Organiser un marché annuel sans rien oublier

Un marché annuel se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, obtenir les autorisations, puis confirmer les exposants et le matériel. Le plan des stands et le parcours de circulation doivent être décidés avant la communication au public. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les livraisons et transmettre les informations pratiques aux marchands. Ce plan de 71 tâches et 56 fournitures vous aide à avancer jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver les stands et le matériel
2 personnes
6
Créer le formulaire des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les exposants du marché
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Créer le plan du site
2 personnes
12
Attribuer la répartition des stands
2 personnes
13
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
14
Informer le voisinage et les secours
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
16
Accrocher les affiches
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Confirmer les livraisons
20
Vérifier les prévisions météo
21
Envoyer les informations pratiques aux marchands
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les denrées alimentaires
4 personnes
28
Préparer la caisse
2 personnes
29
Trier les bracelets et les tickets
2 personnes
30
Contrôler le site
3 personnes
31
Installer les barrières
3 personnes
32
Décharger les stands
6 personnes
33
Monter les stands
8 personnes
34
Installer les tables et les chaises
6 personnes
35
Brancher l’alimentation et l’éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer des panneaux directionnels
3 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Réapprovisionner les stands de vente
5 personnes
40
Aménager les points de restauration et de boissons
5 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
43
Vérifier l’argent liquide et les paiements par carte
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
48
Servir les repas
6 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Aider les exposants
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Accompagner les visiteurs lors du dernier tour
3 personnes

Suivi

59
Fermer les caisses
3 personnes
60
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Démonter les stands
8 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Nettoyer le site
5 personnes
67
Charger le matériel
6 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
71
Retirer les affiches et la signalétique
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tentes de réceptionqté 8
Tablesqté 20
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabouretsqté 12
Couverturesqté 24

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Mégaphones portatifsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 20
Affichesqté 30
Panneaux d'informationqté 10
Numéros des standsqté 24
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières de clôtureqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Plateauxqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 300
Plateaux de serviceqté 20
Sucriersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Pompes de désinfectionqté 8
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu, l’assurance et les autorisations : sans ces validations, ne confirmez ni les stands ni les fournisseurs. Prévoyez plusieurs semaines pour les réponses administratives.
Traitez les inscriptions des exposants avant de dessiner le plan du site. Demandez leurs besoins électriques, alimentaires et d’installation, puis attribuez les numéros de stand et les emplacements.
Dessinez séparément les emplacements, le parcours des visiteurs et les accès de secours. Ajoutez des panneaux directionnels et des panneaux d’information : les visiteurs ne doivent pas dépendre d’un bénévole pour trouver chaque zone.
Transmettez aux marchands une fiche pratique avec l’horaire d’arrivée, l’emplacement, les possibilités de branchement et le contact sur place au moins 7 jours avant le marché. Confirmez aussi les livraisons et le matériel réservé.
Faites une vérification météo et des stocks la veille, puis refroidissez les boissons à temps. Testez les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, éclairages et mégaphones avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché de taille courante. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, recruter les bénévoles, confirmer les exposants et réserver les tentes, tables et stands.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché ?: Confirmez la liste des exposants environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ensuite le temps d’attribuer les stands, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques.
Quand préparer le plan des stands ?: Établissez un premier plan dès que les inscriptions sont closes, idéalement 4 semaines avant le marché. Finalisez-le 7 jours avant, après vérification des branchements, des livraisons et des accès de secours.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché annuel ?: La veille, vérifiez la météo, les stocks, la liste des courses et les livraisons prévues. Refroidissez les boissons, chargez les terminaux de paiement et testez l’éclairage ainsi que les rallonges avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.