché de Noël alpin, étape par étape

Un marché de Noël alpin se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et circulation doivent être réglés avant de contacter les exposants. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et attribuez les stands. La dernière semaine sert à confirmer les participants, suivre la météo et verrouiller les achats. Le jour J, prévoyez une équipe pour le balisage, les tentes, les boissons chaudes et les branchements électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Prévoir l’alimentation électrique
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Réserver les fournisseurs
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la répartition des stands
2 personnes
11
Vérifier l’itinéraire de circulation
12
Suivre les prévisions météo
13
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
14
Informer les exposants
15
Publier le programme
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Récupérer les produits frais
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Préparer la base de vin chaud
2 personnes
22
Préparer la musique de Noël
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Balisage du site
3 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Aménager les tables du stand
4 personnes
28
Suspendre la décoration
4 personnes
29
Installer l'éclairage
4 personnes
30
Brancher l’électricité
2 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
33
Installer les panneaux du menu
2 personnes
34
Monter le buffet
3 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Afficher les informations sur les allergènes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Faire un contrôle de sécurité du site
2 personnes

Événement

41
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir la caisse
2 personnes
44
Servir du vin chaud
3 personnes
45
Servir des boissons chaudes
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Garder les tables propres
2 personnes
51
Allumer l’éclairage
52
Annoncer les éléments du programme
53
Gérer la musique
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Vérifier les demandes alimentaires
56
Annoncer le dernier tour
57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Débrancher l’éclairage
2 personnes
64
Démonter les tentes de fête
6 personnes
65
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rapporter le matériel
4 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Lests de tenteqté 16
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Table de caisse
Poubellesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 16
Personnages de Noëlqté 8
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Décorations de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Pilesqté 24
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 4
Réchauffeurs à vin chaudqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Microphone
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Thermosqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Tasses à vin chaudqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, les autorisations et l’électricité avant de réserver les tentes ou les fournisseurs : une puissance insuffisante peut empêcher l’utilisation des machines à café, bouilloires et réchauffeurs à vin chaud.
Donnez aux exposants une date limite d’inscription et demandez leurs besoins électriques et alimentaires. Établissez ensuite un plan des stands avec les tables, les chaises et les passages de circulation.
Suivez les prévisions météo chaque jour pendant les 7 derniers jours. Les tentes de réception doivent être lestées, et les rallonges protégées par des passe-câbles dès l’installation.
Préparez la base de vin chaud et les en-cas avant l’arrivée du public, puis mettez les boissons au frais. Les produits frais se récupèrent idéalement le jour même ou la veille selon leur conservation.
Publiez le programme et les panneaux indicateurs avant le montage. Le jour J, prévoyez au moins 2 heures pour acheminer le matériel, baliser le site et monter les tentes sans gêner l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël alpin ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, contacter les exposants et réserver les fournisseurs. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et les achats.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement afin de finaliser la répartition des stands et la liste des participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les tentes et les stands ?: Comptez au minimum 2 heures avec une équipe organisée pour acheminer le matériel, baliser le site, monter les tentes et installer les tables. Ajoutez du temps si l’accès au lieu est limité ou si les prévisions annoncent du vent.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël alpin ?: Vérifiez la liste définitive des participants, le programme, les achats, l’électricité, les branchements et le lestage des tentes. Mettez les boissons au frais et préparez les éléments qui doivent être servis dès l’ouverture.

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