Organiser un marché allemand sans rien laisser au dernier moment

Un marché allemand se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisation et nombre de stands. Ensuite, verrouillez les exposants, les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander les boissons, les courses et le matériel. Le plan des stands doit être terminé avant l’impression des panneaux, badges et listes de prix. Gardez enfin une journée pour les contrôles techniques, la sécurité incendie et le comptage de la vaisselle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Demander le permis de marché
3
Contacter les fournisseurs
2 personnes
4
Enregistrer les titulaires de stand
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler les noms des stands
10
Créer le plan
2 personnes
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
13
Commander les courses
14
Réserver les boissons
15
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
16
Confirmer la répartition des stands
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Imprimer les listes de prix
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Tester le mode de paiement
2 personnes
21
Créer des numéros de table
22
Trier la décoration
2 personnes
23
Compter la vaisselle
2 personnes
24
Contrôler les glacières
25
Tester le matériel de cuisine
2 personnes
26
Préparer les points de collecte des déchets
2 personnes
27
Récupérer les courses
3 personnes
28
Récupérer les boissons
2 personnes
29
Contrôler les produits frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Préparer les salades
3 personnes
32
Répartir les sauces en portions
2 personnes
33
Étiqueter les tables
2 personnes
34
Préparer le matériel par stand
3 personnes
35
Vérifier les prévisions météo
36
Dégager la zone de montage
4 personnes
37
Monter les tentes de réception
4 personnes
38
Installer les stands et les tables
5 personnes
39
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
40
Installer l'éclairage
3 personnes
41
Brancher l’électricité
2 personnes
42
Accrocher la décoration allemande
3 personnes
43
Installer les panneaux d’itinéraire et de prix
2 personnes
44
Aménager les buffets
4 personnes
45
Remplir les glacières
3 personnes
46
Préparer les caisses
2 personnes
47
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

48
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Annoncer le programme
51
Servir les repas
5 personnes
52
Préparer des bratwurst
4 personnes
53
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
54
Servir les boissons
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
57
Gérer la caisse
2 personnes
58
Soutenir les exposants
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Garder les tables propres
2 personnes
61
Afficher les informations sur les allergènes
62
Accompagner les visiteurs lors du dernier tour
2 personnes

Suivi

63
Fermer les caisses
2 personnes
64
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
65
Ranger les boissons
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Débrancher l’éclairage
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le matériel de cuisine
3 personnes
74
Nettoyer le site
4 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Ranger le matériel au sec
3 personnes
77
Renvoyer le matériel emprunté
2 personnes
78
Désinscrire les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Bancs de brasserieqté 16
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Bol à soupeqté 100
Verres à eauqté 180
Verres à bièreqté 180
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 20
Saladiers de serviceqté 20

Équipement

Barbecues à gazqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 60
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Drapeaux allemandsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappes rouge-blanc-bleuqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Chevalets de trottoirqté 6
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Balais à mainqté 4
Bacs à jeterqté 2
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le permis de marché : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les validations et corriger un problème de circulation ou d’alimentation électrique.
Fixez une date limite d’inscription des exposants, idéalement 3 semaines avant le marché. Demandez en même temps les besoins alimentaires, le nom du stand et le matériel que chacun apporte.
Dessinez le plan après avoir confirmé les stands, puis attribuez un numéro à chaque table. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et indiquez clairement les zones de restauration, de paiement et de sortie.
Testez le paiement et le matériel de cuisine au plus tard la veille. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires, barbecues à gaz et bacs de maintien au chaud.
Comptez la vaisselle et contrôlez les glacières avant la commande finale. Pour les boissons, prévoyez 2 à 3 verres par personne durant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue et les ventes attendues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché allemand ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un marché avec plusieurs stands. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, confirmer les fournisseurs, traiter les inscriptions et commander le matériel.
Quand faut-il demander le permis de marché ?: Lancez la demande dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement au moins 6 semaines avant l’événement. N’attendez pas d’avoir terminé le plan des stands pour commencer les démarches.
Quand faut-il arrêter les inscriptions des exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de rassembler les noms, confirmer la répartition des stands et produire les badges et numéros de table.
Combien de boissons prévoir pour un marché allemand ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % si le marché dure plusieurs heures. Séparez les besoins en eau, bière, café et boissons chaudes avant de réserver.

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