Zo organiseer je een jaarmarkt

Een jaarmarkt organiseren begint niet met het versieren van de kramen, maar met datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je de marktindeling vast, benader je kraamhouders en reserveer je op tijd voorzieningen zoals stroom, sanitair en afvalinzameling. In de laatste weken draait alles om bevestigen, nummeren en duidelijke informatie voor deelnemers en bezoekers. Met dit plan houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je problemen op de marktdag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Evenementvergunning aanvragen
3
Verzekering afsluiten
4
Marktindeling uitwerken
2 personen
5
Kraamhouders benaderen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kraamhuur bevestigen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Leveranciers reserveren
11
Sanitaire voorzieningen reserveren
12
Afvalinzameling reserveren
13
Verkeersplan uitwerken
2 personen
14
Nooduitgangen bepalen
2 personen
15
Stroompunten controleren
2 personen
16
Stroomverdeling uitwerken
2 personen
17
Programma samenstellen
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Plattegrond afdrukken
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Kraamnummers maken
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Leveranciers bevestigen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Kassageld voorbereiden
2 personen

Event

30
Terrein vrijmaken
4 personen
31
Kramen lossen
4 personen
32
Kramen opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Stroom aansluiten
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Kraamnummers bevestigen
2 personen
37
Routeborden plaatsen
3 personen
38
Afvalbakken plaatsen
2 personen
39
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
40
Infobalie inrichten
2 personen
41
Kassa inrichten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Koelboxen vullen
2 personen
45
Servies klaarzetten
2 personen
46
Kraamhouders ontvangen
3 personen
47
Kraamhouders naar plek wijzen
3 personen
48
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen
49
Infobalie bemannen
2 personen
50
Bezoekers verwelkomen
3 personen
51
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten bijvullen
57
Lichtschakelaars controleren
58
Verlichting inschakelen
2 personen
59
Laatste bestellingen serveren
3 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

63
Stroom uitschakelen
2 personen
64
Kramen afbreken
6 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Koelboxen leegmaken
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Afval laten ophalen
73
Sanitaire voorzieningen laten ophalen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 25
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkleedklemmenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafonenaantal 2
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Kraamdoekenaantal 25

Catering

Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Broodmandenaantal 8
Etikethoudersaantal 30
Prijskaartjesaantal 100
Wegwerphandschoenenaantal 300
Aluminium serveerschalenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelmattenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verbandkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 6
Eerstehulphandschoenenaantal 4

Informatie

Infobordenaantal 6
Plattegrondenaantal 250
Programmafoldersaantal 250
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 300

Boodschappen

Koffie

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je kraamhouders definitief bevestigt. Houd rekening met looproutes, nooduitgangen, stroompunten en ruimte voor sanitaire voorzieningen; wijzigingen achteraf zorgen snel voor extra werk.
Begin vroeg met vergunning, verzekering en verkeersplan. Controleer bovendien welke termijn jouw gemeente hanteert, want zonder goedgekeurde vergunning kun je de markt niet verantwoord aankondigen.
Verzamel dieetwensen en andere deelnemersinformatie bij de aanmelding, niet pas tijdens de opbouw. Druk de deelnemerslijst, plattegrond en kraamnummers uiterlijk de dag ervoor af.
Maak één stroomplan met kabellengtes, stekkerdozen en aansluitpunten. Apparatuur zoals koffiezetapparaten, waterkokers en pinapparaten kan samen meer capaciteit vragen dan één aansluiting levert.
Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef hen portofoons of een vaste contactpersoon. Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en loop dan ook de boodschappenlijst en reservebatterijen na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jaarmarkt organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Benader kraamhouders zodra de locatie en marktindeling voorlopig vaststaan, zodat je aanmeldingen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een jaarmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vastliggen, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor de marktdag. Gemeenten hanteren verschillende termijnen, dus controleer de lokale aanvraagtermijn voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel marktkramen heb ik nodig voor een jaarmarkt?: Het aantal hangt af van het aantal bevestigde kraamhouders en de beschikbare ruimte. Maak eerst een plattegrond op schaal en reserveer per kraam ook ruimte voor looproutes, nooduitgangen en eventuele partytenten.
Wanneer controleer ik de stroom en het weer voor een jaarmarkt?: Maak het stroomplan tijdens de voorbereiding en controleer alle aansluitpunten uiterlijk een week vooraf. Check de weersverwachting 24 uur voor de start en pas dan de inzet van partytenten, verlichting en vrijwilligers aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.