Cómo organizar un mercado de artesanía paso a paso
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba los permisos y dibuja una distribución clara de los puestos. Después gestiona las inscripciones, la promoción y las necesidades de los expositores. En los últimos días, confirma horarios, prepara la señalización, revisa el material y deja lista la ruta de seguridad para que el montaje avance sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Distribuir la promoción local
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Fijar los portatarimas
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Programar voluntarios
2 personas
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Crear la ruta y el plano
- 15
Imprimir el plan de seguridad
- 16
Preparar los números de puesto
2 personas
- 17
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 18
Imprimir señalización
- 19
Comprobar el inventario
2 personas
- 20
Comprobar la lista de la compra
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Reunir los materiales
3 personas
- 24
Recordar a los expositores
Evento
- 25
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 26
Recibir la entrega
2 personas
- 27
Montar las carpas
4 personas
- 28
Montar puestos de mercado
4 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colocar la decoración del puesto
3 personas
- 33
Colocar la señalización
2 personas
- 34
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 35
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 36
Asignar puestos del mercado
2 personas
- 37
Repartir acreditaciones
- 38
Preparar aperitivos
3 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Montar la mesa de ventas
2 personas
- 41
Realizar la prueba de sonido
2 personas
- 42
Anunciar la apertura
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 44
Proporcionar información
2 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Comprobar el inventario
- 51
Encender la iluminación nocturna
2 personas
- 52
Coordinar el cierre de los puestos
3 personas
- 53
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Desmontar los puestos
4 personas
- 55
Desmontar las carpas
4 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Cortar la electricidad
2 personas
- 58
Clasificar los materiales
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Limpiar el recinto
4 personas
- 61
Retirar los residuos
2 personas
- 62
Limpiar los materiales
2 personas
- 63
Devolver el material alquilado
2 personas
- 64
Recoger objetos perdidos
- 65
Informar a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 18
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 24
- Pesos para carpascant. 36
- Cajas de almacenamientocant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 150
- Tenedores de postrecant. 150
- Cucharillascant. 100
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 8
Equipo
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Linternascant. 6
- Maletines de herramientascant. 2
- Escalerascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Jardinerascant. 10
- Pizarrascant. 8
- Decoraciones de mesacant. 12
- Números de puestocant. 18
- Credencialescant. 60
- Carteles direccionalescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Spray de limpiezacant. 4
- Cepillos para fregarcant. 4
- Paños reutilizablescant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el recinto y los permisos: intenta tener estos tres puntos cerrados al menos 8 semanas antes. Sin esa confirmación, no publiques todavía el formulario para los puestos.
- Dibuja la distribución antes de aceptar todas las inscripciones. Reserva espacio para pasillos, entradas, mesas de servicio, cables y una ruta de evacuación; un plano a escala evita tener que mover carpas el mismo día.
- Pide a cada expositor sus necesidades al inscribirse, incluidas preferencias dietéticas y necesidades eléctricas. Cierra la lista de puestos entre 10 y 14 días antes para poder preparar números, identificaciones y señalización.
- Programa a los voluntarios por franjas de 2 a 3 horas, cubriendo recepción, montaje, información y desmontaje. Envía un recordatorio a los expositores 3 días antes con la hora de llegada, el número de puesto y lo que deben traer.
- Haz una inspección final del recinto el día anterior o al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba pesos para las carpas, cables alargadores, bebidas frías, altavoces, micrófono y la señalización de seguridad; son elementos que suelen olvidarse hasta el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Necesitarás tiempo para confirmar el recinto y los permisos, captar puestos, publicar la promoción y preparar el plano, el programa y los materiales.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los puestos?
- Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del mercado. Así puedes asignar los números de puesto, preparar las identificaciones, ajustar la distribución y avisar a cada expositor con tiempo.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de artesanía?
- Calcula al menos una persona para la recepción y otra para resolver incidencias durante cada franja de 2 a 3 horas. Para el montaje y el desmontaje, añade 2 o 3 voluntarios más según el número de carpas y mesas.
- ¿Cuándo hay que recordar los detalles a los expositores?
- Envía un primer mensaje con las instrucciones entre 10 y 14 días antes y un recordatorio final 3 días antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, el plano, el acceso para descargar y cualquier norma de seguridad.
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