Organiser un marché aux plantes sans oublier l’essentiel
Un marché aux plantes se prépare d’abord avec les vendeurs et l’aménagement du site, puis avec le stock, la signalétique et les services sur place. Commencez par confirmer le lieu et le nombre de stands avant d’envoyer les invitations. Les dernières vérifications concernent les besoins électriques, les livraisons, l’argent liquide, le café et l’état des plantes. Prévoyez aussi un appel de confirmation à chaque vendeur avant le montage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le site du marché
- 2
Inviter des vendeurs de plantes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Répartir les vendeurs
- 7
Vérifier les points d'alimentation
- 8
Faire les réservations
- 9
Établir le plan
- 10
Envoyer le briefing aux vendeurs
- 11
Définir la politique tarifaire
2 personnes
- 12
Élaborer le programme
- 13
Compter le stock de plantes
2 personnes
- 14
Trier les plantes
3 personnes
- 15
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
- 16
Concevoir les panneaux de direction
- 17
Commander de l’argent liquide
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Acheter des plantes
2 personnes
- 20
Vérifier les livraisons
2 personnes
- 21
Arroser les plantes
2 personnes
- 22
Préparer le stock de café
- 23
Rassembler le matériel
2 personnes
- 24
Confirmer les vendeurs par téléphone
- 25
Monter les tentes
4 personnes
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
2 personnes
- 28
Brancher l’électricité
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Aménager le comptoir de vente
2 personnes
- 31
Mettre en place le point café
2 personnes
- 32
Mettre les plantes en exposition
5 personnes
- 33
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
- 34
Accueil des vendeurs
2 personnes
- 35
Tester la caisse
2 personnes
- 36
Accrocher les panneaux
2 personnes
- 37
Vérifier les toilettes
- 38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 41
Soutenir les vendeurs
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
- 44
Arroser les plantes
2 personnes
- 45
Réapprovisionner les articles de vente
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
- 47
Réapprovisionner les toilettes
- 48
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
- 49
Vérifier l’éclairage du soir
- 50
Annoncer la dernière vente
- 51
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 52
Clôturer la caisse
2 personnes
- 53
Collecter les plantes en toute sécurité
4 personnes
- 54
Faire la vaisselle
2 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Démonter les tentes
4 personnes
- 57
Rassembler les déchets
3 personnes
- 58
Nettoyer le site
3 personnes
- 59
Vérifier le matériel
2 personnes
- 60
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 61
Entretenir les plantes restantes
2 personnes
- 62
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 63
Régler les fournisseurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de marchéqté 18
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 4
- Housses de nappesqté 20
- Caissesqté 40
- Chariots de transportqté 3
- Tables pour plantesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
Décoration
- Panneaux d’orientationqté 12
- Panneaux pour vendeursqté 20
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Étiquettes pour plantesqté 250
- Rouleaux de cordeqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses de caisseqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Microphone à main
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs LEDqté 4
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafesqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Bacs de rangementqté 10
- Pains de glaceqté 20
- Arrosoirqté 6
- Seauxqté 8
- Sous-potsqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seaux de nettoyageqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs d'essuie-mains en papierqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le plan des stands dès que les inscriptions sont traitées. Répartissez les vendeurs avant d’envoyer le briefing, afin de réserver à chacun une table adaptée et un emplacement clairement signalé.
- Demandez les besoins alimentaires et électriques avec l’inscription, pas la veille. Vérifiez ensuite chaque point d’alimentation et prévoyez des rallonges et multiprises pour les machines à café, bouilloires et terminaux de paiement.
- Comptez et triez les plantes avant de créer les étiquettes de prix. Une étiquette manquante ou illisible ralentit les ventes ; préparez les présentoirs et les panneaux des vendeurs au moins la veille.
- Organisez les livraisons dans un créneau précis et contrôlez-les à leur arrivée. Gardez les plantes regroupées par vendeur et prévoyez l’arrosage jusqu’à l’ouverture, surtout si le montage commence plusieurs heures avant le public.
- Ne repoussez pas le montage des tentes et de la signalétique au dernier moment. Installez d’abord les tables et les circulations, puis les panneaux d’orientation, les caisses, le paiement et enfin le stock de café.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché aux plantes ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le site, inviter les vendeurs, traiter les inscriptions et réserver le matériel avant les dernières semaines.
- Combien de temps prévoir pour monter un marché aux plantes ?
- Prévoyez au minimum 3 heures pour monter les tentes, tables, panneaux et équipements. Ajoutez 1 heure pour contrôler les livraisons, installer les plantes, vérifier les branchements et préparer les caisses.
- Comment organiser les stands des vendeurs de plantes ?
- Répartissez les vendeurs après la clôture des inscriptions, en tenant compte de leurs tables et besoins électriques. Envoyez le plan et le briefing au moins 7 jours avant le marché, puis confirmez chaque présence par téléphone 48 heures avant.
- Quelle quantité de café prévoir pour un marché aux plantes ?
- Comptez environ 2 tasses par visiteur pour les 2 premières heures, puis 1 tasse supplémentaire par personne toutes les 2 heures. Préparez aussi une réserve d’environ 10 % pour les bénévoles et les imprévus.
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