Organiser un jour d’action, étape par étape

Un jour d’action se prépare d’abord avec une liste claire de participants, de bénévoles et de besoins alimentaires. Ensuite, verrouillez le lieu, le matériel, les autorisations et le paiement des dons avant de penser à la décoration. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, les tentes, le buffet, le son et les boissons. Ce déroulé vous aide à repérer les oublis fréquents et à garder une équipe disponible pour l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Répartir les bénévoles
2 personnes
5
Confirmer la réservation du lieu
6
Confirmer la réservation du matériel
7
Vérifier les autorisations
8
Organiser le mode de paiement pour les dons
9
Imprimer les formulaires de don
10
Imprimer le programme de route
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer le matériel
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
4 personnes
15
Préparer la table de dons
2 personnes
16
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
17
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
5 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Raccorder la sonorisation
2 personnes
22
Brancher l’éclairage
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer le buffet
3 personnes
25
Installer le point boissons
2 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

29
Accueillir les visiteurs
4 personnes
30
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
31
Enregistrer les dons
2 personnes
32
Animer le programme d’action
3 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Servir les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
37
Vider les poubelles
2 personnes
38
Rassembler la vaisselle
2 personnes
39
Traiter les derniers dons
2 personnes
40
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Démonter le matériel
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
4 personnes
44
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Distribuer les restes
2 personnes
48
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
49
Verser le produit des dons
2 personnes
50
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Boîtes de donsqté 4
Caissesqté 2
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 150
Papier d’impressionqté 250
Courses

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 8

Conseils

Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis répartissez les bénévoles sur des créneaux précis. Gardez au moins une personne libre pour les imprévus le jour même.
Confirmez le lieu, le matériel et les autorisations au moins 7 jours avant l’action. Vérifiez notamment l’accès à l’électricité, l’installation des tentes et les règles concernant les dons.
Préparez la partie dons séparément : mode de paiement, formulaires imprimés, caisse et monnaie doivent être réunis avant l’ouverture. Une table identifiée évite de chercher ces éléments pendant l’accueil.
Organisez les boissons et les en-cas la veille : refroidissez les boissons, préparez les portions et regroupez les carafes, gobelets, plateaux et ustensiles au même endroit. Prévoyez un point boissons distinct du buffet.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer tables, chaises, tentes, éclairage et sonorisation avant l’arrivée du public. Faites un test du microphone et des haut-parleurs dès que les rallonges et multiprises sont branchées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un jour d’action ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 semaines pour gérer les inscriptions, les bénévoles, le lieu, le matériel et les autorisations. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, les boissons, les formulaires et la préparation pratique.
Quand faut-il confirmer la réservation du lieu et du matériel ?: Confirmez-les au moins 7 jours avant le jour d’action. Faites une seconde vérification 48 heures avant pour éviter une livraison manquante ou un problème d’accès.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Achetez les produits 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille. Le jour même, installez le buffet et le point boissons après le montage des tables.
À quelle heure ouvrir le lieu avant un jour d’action ?: Ouvrez idéalement 2 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer le mobilier, les tentes, la décoration, l’éclairage et la sonorisation, puis de tester les équipements.

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