Organiser un marché artisanal, étape par étape
Un marché artisanal se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan des stands doivent être réglés avant de contacter les exposants. Ensuite, structurez les inscriptions, confirmez les besoins de chacun et construisez un programme lisible pour les visiteurs. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, la signalétique, les boissons et les rôles des bénévoles. Cette méthode vous aide à éviter les oublis qui bloquent souvent l’installation ou l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
- 4
Contacter les exposants
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Distribuer la promotion locale
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Confirmer les exposants
2 personnes
- 11
Faire les réservations
- 12
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 13
Élaborer le programme
2 personnes
- 14
Créer l’itinéraire et le plan
- 15
Imprimer le plan de sécurité
- 16
Préparer les numéros de stand
2 personnes
- 17
Créer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Imprimer la signalisation
- 19
Vérifier les stocks
2 personnes
- 20
Vérifier la liste des courses
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Rassembler le matériel
3 personnes
- 24
Rappeler les exposants
Événement
- 25
Contrôler le site
2 personnes
- 26
Réceptionner la livraison
2 personnes
- 27
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 28
Installer les stands du marché
4 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 31
Installer l'éclairage
3 personnes
- 32
Installer la décoration du stand
3 personnes
- 33
Installer la signalisation
2 personnes
- 34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 35
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
- 36
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
- 37
Distribuer les badges nominatifs
- 38
Préparer les en-cas
3 personnes
- 39
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 40
Aménager la table de vente
2 personnes
- 41
Effectuer le contrôle du son
2 personnes
- 42
Annoncer l'ouverture
- 43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 44
Fournir les informations
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
3 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Vérifier les stocks
- 51
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
- 52
Encadrer la fermeture des stands
3 personnes
- 53
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 54
Démonter les stands
4 personnes
- 55
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 56
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Couper l’électricité
2 personnes
- 58
Trier les matériaux
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Nettoyer le site
4 personnes
- 61
Évacuer les déchets
2 personnes
- 62
Nettoyer le matériel
2 personnes
- 63
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 64
Rassembler les objets trouvés
- 65
Informer les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Stands de marchéqté 18
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 6
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 8
- Nappesqté 24
- Poids de standqté 36
- Bacs de rangementqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 100
- Plateauxqté 100
- Assiettesqté 150
- Fourchettes à gâteauqté 150
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 8
Équipement
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Lampes de pocheqté 6
- Boîtes à outilsqté 2
- Échellesqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Jardinièresqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Décorations de tableqté 12
- Numéros des standsqté 18
- Badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de serpillièreqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Balais à mainqté 4
- Spray nettoyantqté 4
- Brosses à vaisselleqté 4
- Chiffons réutilisablesqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le plan du marché avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez l’emplacement des tentes, des stands, des tables, des chaises et des passages suffisamment larges pour circuler avec du matériel.
- Contactez les exposants avec une date limite d’inscription claire, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Demandez dès le départ leurs besoins alimentaires, électriques et l’espace nécessaire à leur stand.
- Ne confirmez pas seulement les participants : envoyez aussi à chaque exposant son numéro de stand, l’horaire d’arrivée et l’itinéraire. Un rappel 3 à 5 jours avant réduit les retards et les demandes de dernière minute.
- Préparez la signalétique et le plan de sécurité au moins 7 jours avant l’ouverture. Imprimez les numéros de stand, les badges et le plan en plusieurs exemplaires pour l’entrée, l’équipe et les exposants.
- Faites une vérification physique du site la veille ou le matin même. Testez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone, contrôlez les poids des tentes, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, remplir les stands, organiser les bénévoles et commander ou rassembler le matériel.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un marché artisanal ?
- Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue et fixez une clôture des inscriptions 3 à 4 semaines avant. Confirmez ensuite définitivement leur présence environ 10 jours avant l’événement.
- Comment organiser le plan des stands ?
- Dessinez le plan avant de confirmer les emplacements, en indiquant les tentes, les tables, les passages, l’accueil et les zones techniques. Gardez une largeur de circulation d’au moins 1,20 m et envoyez le numéro de chaque stand au plus tard une semaine avant.
- Que faut-il préparer la veille d’un marché artisanal ?
- Rassemblez les tables, chaises, nappes, poids de stand, vaisselle, glacières et matériel électrique, puis vérifiez la liste des courses. Préparez la signalétique et les badges, et faites refroidir les boissons au moins 6 heures avant le début.
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