Organiser un marché d’hiver, étape par étape

Un marché d’hiver se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les fournisseurs. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner l’implantation des stands. Ensuite, confirmez les réservations, l’alimentation électrique, l’éclairage et les solutions de paiement. Les dernières semaines servent aux inscriptions, aux achats et aux consignes pour les bénévoles. Le plan ci-dessous vous aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis nécessaire
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Enregistrer les réservations de stands
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Réserver l’éclairage
13
Réserver des tentes de réception
14
Réserver les tables de stand
15
Inventorier la décoration de Noël
2 personnes
16
Définir le menu et les prix
2 personnes
17
Prévoir les moyens de paiement
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
20
Imprimer le plan
21
Créer les panneaux et les listes de prix
2 personnes
22
Imprimer la liste d’inscription
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
25
Commander des produits frais
26
Retirer de la monnaie
27
Récupérer les produits frais
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables de stand
4 personnes
35
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Brancher l’électricité
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Présenter les produits du stand
6 personnes
40
Préparer les amuse-bouches et les buffets
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Placer les étiquettes de prix
2 personnes
43
Aménager les points de paiement
2 personnes
44
Aménager le stand d’information
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
46
Faire le briefing de l’équipe

Événement

47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Fournir les informations
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir des boissons chaudes
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier l'éclairage
58
Vérifier les stocks
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

61
Faire partir les exposants
2 personnes
62
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Retirer l'éclairage
3 personnes
68
Balayer le lieu
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le matériel
2 personnes
71
Ranger les stocks
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
74
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de standqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Bacs en plastiqueqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 8
Porte-manteauxqté 4
Étagères de rangementqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouteilles isothermesqté 6
Balances de tableqté 2
Chargeurs de rechangeqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 12
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 48
Câbles d’éclairageqté 8
Serre-câblesqté 100
Ampoules LED de rechangeqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Couvertures en fausse neigeqté 8
Chemins de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Étoiles décorativesqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 20
Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Listes de prixqté 24
Panneaux d'informationqté 6

Vaisselle

Tassesqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Bolsqté 40
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Saladiersqté 20
Petites cuillères à caféqté 40
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Louches à soupeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Tapis de planche à découperqté 6
Grandes casserolesqté 6
Plaques de cuissonqté 4
Poêlesqté 4
Spatulesqté 8
Cuillères doseusesqté 4
Bacs de conservationqté 24
Tabliers de cuisineqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Essuie-toutqté 12
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 12
Bacs alimentairesqté 24
Porte-étiquettesqté 24
Étiquettes alimentairesqté 100
Barres de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Thermomètreqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants, puis vérifiez rapidement si un permis est nécessaire. Une demande administrative peut prendre plusieurs semaines : ne la laissez pas pour le dernier mois.
Dessinez l’implantation avant de réserver les tentes, tables et branchements. Prévoyez des passages dégagés, une zone de paiement identifiable et assez de prises pour les bouilloires, machines à café et éclairages.
Demandez les besoins alimentaires et électriques des exposants au moment de leur inscription. Une rallonge ou une multiprise ne remplace pas une vérification de la puissance disponible sur place.
Préparez les moyens de paiement au moins 7 jours avant l’ouverture. Testez chaque terminal, prévoyez des caisses et imprimez les listes de prix : le jour même, il reste rarement du temps pour corriger ces détails.
Faites les achats non périssables plusieurs jours à l’avance et commandez les produits frais selon le nombre confirmé de participants. Gardez les thermos, glacières et bacs de maintien au chaud accessibles dès l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’hiver ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, recruter les exposants, réserver les tentes et organiser l’éclairage, les paiements et les bénévoles.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché d’hiver ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Demandez dès le départ leurs besoins en table, électricité, alimentation et paiement.
Quand réserver les tentes et les tables de stand ?: Réservez-les dès que la date et l’implantation sont suffisamment stables, idéalement 4 à 6 semaines avant. Les tentes, tables pliantes et chaises peuvent être difficiles à obtenir pendant la période des marchés de Noël.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché d’hiver ?: La veille, contrôlez les inscriptions, les panneaux, les listes de prix, les rallonges, les piles et les terminaux de paiement. Confirmez aussi les produits frais, la répartition des bénévoles et l’accès au lieu au moins 24 heures avant l’ouverture.

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