Cómo organizar un Mercado de San Valentín sin improvisar

Un Mercado de San Valentín se organiza primero como un evento de espacio público y después como una celebración temática. Empieza reservando la plaza, solicitando el permiso y comprobando el seguro antes de confirmar puestos o publicar la fecha. Después coordina a los expositores, la distribución, la electricidad, los aseos y la recogida de residuos. Las últimas semanas deben centrarse en inscripciones, señalización, compras, decoración, seguridad y voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la plaza del mercado
2
Solicitar permiso de mercado
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Registrar a los expositores
6
Definir la distribución de los puestos
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el evento en línea
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reservar el suministro eléctrico
12
Organizar la recogida de residuos
13
Comprobar las instalaciones de aseo
14
Informar a los expositores
15
Imprimir el plano
16
Diseñar la señalización
17
Imprimir el plan de seguridad
18
Pedir decoración
19
Elaborar la lista de la compra
2 personas
20
Comprobar el inventario
2 personas
21
Reservar mesas y sillas
22
Imprimir etiquetas para los puestos
23
Instruir a los voluntarios
2 personas
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Hacer la compra
2 personas
26
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Clasificar la decoración
2 personas
29
Preparar las etiquetas de los puestos
30
Refrigerar la compra
2 personas
31
Inspeccionar el recinto
2 personas
32
Recibir entregas
2 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar los puestos del mercado
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Colocar las sillas
2 personas
37
Conectar la corriente
2 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Colocar la señalización
2 personas
41
Asignar puestos a los vendedores
2 personas
42
Recibir a los vendedores
2 personas
43
Colocar las etiquetas del puesto
2 personas
44
Montar el punto de café
2 personas
45
Montar aperitivos
2 personas
46
Enfriar las bebidas
2 personas
47
Preparar el efectivo
48
Revisar la seguridad del recinto
2 personas
49
Probar la caja y el datáfono
2 personas

Evento

50
Anunciar la apertura
51
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
52
Atender el punto de información
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
2 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Mantener las mesas limpias
2 personas
58
Apoyar a los titulares de los puestos
59
Comprobar la iluminación
60
Anunciar la última ronda
61
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

62
Ayudar a los vendedores a recoger
2 personas
63
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
64
Cerrar la caja
2 personas
65
Cortar la electricidad
2 personas
66
Retirar la iluminación
3 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desmontar mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el recinto
3 personas
72
Lavar la vajilla
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
76
Guardar los productos refrigerados
2 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 12
Manteles para mesascant. 16
Pesos para carpascant. 24
Carros de transportecant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 6

Decoración

Banderas de San Valentíncant. 8
Corazones de papelcant. 100
Globos rojoscant. 50
Globos rosascant. 50
Globos blancoscant. 50
Cintascant. 10
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 16
Photowall
Carteles de aceracant. 4
Etiquetas para puestoscant. 12
Carteles del recintocant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz a pilas
Micrófono
Máquina de sellado

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 40
Alfombrillas para cablescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la plaza, el permiso y el seguro antes de enviar invitaciones: deja al menos 6 semanas para resolver cambios administrativos sin tener que modificar la fecha.
Confirma los puestos y sus necesidades con 3 semanas de antelación. Pregunta entonces por preferencias dietéticas, electricidad y espacio para evitar recolocaciones el día del mercado.
Dibuja la distribución de los puestos antes de alquilar mesas, sillas y carpas. Imprime el plano, las etiquetas y los carteles direccionales al menos 3 días antes.
No dejes la seguridad y los aseos para el montaje: prepara el plan de seguridad, comprueba las instalaciones y comunica las indicaciones a expositores y voluntarios 1 semana antes.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y comprueba pesos para carpas, carros de transporte, vajilla reutilizable y decoración. Los pesos y el material de servicio suelen faltar cuando se hace el inventario demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de San Valentín?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la plaza, tramita el permiso y comprueba el seguro al principio; deja las compras, la decoración y la impresión de carteles para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los puestos del mercado?: Confirma los expositores unas 3 semanas antes. En ese momento recoge sus necesidades de espacio, electricidad y alimentación, y usa la información para cerrar la distribución.
¿Qué hay que preparar el día antes del Mercado de San Valentín?: Deja listo el plano, las etiquetas, la señalización, el plan de seguridad y las instrucciones para voluntarios. Comprueba también el inventario y separa carpas, pesos, mesas, sillas, vasos y bandejas para agilizar el montaje.
¿Cuándo conviene revisar el tiempo y las carpas?: Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Si se esperan rachas o lluvia, verifica que cada carpa tenga pesos adecuados y confirma el plan de montaje y transporte.

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