Organiser un marché aux jouets, étape par étape

Un marché aux jouets se prépare d’abord comme une petite opération logistique : date, lieu, règles et nombre de vendeurs doivent être fixés avant de communiquer. Ensuite, les inscriptions permettent de répartir les tables, de prévoir les besoins alimentaires et d’imprimer les bons documents. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, vérifier les autorisations et réunir le matériel. Le jour J, l’accueil, le plan des emplacements et la monnaie doivent être prêts avant l’arrivée des premiers exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir les règles du marché
2 personnes
3
Répartir les tables de vente
2 personnes
4
Créer le formulaire des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Confirmer les participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver les points de vente de nourriture et de boissons
10
Vérifier les autorisations
11
Vérifier les informations d'assurance
12
Vérifier les points d'alimentation
13
Concevoir la signalétique
14
Créer les étiquettes de prix
15
Imprimer le plan
16
Imprimer la liste des participants
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Récupérer la monnaie
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Rappeler les participants
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
2 personnes
30
Marquer les stands de vente
2 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Aménager le stand d'information
2 personnes
33
Aménager l’espace de jeu
2 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
37
Installer les caisses
2 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Préparer les en-cas
2 personnes
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Vérifier les toilettes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
44
Laisser les participants déballer
4 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Fournir les informations
2 personnes
48
Encadrer le coin jeux
2 personnes
49
Tenir la caisse
2 personnes
50
Servir les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
54
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Nettoyer les toilettes entre-temps
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Annoncer l'heure de fin
59
Finaliser la vente
3 personnes
60
Faire le check-out des participants
2 personnes
61
Emballer les jouets
4 personnes

Suivi

62
Fermer les caisses
2 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
2 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Balayer le site
3 personnes
69
Trier les déchets
2 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Nettoyer le matériel
2 personnes
72
Nettoyer le lieu
3 personnes
73
Vérifier le matériel de location
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 30
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Panneau d’information
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Nappesqté 30

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Calculatricesqté 4
Lampes portablesqté 6
Caissesqté 4
Caisses à monnaieqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Saladiersqté 8
Pains de glaceqté 16

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Étiquettes de prixqté 500
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Porte-essuie-tout en papierqté 2
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et les règles de vente, puis mettez ces informations dans le formulaire d’inscription. Précisez notamment les horaires d’arrivée, la taille d’une table et ce qui est accepté ou refusé.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et répartir les tables. Une confirmation envoyée au moins 7 jours avant le marché évite les absences non signalées et les demandes de dernière minute.
Préparez le plan et la liste des participants avant l’installation. Gardez une copie à la table d’inscription et prévoyez des étiquettes de prix : sans elles, les vendeurs perdent du temps à répondre aux mêmes questions.
Ne repoussez pas les vérifications administratives à la veille. Contrôlez les autorisations, l’assurance, les points d’alimentation et la météo plusieurs jours avant, surtout si des tentes ou du matériel électrique sont prévus.
Organisez séparément la vente et l’accueil. La table d’inscription, les calculatrices, la monnaie, les rallonges et les multiprises doivent être accessibles dès l’ouverture, tandis que les boissons peuvent être refroidies la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux jouets ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour un marché de quartier avec plusieurs vendeurs. Gardez la dernière semaine pour confirmer les participants, finaliser le plan, vérifier les autorisations et rassembler le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un marché aux jouets ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec les règles et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant le marché afin de pouvoir répartir les tables.
Combien de tables prévoir par exposant ?: Définissez une règle unique dans le formulaire, par exemple une table par participant, puis adaptez-la à la place disponible. Faites le plan dès que les inscriptions sont closes et gardez une petite marge pour les changements.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux jouets ?: La veille, imprimez le plan et la liste des participants, préparez les étiquettes, réunissez les tables, chaises et panneaux, et refroidissez les boissons. Vérifiez aussi la météo et rappelez aux vendeurs leur heure d’arrivée.

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