Organiser un marché circulaire : la méthode de A à Z

Un marché circulaire demande surtout une bonne séquence de préparation : définir le concept, sécuriser le lieu, sélectionner les exposants, puis organiser l’accueil et la circulation. Commencez idéalement trois mois avant la date, car les autorisations, les inscriptions et la communication prennent du temps. Le plan doit aussi prévoir les ateliers, l’alimentation électrique, les déchets et une solution en cas de mauvais temps. Voici l’ordre de travail qui évite les oublis les plus fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le concept du marché
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la date
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Demander les autorisations nécessaires
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Sélectionner les exposants
2 personnes
8
Confirmer les exposants
9
Envoyer les informations aux exposants
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Publier des messages sur les réseaux sociaux
15
Envoyer le communiqué de presse
16
Confirmer les animateurs d’atelier
17
Planifier les ateliers
2 personnes
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Réserver les stands du marché
20
Coordonner la collecte des déchets
21
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
22
Préparer le scénario météo
2 personnes
23
Créer le trajet et les infos de parking
24
Imprimer le plan et le programme
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
26
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
27
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Vérifier le matériel
2 personnes
32
Charger les téléphones et les batteries
33
Vider le terrain
3 personnes
34
Monter les tentes et les stands
8 personnes
35
Installer les tables et les chaises
5 personnes
36
Brancher l’électricité
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Marquer les emplacements
3 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
41
Aménager le point de restauration
3 personnes
42
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

44
Accueillir les exposants
4 personnes
45
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
46
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Présenter le programme
49
Tenir le stand d’information
2 personnes
50
Servir le service traiteur
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
54
Encadrer les ateliers
4 personnes
55
Assurer l’annonce au marché
56
Prendre des photos
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Réanimer les stocks
2 personnes
59
Récupérer la vaisselle réutilisable
2 personnes
60
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
62
Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes

Suivi

63
Démonter les stands du marché
6 personnes
64
Démonter les tentes
6 personnes
65
Rassembler le mobilier
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Trier la décoration
2 personnes
73
Sauvegarder les photos et les fichiers
74
Envoyer un message de remerciement
75
Relancer les exposants
2 personnes
76
Gérer la caution et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 28
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 28
Caisses en plastiqueqté 30
Palettes en boisqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Cintresqté 100
Miroirsqté 6
Paniers de rangementqté 20
Plannings de présentationqté 10
Bâches de solqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Batteries rechargeablesqté 6
Balance numériqueqté 2
Défroisseur vapeur

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Verres doseursqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Gobelets à café réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 300
Cuillères à caféqté 100
Plateauxqté 8

Décoration

Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Plantesqté 20
Housses à vêtementsqté 30
Serre-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes rechargeablesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 12
Poubelles avec couvercleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Communication

Presse-papiersqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 40
Ruban de papierqté 12
Marqueursqté 24
Papier d’impressionqté 500
Plansqté 300
Flyers du programmeqté 300

Matériel de sport

Matériel d’atelierqté 8
Kits de coutureqté 10
Pots de fleursqté 30
Gants de travailqté 30
Tapis de bricolageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le concept, la date et le lieu, puis dessinez immédiatement un plan avec les stands, les tentes, les ateliers, les accès et les zones de circulation. Gardez une largeur d’au moins 1,20 m pour les passages principaux.
Ouvrez les inscriptions des exposants environ 8 à 10 semaines avant le marché. Demandez dès le formulaire leurs besoins en électricité, mobilier, alimentation et emplacement, puis envoyez les consignes finales au moins 10 jours avant l’événement.
Ne limitez pas les bénévoles à l’accueil : prévoyez des personnes pour le montage, l’orientation, les ateliers, le réassort, les déchets et le démontage. Établissez les rotations par créneaux de 2 à 3 heures afin de maintenir une présence toute la journée.
Réservez tôt les tentes, stands, tables, portants, cintres, miroirs et rallonges. Le matériel souvent oublié est celui qui relie les zones entre elles : multiprises, batteries rechargeables, badges, affichage du programme et signalétique du parking.
Préparez deux scénarios météo au moins une semaine avant : emplacement des tentes, protection du sol, report des ateliers et rangement du matériel électrique. Vérifiez aussi les points d’alimentation, le trajet d’accès des exposants et la collecte des déchets avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché circulaire ?: Prévoyez environ 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants et ateliers. Les autorisations et la réservation du matériel doivent être lancées dès les premières semaines, tandis que la communication peut commencer 6 à 8 semaines avant.
Quand faut-il inviter les exposants d’un marché circulaire ?: Lancez l’appel à exposants 8 à 10 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant, puis confirmez les participants et leurs besoins logistiques au plus tard 10 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché circulaire ?: Pour un marché de taille moyenne, prévoyez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 à 2 pour l’orientation et 2 pour la logistique pendant le montage et le démontage. Ajoutez une personne par atelier lorsque plusieurs activités se déroulent en parallèle.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un marché circulaire ?: Décidez du scénario météo au moins 7 jours avant et confirmez-le aux exposants 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez des tentes, des bâches de sol, une protection du matériel électrique et un plan précis pour déplacer ou annuler les ateliers.

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