Cómo organizar una jornada de acción sin dejar cabos sueltos
Una jornada de acción se organiza mejor en este orden: primero confirma el lugar, los permisos y el material; después abre las inscripciones y asigna responsabilidades. Recoge las preferencias dietéticas con tiempo y deja cerrado el método de donación antes de imprimir formularios y carteles. El día anterior compra, enfría las bebidas y prepara los aperitivos. El mismo día, reserva al menos dos horas para montar carpas, mesas, sonido, iluminación, buffet y punto de bebidas antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Asignar voluntarios
2 personas
- 5
Confirmar la reserva del recinto
- 6
Confirmar la reserva de material
- 7
Comprobar permisos
- 8
Gestionar el método de pago para las donaciones
- 9
Imprimir formularios de donación
- 10
Imprimir programa y ruta
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Recoger los materiales
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
4 personas
- 15
Preparar la mesa de donaciones
2 personas
- 16
Preparar los carteles informativos
2 personas
- 17
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 20
Montar las carpas
4 personas
- 21
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 22
Conectar la iluminación
2 personas
- 23
Colgar la decoración
3 personas
- 24
Montar el buffet
3 personas
- 25
Montar el punto de bebidas
2 personas
- 26
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 27
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 28
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 29
Recibir a los visitantes
4 personas
- 30
Registrar a los visitantes
2 personas
- 31
Registrar donaciones
2 personas
- 32
Guiar el programa de acción
3 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Servir las bebidas
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Reponer el bufé
2 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 38
Recoger la vajilla
2 personas
- 39
Procesar las donaciones finales
2 personas
- 40
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 41
Recoger comida y bebida
3 personas
- 42
Desmontar materiales
4 personas
- 43
Limpiar el lugar
4 personas
- 44
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Devolver los materiales
2 personas
- 47
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 48
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 49
Transferir los ingresos de donaciones
2 personas
- 50
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 8
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cajas de donacionescant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Pulserascant. 150
- Papel de impresióncant. 250
- Compras
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Ganchos adhesivoscant. 30
- Carteles direccionalescant. 10
- Paneles informativoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Esponjascant. 6
- Guantes de gomacant. 8
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Así puedes calcular comida, vasos, platos y cubiertos sin comprar a ciegas ni descubrir alergias durante el buffet.
- Confirma el recinto, los permisos y las reservas de material entre 7 y 10 días antes. Comprueba también si hay suficientes tomas eléctricas para altavoces, micrófono, iluminación y máquinas de café.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y un horario escrito: apertura, montaje, donaciones, bebidas, buffet y recogida. Para una jornada de unas 4 horas, prevé al menos una persona responsable por cada punto activo.
- Prepara la mesa de donaciones antes de abrir: coloca los formularios impresos, explica el método de pago y deja caja y cambio listos. Lleva baterías externas y alargadores de repuesto para evitar que un fallo eléctrico detenga los pagos o el sonido.
- Empieza el montaje aproximadamente 2 horas antes de la llegada del público. Coloca primero carpas, mesas y sillas; después conecta sonido e iluminación y termina con buffet, bebidas, carteles y decoración, para no mover comida mientras trabajas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de acción?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar recinto, permisos, material e invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las dietas al menos 5 días antes, y reserva las últimas 2 horas para el montaje.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una jornada de acción?
- Calcula unas 2 horas con un equipo de montaje organizado. La primera hora debe cubrir carpas, mesas, sillas y conexiones; la segunda, buffet, bebidas, carteles, iluminación y comprobaciones finales.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar por persona?
- Para el primer tramo de la jornada, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade agua disponible durante todo el evento. Ajusta los aperitivos según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas 5 días antes.
- ¿Cuándo se prepara la mesa de donaciones?
- Déjala montada y comprobada antes de abrir el recinto, idealmente 30 minutos antes de la llegada del público. Los formularios, el método de pago, la caja y el cambio deben estar preparados y asignados a una persona responsable.
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