So organisierst du einen Jahrmarkt ohne Zeitdruck

Bei einem Jahrmarkt entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Koordination von Ständen, Händlern, Wegen und Helfern. Beginne mit Datum, Gelände und Genehmigungen, bevor du Werbung machst oder Material reservierst. Danach folgen Teilnehmer, Standaufteilung, Verkehrsroute und die praktische Versorgung vor Ort. Plane außerdem feste Fristen für Lieferungen, Kühlung und Wetterentscheidungen ein, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
2 Personen
3
Versicherung prüfen
4
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Stände und Materialien reservieren
2 Personen
6
Teilnehmerformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Markthändler bestätigen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Geländeplan erstellen
2 Personen
12
Standaufteilung zuweisen
2 Personen
13
Verkehrsroute ausarbeiten
2 Personen
14
Nachbarschaft und Rettungsdienste informieren
2 Personen
15
Werbung online stellen
16
Poster aufhängen
2 Personen
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Lieferungen bestätigen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Praktische Infos an Marktstände senden
22
Bestand prüfen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
27
Lebensmittel vorbereiten
4 Personen
28
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
29
Armbänder und Bons sortieren
2 Personen
30
Gelände kontrollieren
3 Personen
31
Absperrungen aufstellen
3 Personen
32
Stände ausladen
6 Personen
33
Stände aufbauen
8 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
35
Strom und Beleuchtung anschließen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Wegweiser aufstellen
3 Personen
38
Informationsstand einrichten
2 Personen
39
Verkaufsstände auffüllen
5 Personen
40
Essens- und Getränkepunkte einrichten
5 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
2 Personen
43
Bargeld und Kartenlesegeräte kontrollieren
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Essen servieren
6 Personen
49
Getränke servieren
4 Personen
50
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Snacks nachfüllen
3 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Tische sauber halten
2 Personen
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Verlorene Gegenstände erfassen
58
Besucher in die Schlussrunde begleiten
3 Personen

Nachbereitung

59
Kassen abschließen
3 Personen
60
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Stände abbauen
8 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Gelände reinigen
5 Personen
67
Materialien verladen
6 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Restbestand einlagern
2 Personen
70
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
71
Poster und Beschilderung entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 24
PartyzelteAnz. 8
TischeAnz. 20
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
HockerAnz. 12
DeckenAnz. 24

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 3
HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FahnenAnz. 20
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 20
PosterAnz. 30
InfotafelnAnz. 10
StandnummernAnz. 24
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ZaunbannerAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
TablettsAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 300
ServierschalenAnz. 20
ZuckerschälchenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 8
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Datum, Gelände, Genehmigungen und Versicherung zuerst. Rechne für Rückfragen der Behörden mit mindestens 4 bis 6 Wochen und gib Rettungsdiensten sowie Nachbarschaft die Verkehrsroute rechtzeitig weiter.
Bestätige Händler nicht nur mündlich: Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche und benötigte Standflächen in einem Formular und verschicke die praktischen Infos spätestens 7 Tage vor dem Jahrmarkt.
Zeichne den Geländeplan mit Standnummern, Wegweisern, Rettungsweg und Verkehrsroute. Weise jedem Stand einen konkreten Platz zu und halte einen freien Durchgang von mindestens 3 Metern für Rettungsfahrzeuge frei.
Teile Helfer in Schichten ein, statt nur eine allgemeine Liste zu führen. Plane mindestens 30 Minuten Übergabezeit zwischen den Schichten ein und bestimme eine Person für Lieferungen und kurzfristige Fragen.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher Wetter, Bestand und Einkaufsliste. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; bestätige Lieferzeiten und teste Verlängerungskabel, Beleuchtung, Kartenlesegeräte und Megafone vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsplanung sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angestoßen sein, weil Änderungen am Geländeplan sonst spät auffallen.
Wann sollte man die Markthändler für einen Jahrmarkt bestätigen?: Bestätige Händler spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Jahrmarkt. Danach kannst du Standflächen, Standnummern, Strombedarf und Ernährungswünsche zuverlässig in den Geländeplan übernehmen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Jahrmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Aufbau, Händlerbetreuung, Verkehr, Versorgung und Abbau. Bei wechselnden Schichten solltest du zusätzlich 30 Minuten Übergabezeit und eine Reserve von etwa 10 Prozent einrechnen.
Wann sollte man Getränke für einen Jahrmarkt kühlen?: Kühle die Getränke am Vortag, damit sie zum Beginn ausreichend kalt sind. Prüfe Kühlboxen oder andere Kühlmöglichkeiten 2 bis 3 Tage vorher und teile die Getränkeversorgung einer festen Person zu.

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