Cómo organizar un gala de kickboxing sin perder el control

Organizar un gala de kickboxing exige coordinar competición, seguridad y público en un orden preciso. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y seguro, y cerrar después el reglamento y la tarjeta de combate. Mientras se confirman boxeadores, árbitros y asistencia médica, reserva el ring, el sonido y la iluminación. La última semana debe servir para comprobar acreditaciones, entradas, programa, aparcamiento y el plan de trabajo del equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
5
Preparar la tarjeta de combate
3 personas
6
Contratar boxeadores
2 personas
7
Contratar árbitros
8
Definir el jurado
9
Coordinar la asistencia médica
10
Definir seguridad
11
Reservar el ring y las colchonetas
12
Reservar el equipo de sonido
13
Reservar la instalación de iluminación
14
Contratar fotógrafo
15
Confirmar al presentador
16
Abrir la venta de entradas
2 personas
17
Enviar invitaciones
2 personas
18
Publicar la promoción
2 personas
19
Gestionar inscripciones
2 personas
20
Recoger preferencias dietéticas
21
Enviar la información de aparcamiento
22
Imprimir el plan de trabajo
23
Imprimir el programa de la competición
24
Preparar acreditaciones
2 personas
25
Comprobar las listas de entradas
2 personas
26
Verificar los datos de los boxeadores
2 personas
27
Preparar el pesaje
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Realizar el pesaje
4 personas
31
Confirmar las tarjetas de competición
2 personas

Evento

32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
34
Montar el ring
6 personas
35
Colocar esterillas
4 personas
36
Colocar las gradas para el público
4 personas
37
Colocar mesas y sillas
4 personas
38
Conectar el equipo de sonido
3 personas
39
Conectar la instalación de luces
3 personas
40
Probar los micrófonos
2 personas
41
Inspeccionar el aro y las colchonetas
3 personas
42
Preparar los vestuarios
2 personas
43
Preparar la mesa del jurado
2 personas
44
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
45
Preparar la restauración
3 personas
46
Comprobar los baños
47
Montar el mostrador de entrada
2 personas
48
Instruir a los voluntarios
2 personas
49
Recibir a los boxeadores
2 personas
50
Recibir al público
4 personas
51
Comprobar las entradas
3 personas
52
Atender el guardarropa
2 personas
53
Coordinar la ronda de apertura
3 personas
54
Supervisar las competiciones
8 personas
55
Anunciar las vueltas intermedias
2 personas
56
Servir las bebidas
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Mantener limpia la zona del público
2 personas
60
Coordinar la entrega de premios
3 personas
61
Despedir al público
3 personas
62
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

63
Apagar el equipo de sonido
2 personas
64
Desmontar el ring
6 personas
65
Desmontar el mobiliario
4 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material alquilado
3 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Lavar la ropa y los paños
73
Archivar resultados
74
Recopilar fotos y vídeos
75
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Ring de boxeo
Estera de anillo
Cuerdas del ringcant. 4
Esquinas de los anilloscant. 4
Colchonetas de proteccióncant. 8
Cojines para escalonescant. 6
Guantes de boxeocant. 12
Espinillerascant. 12
Protecciones para la cabezacant. 8
Vendas para manoscant. 16
Mesas para el juradocant. 2
Sillas para el juradocant. 6
Báscula
Señal de salida y campana

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3
Bancos del vestuariocant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6

Decoración

Manteles rojoscant. 12
Manteles negroscant. 12
Pósters del concursocant. 12
Cintas del podiocant. 6
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el reglamento y la tarjeta de combate: sin combates confirmados no puedes calcular horarios, pausas, necesidades médicas ni la información que recibirán los espectadores.
No dejes los permisos, el seguro y la asistencia médica para el final. Confírmalos antes de abrir la venta de entradas y guarda por escrito quién cubre cada responsabilidad durante la gala.
Reserva con antelación el ring, las colchonetas, el sonido y la iluminación. Comprueba también cables, regletas, micrófonos y focos en el recinto, no solo en la lista de material.
Programa una revisión de peso y acreditaciones con una hora concreta para cada participante. La báscula, los guantes, las espinilleras y las protecciones deben estar disponibles antes de que empiecen los primeros combates.
Imprime el programa de la competición y el plan de trabajo antes del día del evento. Prepara listas separadas para entradas, jurado, árbitros, boxeadores, personal médico y seguridad, porque buscar nombres durante la gala retrasa todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un gala de kickboxing?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, los boxeadores, los árbitros y la asistencia médica suelen requerir más tiempo que la decoración o la impresión del programa.
¿Cuándo se debe cerrar la tarjeta de combate?: Intenta cerrarla al menos 2 semanas antes de la gala. Así puedes publicar un programa fiable, ajustar los horarios y avisar con tiempo de cualquier cambio a participantes y público.
¿Cuándo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando el lugar, la fecha y la estructura principal de combates estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Evita promocionar enfrentamientos que todavía dependan de contratos o permisos.
¿Qué hay que revisar el día de la gala de kickboxing?: Haz una comprobación completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas: ring, colchonetas, sonido, iluminación, acreditaciones, báscula, entradas, jurado, seguridad y asistencia médica. Reserva después al menos 30 minutos para resolver imprevistos.

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