Organiser un marché de la citrouille, étape par étape
Un marché de la citrouille se prépare d’abord comme un petit marché, puis comme un événement ouvert au public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis le plan des stands avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les autorisations, les besoins alimentaires et la météo doivent être suivis jusqu’à la dernière semaine. Le jour J, prévois un parcours lisible, une caisse séparée, des bénévoles affectés à des zones précises et une solution rapide en cas de pluie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Créer l'agencement du marché
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
- 4
Inscrire les vendeurs
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Finaliser l’agencement des stands
2 personnes
- 10
Faire les réservations
- 11
Vérifier les autorisations
- 12
Suivre les prévisions météo
- 13
Confirmer les livraisons
- 14
Répartir les bénévoles
- 15
Imprimer le programme
- 16
Imprimer le plan
- 17
Créer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 19
Préparer la caisse
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Trier les citrouilles
3 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Préparer la soupe de potiron
2 personnes
- 24
Installer la décoration
2 personnes
- 25
Numéroter les stands
2 personnes
- 26
Distribuer la liste de contacts
- 27
Contrôler le site
2 personnes
- 28
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 29
Installer les tables de stand
4 personnes
- 30
Installer les chaises
3 personnes
- 31
Brancher l’électricité
2 personnes
- 32
Installer l'éclairage
3 personnes
- 33
Installer la décoration
3 personnes
- 34
Installer les citrouilles
4 personnes
- 35
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
- 36
Aménager le stand de restauration
3 personnes
- 37
Installer la caisse
2 personnes
- 38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 39
Réchauffer la soupe de potiron
2 personnes
- 40
Préparer les en-cas
2 personnes
- 41
Tester le son
2 personnes
- 42
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Événement
- 43
Accueil des vendeurs
3 personnes
- 44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 45
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 46
Tenir la caisse
2 personnes
- 47
Servir la soupe de potiron
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Servir le café et le thé
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Vérifier les toilettes
- 53
Vérifier l'éclairage
- 54
Informer les visiteurs de la fermeture
- 55
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Suivi
- 56
Clôturer la caisse
2 personnes
- 57
Emballer les restes
3 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 60
Retirer la décoration
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Nettoyer le site
4 personnes
- 63
Évacuer les déchets
2 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
- 67
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 14
- Tables de bièreqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Tabourets de barqté 8
- Table de caisse
- Poubellesqté 8
- Porte-parapluiesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 80
- Verres à boireqté 120
- Bol à soupeqté 100
- Assiettesqté 100
- Bol à soupeqté 100
- Couvertsqté 100
- Louches à soupeqté 4
- Louchesqté 6
Cuisine
- Marmites à soupeqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Petits bolsqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Équipement
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Terminaux de paiement mobilesqté 2
- Caisse
- Haut-parleurqté 2
- Microphone
- Panneaux de directionqté 8
- Numéros des standsqté 12
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Caisse de petite monnaie
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 8
Décoration
- Courges décorativesqté 80
- Balles de pailleqté 12
- Feuilles d'automneqté 6
- Chemins de table en juteqté 14
- Guirlandes d’automneqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Paniers à citrouillesqté 10
- Bougies artificiellesqté 30
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à mainqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Paniers à lingeqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant d’inviter les exposants. Finalise ensuite un premier plan avec les tentes, les tables, la caisse, la soupe et les zones de circulation afin de savoir combien de vendeurs peuvent réellement être accueillis.
- Contacte les exposants tôt et fixe une date limite d’inscription. Demande dès le départ leurs besoins en table, électricité, emplacement et alimentation : ces informations évitent de refaire l’agencement trois jours avant le marché.
- Ne laisse pas les autorisations et la météo pour la veille. Vérifie les autorisations nécessaires plusieurs semaines à l’avance et consulte les prévisions à J-7 puis à J-2 pour confirmer les tentes, les protections et les livraisons.
- Prépare le service alimentaire avec des quantités et des rôles définis. Pour la soupe de potiron, réserve des marmites, des louches, des bols, des cuillères et un maintien au chaud ; désigne aussi une personne pour le remplissage et une autre pour l’encaissement.
- Installe une signalétique visible avant l’arrivée du public. Numérote les stands, place le plan et le programme à l’entrée, puis répartis les bénévoles par zone ; garde des rallonges, multiprises, sacs-poubelle et glacières accessibles plutôt que rangés au fond d’un véhicule.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un marché de la citrouille ?
- Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les exposants, les autorisations, les réservations de mobilier et les besoins techniques demandent souvent plusieurs échanges avant d’être confirmés.
- Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?
- Envoie le premier appel aux exposants 6 à 8 semaines avant le marché et fixe une clôture des inscriptions environ 3 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et de finaliser le plan des stands.
- Que faut-il prévoir pour servir une soupe de potiron ?
- Prévois des marmites, un dispositif de maintien au chaud, des louches, des bols, des assiettes ou cuillères selon le service, ainsi que des plateaux. Termine les achats et teste le branchement électrique au plus tard la veille.
- Quand vérifier la météo pour un marché de la citrouille ?
- Fais une première vérification à J-7, puis une confirmation à J-2 et le matin même. Décide avant J-2 où placer les tentes et comment protéger la caisse, les aliments, les câbles et les documents imprimés.
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