Organiser un marché de la photo, étape par étape
Un marché de la photo repose surtout sur une bonne coordination des exposants et des emplacements. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour préparer un plan de stand réaliste. La dernière semaine sert à confirmer les participants, leurs besoins et le matériel disponible. Le jour J, prévoyez du temps pour l’installation, les branchements, la caisse et l’accueil avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Inviter les exposants
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 6
Distribuer les affiches
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Confirmer les exposants
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 11
Vérifier les coordonnées des participants
- 12
Commander le catering
- 13
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
- 14
Imprimer le programme et le plan
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 20
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 21
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Marquer les emplacements
2 personnes
- 24
Disposer les nappes
2 personnes
- 25
Accueillir les exposants
3 personnes
- 26
Orienter les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
- 27
Monter les stands photo
8 personnes
- 28
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 29
Balisage de l'entrée
2 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 32
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 33
Préparer les en-cas
2 personnes
- 34
Vérifier les toilettes
- 35
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Événement
- 36
Ouvrir l’entrée
2 personnes
- 37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 38
Distribuer le programme
2 personnes
- 39
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 40
Accompagner les démonstrations photo
2 personnes
- 41
Servir le café et le thé
2 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Vider les poubelles
2 personnes
- 45
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 46
Vérifier l'éclairage
- 47
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 48
Fermer l'entrée
2 personnes
Suivi
- 49
Faire démonter les stands
4 personnes
- 50
Rassembler les objets perdus
2 personnes
- 51
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
- 52
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Retirer la décoration
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 56
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 57
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
- 58
Rapporter le matériel
3 personnes
- 59
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 60
Enregistrer les objets trouvés
- 61
Remercier les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 20
- Chaisesqté 60
- Nappesqté 20
- Tabouretsqté 8
- Portants à vêtementsqté 6
- Poteaux de balisageqté 8
Équipement
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 10
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Microphone à main
- Enceintes mobilesqté 2
- Chargeurs de téléphoneqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes de nuitqté 4
Décoration
- Affichesqté 20
- Bannièresqté 6
- Cadres photoqté 12
- Pinces à lingeqté 100
- Cordeqté 2
- Badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 6
- Bacs de rangementqté 8
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balais à mainqté 4
- Poubellesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les horaires avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 1 heure avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les nappes et les emplacements.
- Demandez les besoins alimentaires et les coordonnées des exposants au moment de l’inscription, puis relancez les personnes dont les informations manquent 7 jours avant le marché.
- Dessinez le plan des stands dès que les inscriptions se stabilisent. Gardez des passages suffisamment larges et indiquez chaque emplacement avec un panneau ou un marquage visible.
- Vérifiez les branchements la veille : comptez les rallonges, multiprises et points d’alimentation avant d’installer les lampes LED, les terminaux de paiement ou les enceintes.
- Préparez la caisse, la monnaie, les badges, le programme et le plan dans des contenants séparés. Refroidissez les boissons avant le montage et faites acheminer tout le matériel sur le site avant l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de la photo ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, d’inviter les exposants, de promouvoir le marché et de traiter les inscriptions.
- Quand confirmer les exposants d’un marché de la photo ?
- Confirmez les exposants environ 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et leur emplacement. Envoyez ensuite le plan du stand et les horaires d’arrivée.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de la photo ?
- Prévoyez au minimum 1 heure avant l’ouverture, et davantage si les tables sont nombreuses ou si plusieurs points d’alimentation doivent être vérifiés. L’installation comprend aussi les nappes, les badges, la signalétique et la caisse.
- Que faut-il vérifier le jour d’un marché de la photo ?
- Contrôlez les points d’alimentation, les rallonges, les multiprises, les terminaux de paiement et l’éclairage avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi que chaque exposant connaît son emplacement et que le programme ainsi que le plan sont disponibles.
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