Organiser un marché de la Fête du Roi : l’ordre des étapes

Un marché de la Fête du Roi se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer le concept, le programme, le lieu et les horaires avant de contacter les vendeurs. Les autorisations, l’assurance, la sécurité et le plan des stands doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à confirmer les besoins, vérifier la météo, préparer la signalétique et répartir le matériel par poste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept et le programme du marché
2 personnes
2
Confirmer le lieu et les horaires du marché
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Vérifier l’assurance et les règles de sécurité
5
Contacter les exposants et vendeurs
2 personnes
6
Envoyer les invitations et les informations sur le marché
2 personnes
7
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
8
Attribuer les emplacements de vente aux vendeurs
2 personnes
9
Collecter les coordonnées des vendeurs
10
Recueillir les besoins alimentaires pour le traiteur
11
Élaborer le plan des stands à l’échelle
2 personnes
12
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Finaliser la liste de courses
15
Réserver des tables et des chaises
16
Réserver des tentes de réception et des parasols
17
Organiser la collecte des déchets
18
Vérifier les toilettes et les points de lavage
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo et le plan de secours
20
Envoyer les dernières informations aux vendeurs
21
Faire les courses
3 personnes
22
Réfrigérer les boissons et les produits frais
2 personnes
23
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
24
Imprimer les numéros de stalles et la signalétique
25
Trier les matériaux par poste de travail
3 personnes

Événement

26
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
27
Réceptionner et vérifier les livraisons
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Répartir les stands par emplacement de vente
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
34
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
35
Préparer les boissons bien fraîches
2 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
38
Accueil des vendeurs
3 personnes
39
Guider les vendeurs vers leurs emplacements
3 personnes
40
Tester les points de paiement
2 personnes
41
Ravitaillement des toilettes et des points de lavage
2 personnes
42
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Servir le service traiteur
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Garder les tables propres et dégagées
2 personnes
49
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
50
Vérifier les stocks de catering
51
Allumer l’éclairage
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Clôturer les ventes de la restauration
2 personnes
54
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

55
Rassembler les matériaux utilisés
4 personnes
56
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le comptoir de restauration
2 personnes
59
Balayer et nettoyer le site
3 personnes
60
Démonter les tentes et les parasols
4 personnes
61
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
62
Retirer les câbles d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Remettre le lieu propre
2 personnes
68
Informer les vendeurs des objets trouvés
69
Gérer les factures et les cautions
70
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Parasolsqté 4
Nappesqté 14
Poids de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Caissesqté 20

Décoration

Fanions orangeqté 10
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban décoratifqté 6
Numéros des boxesqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Glacièresqté 6
Caissesqté 3
Distributeurs automatiquesqté 2
Batteries externesqté 4
Mégaphones manuelsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6
Assiettes de serviceqté 20
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Tapis de planche à découperqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermoboxesqté 4
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Trousse de premiers secours
Pinces à déchetsqté 4
Gants de travailqté 12

Catering

Courses
Étiquettes de prixqté 40
Panneaux de menuqté 4
Carte des allergènesqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, l’assurance et les premiers échanges avec les vendeurs.
Demandez à chaque vendeur ses coordonnées et ses besoins alimentaires au moment de l’inscription. Vous éviterez ainsi les changements de dernière minute dans le plan des stands et les quantités de catering.
Dessinez un plan des stands à l’échelle, avec les tables, les tentes, les prises et les chemins de câbles. Gardez les passages libres et indiquez clairement les numéros des emplacements.
Confirmez les tentes, tables, chaises, parasols et poids de stand au moins 2 semaines avant le marché. Les poids sont souvent oubliés, alors qu’ils sont indispensables dès qu’une tente ou un parasol est installé dehors.
Faites une vérification finale 3 à 5 jours avant : prévisions météo, plan de secours, toilettes, lavage des mains, déchets, caisse, monnaie, boissons réfrigérées et signalétique. Le jour même, triez le matériel par zone pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la Fête du Roi ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, demander les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les vendeurs et réserver le mobilier.
Quand faut-il contacter les vendeurs pour un marché de la Fête du Roi ?: Contactez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Envoyez ensuite les informations finales sur l’emplacement, les horaires et les besoins techniques.
Quand faire le plan des stands ?: Préparez une première version dès que les inscriptions commencent, puis finalisez-la 2 semaines avant le marché. Il faut encore pouvoir intégrer les besoins en électricité, les passages, les tentes et les tables.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de la Fête du Roi ?: Vérifiez les prévisions météo, le plan de secours, les toilettes, les points de lavage, les déchets, la monnaie et le matériel électrique. Réfrigérez les boissons et les produits frais, puis regroupez chaque élément par poste de travail.

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