Organiser un marché de la Pentecôte, étape par étape

Un marché de la Pentecôte se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan d’implantation doivent être fixés avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, les réservations et les informations pratiques pour les visiteurs. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier la météo, le matériel, les stocks et l’itinéraire. Le jour même, gardez une équipe dédiée au déchargement, à l’alimentation électrique et à la circulation entre les stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Concevoir l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les exposants
9
Faire les réservations
10
Confirmer les fournisseurs
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier des messages sur les réseaux sociaux
13
Publier les informations de stationnement
14
Vérifier les prévisions météo
15
Partager l’itinéraire final
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Préparer les caisses
2 personnes
19
Imprimer les étiquettes des stands
20
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Décharger les stands de marché
4 personnes
23
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
24
Installer les barrières
3 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Fixer les tentures de stand
4 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Aménager le point d’information
2 personnes
33
Accrocher les étiquettes de stand
2 personnes
34
Installer les caisses
2 personnes
35
Remplir les glacières
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer la vaisselle
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Inspecter le site
2 personnes

Événement

41
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Tenir le point d'information
2 personnes
44
Tenir la caisse
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Dégager les allées du marché
2 personnes
53
Vérifier l’alimentation électrique
54
Allumer l’éclairage
55
Annoncer le dernier tour de vente
56
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

57
Fermer les caisses
2 personnes
58
Démonter les stands du marché
6 personnes
59
Démonter les tentes de fête
6 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Nettoyer le matériel
3 personnes
67
Stocker le matériel
3 personnes
68
Rendre le matériel loué
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Draps de standqté 18
Poids de standqté 36
Barrières de sécuritéqté 12
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Passe-câblesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Jardinièresqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de directionqté 12
Serre-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24
Lavabos pour les mainsqté 3
Distributeursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Kits de nettoyage des toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’autorisation et le plan du site : prévoyez les emplacements des stands, des tentes, des tables, des barrières et des points d’alimentation avant d’envoyer les inscriptions aux exposants.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et les dimensions nécessaires pour chaque stand.
Confirmez les exposants et les fournisseurs 7 jours avant l’événement, puis envoyez un itinéraire final avec les horaires de déchargement. Sans créneaux précis, plusieurs véhicules arrivent souvent en même temps.
Vérifiez 48 heures avant les prévisions météo, les poids des tentes, les rallonges, les multiprises, les passe-câbles et les terminaux de paiement. Les câbles et l’alimentation sont parmi les éléments les plus souvent oubliés.
Préparez les caisses, les étiquettes de stands, les panneaux d’itinéraire et les stocks non périssables la veille. Le matin, installez d’abord les barrières et les tables, puis déchargez les stands et contrôlez les accès électriques.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de la Pentecôte ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu et le recrutement des exposants doivent être lancés en premier, car ils conditionnent tout le reste.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants environ 7 jours avant le marché. Vous pourrez alors finaliser l’implantation, les étiquettes de stands, les besoins alimentaires et les horaires de déchargement.
Que vérifier la veille d’un marché de la Pentecôte ?: La veille, contrôlez les tentes, les poids, les tables, les barrières, les rallonges, les multiprises, les caisses et les terminaux de paiement. Préparez aussi les panneaux, les stocks non périssables et l’itinéraire final.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour même ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture, selon le nombre de stands. Gardez une équipe pour les barrières et les tables, une autre pour le déchargement et une personne pour vérifier l’électricité et la circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.