Organiser un marché de la Saint-Valentin, étape par étape

Un marché de la Saint-Valentin se prépare d’abord comme un événement public, puis comme une animation romantique. Commencez par réserver l’emplacement et obtenir le permis, avant de confirmer les exposants et les besoins techniques. L’agencement des stands, la circulation, les sanitaires et la sécurité doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les impressions, les achats et le briefing des bénévoles : ce sont souvent ces détails qui retardent l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la place du marché
2
Demander le permis de marché
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
6
Définir l’agencement des stands
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’événement en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver l’alimentation électrique
12
Organiser l’enlèvement des déchets
13
Vérifier les sanitaires
14
Informer les exposants
15
Imprimer le plan
16
Concevoir la signalétique
17
Imprimer le plan de sécurité
18
Commander la décoration
19
Établir la liste de courses
2 personnes
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Réserver des tables et des chaises
22
Imprimer les étiquettes des stands
23
Briefer les bénévoles
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Faire les courses
2 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Trier la décoration
2 personnes
29
Préparer les étiquettes de stand
30
Refroidir les courses
2 personnes
31
Contrôler le site
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Monter les stands de marché
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les chaises
2 personnes
37
Brancher l’électricité
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Attribuer les stands aux vendeurs
2 personnes
42
Accueil des vendeurs
2 personnes
43
Fixer les étiquettes des stands
2 personnes
44
Mettre en place le point café
2 personnes
45
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
46
Mettre les boissons au frais
2 personnes
47
Préparer la caisse en espèces
48
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
49
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

50
Annoncer l'ouverture
51
Accueillir les visiteurs
2 personnes
52
Tenir le point d'information
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Soutenir les exposants
59
Vérifier l'éclairage
60
Annoncer le dernier tour
61
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Faire démonter les stands
2 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Couper l’électricité
2 personnes
66
Démonter l'éclairage
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le site
3 personnes
72
Faire la vaisselle
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
76
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Nappes de tableqté 16
Poids de standqté 24
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Drapeaux de la Saint-Valentinqté 8
Cœurs en papierqté 100
Ballons rougesqté 50
Ballons rosesqté 50
Ballons blancsqté 50
Rubansqté 10
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 16
Mur photo
Chevalets de trottoirqté 4
Étiquettes de standqté 12
Panneaux du siteqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleur sur batterie
Microphone
Terminal de paiement

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 40
Passe-câblesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’emplacement et lancez les demandes administratives au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez aussi l’assurance et les règles locales avant d’annoncer une date ou d’inviter les exposants.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un tableau afin de réserver l’alimentation électrique et d’éviter les branchements improvisés le jour J.
Dessinez l’agencement avant de louer le mobilier : prévoyez les tentes, les tables, les chaises et les zones de passage, puis imprimez un plan pour les exposants et un plan de sécurité pour l’équipe.
Ne gardez pas la signalétique et les étiquettes de stands pour la veille. Préparez les panneaux indicateurs, le plan du site et les numéros de stands au moins 3 jours avant, puis contrôlez qu’ils restent lisibles depuis les points d’entrée.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture et prévoyez une solution pour le vent ou la pluie. Les poids de stand, les chariots de transport, l’enlèvement des déchets et la vérification des sanitaires sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la Saint-Valentin ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché public, surtout si un permis et une assurance doivent être vérifiés. Gardez les 2 dernières semaines pour finaliser les exposants, le plan, la signalétique et les besoins techniques.
Quand contacter les exposants pour un marché de la Saint-Valentin ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Demandez avant cette échéance leurs besoins en électricité, leur matériel et les éventuelles contraintes alimentaires.
Quand vérifier la météo avant un marché en extérieur ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant l’ouverture. Contrôlez notamment le vent, car les tentes, panneaux et décorations nécessitent des poids et une fixation adaptés.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de la Saint-Valentin ?: La veille, vérifiez les stocks, rassemblez les achats, les plans, les étiquettes et le matériel de décoration, puis briefez les bénévoles. Le matin du marché doit rester consacré au montage, au contrôle des stands et à l’accueil des exposants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.