Comment organiser un marché d’été, étape par étape

Un marché d’été se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et les horaires, recrutez les commerçants et recueillez leurs besoins avant d’attribuer les emplacements. Réservez assez tôt le raccordement électrique et la collecte des déchets, puis communiquez un plan clair aux exposants et aux visiteurs. La veille, vérifiez la météo, refroidissez les boissons et regroupez tout le matériel par zone pour éviter les allers-retours le matin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Attribuer les emplacements
2 personnes
7
Faire une réservation pour le raccordement électrique
8
Réserver la collecte des déchets
9
Créer le plan du marché
2 personnes
10
Définir les itinéraires de sécurité
2 personnes
11
Confirmer les exposants
12
Publier les informations aux visiteurs
13
Vérifier les prévisions météo
14
Rappeler les exposants
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
19
Préparer l'argent liquide
20
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier la livraison
2 personnes
23
Contrôler le site
2 personnes
24
Monter les stands de marché
6 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer le panneau d'information
31
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
32
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
34
Préparer les boissons
2 personnes
35
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
38
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
39
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Réapprovisionner les toilettes
46
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
47
Allumer l’éclairage
48
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
49
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

50
Retirer la décoration
3 personnes
51
Démonter les stands
6 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Rassembler les déchets
3 personnes
55
Nettoyer le lieu
4 personnes
56
Inventorier le matériel
2 personnes
57
Vider les glacières
2 personnes
58
Traiter les restes
2 personnes
59
Retourner les matériels de location
2 personnes
60
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
62
Gérer la caution et les clés
63
Ranger le stock restant
2 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Retirer les câbles électriques
2 personnes
66
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 12
Boîtes de rangementqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Présentoirsqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Ventilateurs sur piedqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 24
Supports pour filmqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Décorations de tableqté 12
Jardinièresqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 20
Numéros de tableqté 12
Ballonsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Sprays désinfectantsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demandez à chaque exposant son type de stand, ses dimensions, ses besoins électriques et ses contraintes alimentaires.
Dessinez le plan après avoir reçu les besoins des commerçants. Gardez les itinéraires de sécurité dégagés et prévoyez des passages assez larges pour les livraisons et l’évacuation.
Réservez l’électricité et la collecte des déchets au plus tard 3 semaines avant l’événement. Une rallonge ou une tente manquante est difficile à remplacer le matin même.
Préparez les boissons et le coin café la veille : comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée du marché. Utilisez des glacières et des thermos séparés pour que le service reste fluide.
Le jour J, ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez la livraison, contrôlez le site, montez les stands et installez les tables avant de rappeler les exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’été ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les commerçants, traiter les inscriptions, réserver l’électricité et la collecte des déchets, puis publier les informations aux visiteurs.
Quand faut-il contacter les commerçants du marché ?: Contactez-les 6 semaines avant la date prévue, puis confirmez leur présence environ 10 à 14 jours avant. Demandez dès l’inscription leurs besoins en place, mobilier et alimentation électrique.
À quelle heure faut-il commencer l’installation d’un marché d’été ?: Ouvrez le lieu environ 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour le contrôle final du site, les itinéraires de sécurité et les derniers ajustements des stands.
Combien de boissons prévoir pour un marché d’été ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % si la météo est chaude ou si le marché dure plusieurs heures.

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