Eine Fotomarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Fotomarkt entscheidet die Standplanung über den ganzen Ablauf. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Verpflegung und die Prüfung von Möbeln, Strom und Beschilderung. Plane den Aufbau so, dass Tische, Stühle und markierte Standplätze mindestens 60 Minuten vor dem Einlass fertig sind. Viele Organisatoren unterschätzen außerdem Wechselgeld, Ladegeräte und die Zeit für den Empfang der Aussteller.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung in sozialen Medien posten
- 6
Poster verteilen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Standbetreiber bestätigen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 11
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
- 12
Catering bestellen
- 13
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 14
Programm und Lageplan drucken
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Standplätze markieren
2 Personen
- 24
Tischdecken auslegen
2 Personen
- 25
Aussteller empfangen
3 Personen
- 26
Aussteller zu ihren Plätzen lotsen
2 Personen
- 27
Fotostände aufbauen
8 Personen
- 28
Infotisch einrichten
2 Personen
- 29
Eingang beschildern
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 33
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 34
Toiletten kontrollieren
- 35
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen
Event
- 36
Eingang öffnen
2 Personen
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Programm verteilen
2 Personen
- 39
Infotisch betreuen
2 Personen
- 40
Fotodemos begleiten
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Snacks servieren
2 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Mülleimer leeren
2 Personen
- 45
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 46
Beleuchtung kontrollieren
- 47
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 48
Eingang schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
- 50
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 51
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
- 52
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 53
Dekoration entfernen
2 Personen
- 54
Abfall sammeln
3 Personen
- 55
Location reinigen
3 Personen
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Stromkabel aufrollen
2 Personen
- 58
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 59
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 60
Fundgegenstände registrieren
- 61
Aussteller bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 20
- StühleAnz. 60
- TischdeckenAnz. 20
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabeltrommelnAnz. 4
- KassenboxenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- Handmikrofon
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- TelefonladegeräteAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- LichterkettenAnz. 6
- NachtlampenAnz. 4
Dekoration
- PosterAnz. 20
- BannerAnz. 6
- BilderrahmenAnz. 12
- WäscheklammernAnz. 100
- SeilAnz. 2
- NamensschilderAnz. 60
- WegweiserAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 2
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BlechdosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lade Standbetreiber erst ein, wenn Datum, Öffnungszeiten und Ort feststehen. Bitte in der Anmeldung um Kontaktdaten und besondere Ernährungswünsche und bestätige die Teilnahme spätestens 7 Tage vor der Fotomarkt.
- Erstelle die Standaufteilung nach Ende der Anmeldefrist und ordne jedem Aussteller einen eindeutig markierten Platz zu. Drucke Lageplan und Programm mindestens 24 Stunden vorher, damit Änderungen noch möglich sind.
- Prüfe Möbel und Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Zähle Klapptische, Stühle und Hocker, teste Kartenlesegeräte und lege Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln gemeinsam bereit. Für jeden Technikpunkt sollte eine erreichbare Steckdose eingeplant sein.
- Bereite Kassenboxen, Wechselgeld, Namensschilder und Wegweiser am Vorabend vor. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen und Serviergeschirr gehören in eine eigene Transportkiste.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten und für den Empfang der Aussteller weitere 30 Minuten ein. Öffne die Location zuerst, kontrolliere Stromanschlüsse und Wege und bringe Materialien, Catering und Dekoration nicht gleichzeitig durch denselben Eingang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Fotomarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location und Einladungen an die Standbetreiber. Die Standaufteilung und die Materialprüfung sollten spätestens 7 Tage vor der Fotomarkt abgeschlossen sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fotomarkt?
- Für eine kleine bis mittlere Fotomarkt solltest du mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Tischdecken, Standmarkierungen und Beschilderung rechnen. Plane zusätzlich 30 Minuten für Stromprüfung und den Empfang der Aussteller ein.
- Wann muss man die Aussteller einer Fotomarkt bestätigen?
- Schicke die Teilnahmebestätigung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Mit der Bestätigung sollten Standplatz, Ankunftszeit, Aufbauhinweise und deine Kontaktdaten verschickt werden.
- Was wird bei einer Fotomarkt am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen Wechselgeld, funktionierende Kartenlesegeräte, Ladegeräte und eindeutige Wegweiser. Prüfe diese Dinge am Vorabend und halte für Technik und Kasse jeweils eine Ersatzlösung bereit.
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