Organiser un gala de kick-boxing, étape par étape

Un gala de kick-boxing se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement public. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis construisez la carte des combats avec les boxeurs, les arbitres et le jury. Réservez ensuite l’encadrement médical, la sécurité, le ring, la sonorisation et l’éclairage. La billetterie et la communication peuvent être ouvertes lorsque le programme est suffisamment stable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Définir le règlement du concours
2 personnes
5
Constituer une carte de combat
3 personnes
6
Faire appel à des boxeurs
2 personnes
7
Finaliser les arbitres
8
Définir les membres du jury
9
Réserver l'encadrement médical
10
Mettre la sécurité en place
11
Réserver le ring et les tapis
12
Réserver la sono
13
Réserver l'installation lumineuse
14
Réserver le photographe
15
Réserver un animateur
16
Ouvrir la billetterie
2 personnes
17
Envoyer les invitations
2 personnes
18
Publier la promotion
2 personnes
19
Traiter les inscriptions
2 personnes
20
Recueillir les besoins alimentaires
21
Envoyer les infos de parking
22
Imprimer le déroulé
23
Imprimer le planning du match
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Vérifier les listes de billets
2 personnes
26
Vérifier les données des boxeurs
2 personnes
27
Préparer la pesée
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Effectuer la pesée
4 personnes
31
Fixer les cartes de compétition
2 personnes

Événement

32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
34
Monter le ring
6 personnes
35
Poser les tapis
4 personnes
36
Installer les tribunes
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Raccorder la sonorisation
3 personnes
39
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
40
Tester les microphones
2 personnes
41
Inspecter le ring et les tapis
3 personnes
42
Aménager les vestiaires
2 personnes
43
Installer la table du jury
2 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
45
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
2 personnes
49
Recevoir les boxers
2 personnes
50
Accueillir le public
4 personnes
51
Vérifier les billets
3 personnes
52
Tenir le vestiaire
2 personnes
53
Animer la ronde d'ouverture
3 personnes
54
Encadrer les matchs
8 personnes
55
Annoncer les manches intermédiaires
2 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
60
Animer la remise des prix
3 personnes
61
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
62
Rassembler les objets trouvés

Suivi

63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Démonter le ring
6 personnes
65
Démonter le mobilier
4 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre le matériel loué
3 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Laver le linge et les serviettes
73
Archiver les résultats
74
Rassembler les photos et vidéos
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ring de boxe
Tapis de ring
Cordes de ringqté 4
Angles de ringqté 4
Coussins de protectionqté 8
Coussins d’escalierqté 6
Gants de boxeqté 12
Protège-tibiasqté 12
Protège-têtesqté 8
Bandes de maintienqté 16
Tables pour le juryqté 2
Chaises pour le juryqté 6
Balance
Signal de départ et de cloche

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Bancs de vestiaireqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Nappes rougesqté 12
Nappes noiresqté 12
Affiches du matchqté 12
Rubans de podiumqté 6
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant d’annoncer la date : vérifiez qu’il peut accueillir le ring, les tapis, les vestiaires, le public et une zone médicale, avec des accès séparés si possible.
Finalisez la carte des combats plusieurs semaines avant l’ouverture de la billetterie. Un remplacement de dernière minute peut modifier les horaires, les affiches et les informations envoyées au public.
Ne limitez pas la réservation médicale au ring : prévoyez une organisation claire pour l’évacuation et transmettez le déroulé aux secours, aux arbitres et à la sécurité avant le jour du gala.
Testez la sonorisation et l’éclairage dans la salle, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées. Faites un essai complet au moins la veille pour repérer les zones mal éclairées et les micros instables.
Imprimez le déroulé, le planning des combats, les badges nominatifs et les listes de billets avant l’ouverture des portes. Gardez une version numérique, mais prévoyez plusieurs exemplaires papier pour l’accueil, la régie et l’organisation sportive.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un gala de kick-boxing ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réunir les autorisations, l’assurance, les boxeurs, les arbitres, le personnel médical et les prestataires. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer la carte des combats et les informations pratiques.
Quand ouvrir la billetterie d’un gala de kick-boxing ?: Ouvrez-la lorsque le lieu, la date et une première carte des combats sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Mettez à jour rapidement les informations si un combat ou un horaire change.
Quel matériel faut-il prévoir pour un gala de kick-boxing ?: Il faut notamment un ring complet, des tapis, des cordes, des protections, des gants, une balance, une cloche, des tables et chaises pour le jury, ainsi que la sonorisation et l’éclairage. Vérifiez chaque élément 48 heures avant l’installation.
Quand préparer le planning et les listes de billets ?: Préparez une première version du planning environ 2 semaines avant le gala, puis faites la mise à jour finale après la clôture des inscriptions. Imprimez les listes de billets, les badges et le déroulé la veille ou le matin de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.