Cómo organizar un Mercado de Navidad de los Alpes
Un mercado navideño alpino necesita más que puestos y decoración: la electricidad, los permisos y la circulación deben estar resueltos antes de invitar a nadie. Empieza confirmando fecha y ubicación, comprueba los requisitos del recinto y contacta con los expositores. Después organiza las inscripciones, distribuye los puestos y publica un programa sencillo. En la última semana, revisa el tiempo, enfría las bebidas, prepara la base del vino caliente y deja listo un plan de montaje y cierre.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Comprobar permisos
- 3
Asegurar el suministro eléctrico
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Reservar proveedores
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 11
Comprobar la ruta de tráfico
- 12
Seguir la previsión del tiempo
- 13
Crear la lista final de participantes
2 personas
- 14
Informar a los expositores
- 15
Publicar el programa
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Recoger productos frescos
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
4 personas
- 21
Preparar la base de vino caliente
2 personas
- 22
Preparar la música de Navidad
- 23
Llevar materiales al lugar
4 personas
- 24
Cerrar el recinto
3 personas
- 25
Montar las carpas
6 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar las mesas del puesto
4 personas
- 28
Colgar la decoración
4 personas
- 29
Colgar la iluminación
4 personas
- 30
Conectar la corriente
2 personas
- 31
Probar la iluminación
2 personas
- 32
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 33
Colocar los carteles del menú
2 personas
- 34
Montar el buffet
3 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Calentar el Glühwein
2 personas
- 37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 38
Colocar información sobre alérgenos
- 39
Comprobar los baños
2 personas
- 40
Recorrer el recinto para garantizar la seguridad
2 personas
Evento
- 41
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 43
Atender la caja
2 personas
- 44
Servir vino caliente
3 personas
- 45
Servir bebidas calientes
2 personas
- 46
Servir aperitivos
4 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 51
Encender la iluminación
- 52
Anunciar las partes del programa
- 53
Controlar la música
- 54
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 55
Comprobar las necesidades dietéticas
- 56
Anunciar la última ronda
- 57
Cerrar la caja
2 personas
- 58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 59
Recoger comida y bebida
4 personas
- 60
Recoger la basura
4 personas
- 61
Recoger la vajilla
3 personas
- 62
Apagar el equipo
2 personas
- 63
Desconectar la iluminación
2 personas
- 64
Desmontar las carpas
6 personas
- 65
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 66
Retirar la decoración
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
5 personas
- 68
Lavar la vajilla
3 personas
- 69
Devolver los materiales
4 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Guardar el stock restante
2 personas
- 72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Pesos para carpascant. 16
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 10
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas altascant. 8
- Taburetescant. 16
- Mesa de caja
- Papeleracant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Mantelescant. 16
- Figuras navideñascant. 8
- Carteles del menúcant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Decoraciones de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Faroles LEDcant. 16
- Bateríascant. 24
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
Equipo
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Calentadores de vino calientecant. 3
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz Bluetooth
- Micrófono
- Cajón de la caja registradora
- Máquina de sellado
- Termoscant. 6
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Tazas para vino calientecant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharascant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 8
- Tijerascant. 4
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
- Guantes de hornocant. 4
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 6
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir el formulario de inscripción. Reserva también el suministro eléctrico: las guirnaldas de luces, las máquinas de café y los calentadores de vino caliente pueden necesitar circuitos separados.
- Pide a cada expositor sus necesidades de espacio y electricidad al inscribirse. Haz la distribución de los puestos antes de informarles y deja pasillos claros para visitantes, proveedores y la ruta de tráfico.
- No esperes a la víspera para montar las carpas. Comprueba que cada una tenga pesos adecuados, y prepara mesas, sillas, carteles direccionales, iluminación y alfombrillas para cables en el orden en que se utilizarán.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma la lista final de participantes antes de comprar. Así puedes ajustar aperitivos, bebidas y productos frescos sin hacer compras de última hora.
- Sigue la previsión del tiempo durante los 7 días previos y comunica cualquier cambio a los expositores. Lleva al recinto las neveras, baterías, cables alargadores y material caliente con antelación suficiente para probarlo antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y proveedores. Abre las inscripciones cuando tengas resueltos el espacio, la electricidad y las condiciones para los puestos.
- ¿Cuándo se debe cerrar la distribución de los puestos?
- Cierra el plano entre 7 y 10 días antes del mercado, cuando ya tengas la lista final de participantes. Envía entonces a cada expositor su ubicación, horario de llegada y necesidades de montaje.
- ¿Cuánta bebida caliente hay que preparar?
- Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade margen si hace frío. Enfría las bebidas que deban servirse frías y prepara la base del vino caliente antes del montaje.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado navideño?
- Revisa permisos, electricidad, ruta de tráfico, previsión meteorológica, lista de compra y material de montaje. Deja listas las bebidas, los aperitivos, los carteles y las baterías; así el día del evento puedes concentrarte en montar y recibir a los expositores.
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