Cómo organizar un mercado de invierno sin improvisar

Un mercado de invierno se organiza por fases: primero se fija el lugar y se tramitan los permisos; después se confirma la distribución, los puestos y las necesidades técnicas. Las carpas, mesas, iluminación y puntos de electricidad deben reservarse antes de enviar la información definitiva a participantes y visitantes. También conviene cerrar con tiempo el menú, los precios, los pagos y las preferencias dietéticas. La última semana se dedica a compras, carteles, listas, decoración e instrucciones para voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar el permiso necesario
3
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Registrar las reservas de puestos
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar publicaciones en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
12
Reservar la iluminación
13
Reservar carpas de fiesta
14
Reservar las mesas de puesto
15
Inventariar la decoración navideña
2 personas
16
Establecer el menú y los precios
2 personas
17
Gestionar medios de pago
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
20
Imprimir el plano
21
Hacer carteles y listas de precios
2 personas
22
Imprimir la lista de inscripciones
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Comprar productos no perecederos
2 personas
25
Pedir productos frescos
26
Conseguir cambio en efectivo
27
Recoger productos frescos
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Preparar la vajilla y los materiales
2 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Recibir entregas
2 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar las mesas del puesto
4 personas
35
Colocar mesas y asientos
3 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Conectar la corriente
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar los productos del puesto
6 personas
40
Preparar aperitivos y buffets
4 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Colocar etiquetas de precio
2 personas
43
Montar los puntos de pago
2 personas
44
Montar la mesa de información
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas
46
Dar la reunión informativa al equipo

Evento

47
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
48
Proporcionar información
2 personas
49
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Servir bebidas calientes
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Mantener las mesas limpias
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Comprobar la iluminación
58
Comprobar el inventario
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

61
Hacer que los puestos se retiren
2 personas
62
Recoger comida y bebida
3 personas
63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Retirar la iluminación
3 personas
68
Barrer el recinto
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar los materiales
2 personas
71
Guardar el inventario
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Llevar los residuos a la basura
2 personas
74
Dejar el recinto limpio
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de puestocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 8
Bandejas de plásticocant. 20
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 8
Percheroscant. 4
Estanterías de almacenajecant. 6

Equipo

Terminales de pagocant. 3
Cajas de cajacant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Botellas térmicascant. 6
Básculas de mesacant. 2
Cargadores de repuestocant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 48
Cables de iluminacióncant. 8
Bridascant. 100
Lámparas LED de repuestocant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Mantas de nieve artificialcant. 8
Manteles runnerscant. 20
Guirnaldascant. 8
Estrellas decorativascant. 12
Figuras navideñascant. 8
Ganchos adhesivoscant. 40
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Números de mesacant. 20
Cartel de bienvenida
Flechas de rutacant. 12
Listas de precioscant. 24
Paneles informativoscant. 6

Vajilla

Tazascant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuencoscant. 40
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejascant. 20
Cucharillas de cafécant. 40
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 60
Cucharas soperascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Guantes de hornocant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 6
Ollas grandescant. 6
Bandejas de hornocant. 4
Sartenescant. 4
Espátulascant. 8
Cucharas medidorascant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 24
Delantales de cocinacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Toallas de papelcant. 12
Limpiacristalescant. 2
Recogedor y escobacant. 4
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras
Jarras de aguacant. 8
Jarras de lechecant. 8
Azucareroscant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Bandejas de comidacant. 24
Portaetiquetascant. 24
Etiquetas de dietacant. 100
Barras de serviciocant. 12
Dispensadores de bebidascant. 6
Cubiterascant. 6
Abrebotellascant. 6
Termómetrocant. 4

Consejos

Empieza por el recinto y la distribución: dibuja dónde irán las carpas, las mesas de puesto, la zona de comida, las colas y los puntos de electricidad antes de confirmar reservas.
Contacta con los puestos con varias semanas de margen y registra cada reserva junto con sus necesidades eléctricas, mobiliario y preferencias dietéticas. Así evitarás cambiar el plano a última hora.
Reserva carpas, mesas, iluminación y cables al mismo tiempo. Comprueba cada punto de electricidad en el recinto y calcula qué equipos pueden conectarse a cada regleta sin sobrecargarla.
Cierra el menú, los precios y los medios de pago antes de publicar las invitaciones. Prepara terminales de pago y cajas de caja, y coloca carteles con precios visibles para reducir preguntas durante el mercado.
Haz la compra en dos tandas: productos no perecederos con antelación y productos frescos cerca de la fecha. Imprime el plano, la lista de inscripciones y las instrucciones de seguridad al menos un día antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de invierno?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, confirmar los puestos y reservar carpas, mesas e iluminación sin depender de la disponibilidad de última hora.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones del mercado de invierno?: Envíalas cuando estén cerrados la fecha, el lugar, la distribución básica y el sistema de inscripción, idealmente 4 semanas antes. Deja al menos 10 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuántas mesas y carpas necesito para un mercado de invierno?: Depende del número de puestos: calcula como mínimo una mesa de puesto y el espacio de una carpa por reserva, y añade una mesa plegable para apoyo o reposición. Confirma las medidas exactas del recinto antes de hacer el plano definitivo.
¿Cuándo compro la comida para un mercado de invierno?: Compra los productos no perecederos entre 7 y 10 días antes y pide los productos frescos entre 1 y 3 días antes. Revisa la lista de la compra después de cerrar las inscripciones para ajustar las cantidades.

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