Organiser un festival de Saint-Patrick : la bonne méthode
Commencez par verrouiller le lieu, la date et le programme musical avant de lancer les invitations. Ensuite, suivez les inscriptions pour calculer les repas, le mobilier et les besoins particuliers. Les derniers jours servent surtout à réceptionner les courses, tester le son et répartir les bénévoles. Le jour J, prévoyez un ordre d’installation précis : accès, tentes, tables, chaises, buffet, décoration, puis accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Déposer la déclaration d’événement
- 3
Conserver le programme musical
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 8
Réserver des tables et des chaises
- 9
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
- 10
Commander la décoration
- 11
Répartir les bénévoles
- 12
Envoyer le programme aux bénévoles
- 13
Rassembler les fichiers musicaux
- 14
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 15
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
- 16
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
- 17
Récupérer les denrées non périssables
2 personnes
- 18
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
- 19
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
- 20
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
- 21
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
- 22
Trier la décoration
2 personnes
- 23
Vérifier le sol du site et l’entrée
2 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer les tables du buffet et des boissons
2 personnes
- 27
Suspendre la décoration
3 personnes
- 28
Installer des drapeaux irlandais
2 personnes
- 29
Installer les éclairages
2 personnes
- 30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 31
Tester le micro et la musique
2 personnes
- 32
Préparer les plats du buffet
4 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Installer le point café et thé
2 personnes
- 35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 36
Buffet avec étiquettes
2 personnes
- 37
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
- 38
Installer les poubelles et le point de nettoyage
2 personnes
- 39
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les invités
3 personnes
- 41
Annoncer le programme
- 42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 43
Fournir la musique
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Ouvrir le buffet
2 personnes
- 47
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
- 48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 51
Annoncer le dernier tour
- 52
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Suivi
- 53
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 54
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 56
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
- 57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 59
Retirer la décoration
3 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 63
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables de bièreqté 8
- Chaisesqté 100
- Tables de buffetqté 4
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 120
- Petits bolsqté 100
- Couvertsqté 120
- Verres à boireqté 150
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 80
Décoration
- Ballons vertsqté 100
- Ballons blancsqté 50
- Ballons orangeqté 50
- Drapeaux irlandaisqté 12
- Guirlandes vertesqté 8
- Décoration en trèfleqté 30
- Nappesqté 12
- Porte-serviettesqté 12
- Assiettes de buffetqté 20
- Badges nominatifsqté 120
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 10
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 12
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et la date en premier, puis déposez la déclaration d’événement dans les délais demandés. Sans cette validation, évitez de confirmer définitivement les invitations ou les prestataires.
- Clôturez les inscriptions assez tôt pour compter les participants et recueillir les besoins alimentaires. Étiquetez séparément les repas spéciaux afin qu’ils ne soient pas mélangés au buffet le jour du festival.
- Testez les microphones sans fil, la table de mixage, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture. Faites aussi un essai avec les fichiers musicaux réellement utilisés, pas seulement avec le matériel allumé.
- Répartissez les bénévoles par zones et envoyez-leur le programme avant le jour J. Prévoyez notamment une personne pour l’accueil, une pour le buffet, une pour le son et une pour surveiller les stocks.
- Installez d’abord les tentes de réception et vérifiez le sol ainsi que l’entrée avant de poser les tables et les chaises. Gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment et préparez les sauces, dips, légumes et fruits selon l’ordre de service.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de Saint-Patrick ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, déposer la déclaration, conserver le programme musical et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les achats, les tests techniques et la répartition détaillée des bénévoles.
- Quand faut-il arrêter les inscriptions au festival ?
- Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de calculer les quantités de catering, de réserver les tables et les chaises et d’identifier les repas spéciaux.
- Quand tester le matériel sonore pour la Saint-Patrick ?
- Effectuez un premier test 24 à 48 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les rallonges, les multiprises et les fichiers musicaux pendant au moins 30 minutes.
- Dans quel ordre installer le site du festival ?
- Commencez par contrôler le sol et l’entrée, puis montez les tentes de réception. Installez ensuite les tables et les chaises, le buffet, la décoration, l’éclairage et enfin le matériel sonore, idéalement 2 à 3 heures avant l’accueil du public.
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