Cómo organizar un Festival de San Patricio sin llegar tarde a nada

Organiza el Festival de San Patricio en este orden: confirma el lugar y la fecha, tramita la notificación y registra el programa musical antes de abrir las inscripciones. Después calcula el catering según las respuestas de los asistentes, reserva mesas, sillas y carpas, y asigna responsables concretos. La última semana sirve para cerrar compras, etiquetar las comidas especiales y probar el sonido. El día del festival, monta primero la infraestructura y comprueba el acceso antes de colocar la decoración y la comida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Presentar la notificación del evento
3
Registrar el programa musical
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Calcular las cantidades de catering
2 personas
8
Reservar mesas y sillas
9
Comprar los materiales necesarios
2 personas
10
Pedir decoración
11
Asignar voluntarios
12
Enviar el programa a los voluntarios
13
Reunir archivos de música
14
Probar el equipo de sonido
2 personas
15
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
16
Comprobar la lista de inventario
2 personas
17
Recoger víveres no perecederos
2 personas
18
Recoger la compra fresca
2 personas
19
Etiquetar por separado las comidas especiales
2 personas
20
Lavar frutas y verduras
2 personas
21
Preparar salsas y dips
2 personas
22
Clasificar la decoración
2 personas
23
Comprobar el suelo del recinto y la entrada
2 personas
24
Montar las carpas
4 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Colocar mesas de buffet y bebidas
2 personas
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Colocar banderas irlandesas
2 personas
29
Colgar la iluminación
2 personas
30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
31
Probar el micrófono y la música
2 personas
32
Preparar los platos del bufé
4 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
36
Etiquetar el bufé
2 personas
37
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
38
Colocar cubos de basura y punto de limpieza
2 personas
39
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

40
Recibir a los invitados
3 personas
41
Anunciar el programa
42
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
43
Proporcionar la música
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Abrir el buffet
2 personas
47
Mantener el bufé caliente
2 personas
48
Reponer café y té
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños periódicamente
51
Anunciar la última ronda
52
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

53
Apagar el equipo de sonido
2 personas
54
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
55
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
56
Recoger y retirar la basura
3 personas
57
Desmontar mesas y sillas
4 personas
58
Desmontar las carpas
4 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Devolver el material prestado
2 personas
63
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platoscant. 120
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 120
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80

Decoración

Globos verdescant. 100
Globos blancoscant. 50
Globos naranjascant. 50
Banderas irlandesascant. 12
Guirnaldas verdescant. 8
Decoración de trébolcant. 30
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Platos de buffetcant. 20
Tarjetas de nombrecant. 120

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocina y de servircant. 12
Bandejas de servircant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y la notificación del evento con varias semanas de margen; no esperes a tener la lista definitiva de invitados para iniciar esos trámites.
Abre las inscripciones junto con una pregunta sobre alergias y preferencias dietéticas. Usa esas respuestas para calcular las cantidades y separa la comida especial desde la preparación.
Envía a los voluntarios un programa con horarios y funciones al menos 7 días antes. Incluye quién recibe las compras frescas, quién controla el inventario y quién coordina el montaje.
Prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas como mínimo 48 horas antes. Guarda los archivos de música en un segundo dispositivo para no depender de un solo ordenador.
El día del evento, revisa primero el suelo, la entrada y las rutas de aparcamiento; después monta las carpas, mesas y sillas. Mantén las bebidas frías y las bandejas calientes preparadas antes de abrir el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de San Patricio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y presenta la notificación al principio; deja las compras frescas, el lavado de frutas y verduras y el montaje para las últimas 24 horas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y calcular el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del festival. Así puedes calcular las cantidades, revisar las preferencias dietéticas y pedir a tiempo los alimentos no perecederos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el montaje?: Para un montaje con carpas, mesas, sillas, buffet y sonido, cuenta con al menos 4 personas durante 2 o 3 horas. Asigna además una persona responsable de inventario y otra para coordinar el acceso.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa 48 horas antes y repítela el mismo día, al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba micrófonos, música, cables, regletas y la alimentación eléctrica.

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