Organiser un festival de musique de rue : la méthode

Commencez par fixer une date et un itinéraire réalistes, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires pour chaque rue et chaque lieu. Réservez les musiciens avant de communiquer largement, car le programme dépend de leurs disponibilités. Ensuite, organisez les bénévoles, le son, l’accueil du public et le matériel par emplacement. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, suivre la météo et préparer ce qui est souvent oublié : badges, caisse, signalétique et boissons fraîches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Contacter les musiciens
2 personnes
4
Enregistrer les prestations
2 personnes
5
Partager l’itinéraire avec les musiciens
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Faire les réservations
12
Définir le son par lieu
2 personnes
13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
14
Suivre les prévisions météo
15
Finaliser le programme
2 personnes
16
Confirmer les musiciens
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Imprimer les panneaux du programme
22
Préparer les bracelets et les badges
23
Préparer la caisse
24
Aménager le point d’information
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Afficher le programme
2 personnes
30
Installer les systèmes sonores
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Accueillir les musiciens
2 personnes
34
Installer les instruments
3 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Préparer le point café
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Dégager les voies de circulation
2 personnes

Événement

39
Tenir le point d'information
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Encadrer les premières prestations
2 personnes
43
Rotation des musiciens
2 personnes
44
Vérifier le niveau sonore
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Orienter le public vers les spectacles
2 personnes
51
Encadrer le programme du soir
2 personnes
52
Annoncer le dernier numéro
53
Servir le dernier tour
3 personnes
54
Orienter les visiteurs vers la sortie
2 personnes
55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
56
Fermer les boissons et les en-cas
2 personnes

Suivi

57
Rassembler les instruments en toute sécurité
3 personnes
58
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 6
Tables de logeqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Nappesqté 10
Tapis sans scèneqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 4
Tables de mixageqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Batteries externesqté 6
Kits de câbles de chargementqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Passages de câblesqté 8
Ruban gafferqté 8
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Catering

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 10
Tire-bouchonsqté 6
Pains de glaceqté 30
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Boîtes à biscuitsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Conseils

Bloquez d’abord l’itinéraire et les horaires de passage : prévoyez un point d’information et indiquez clairement le programme à chaque emplacement. Les panneaux imprimés trop tard sont difficiles à remplacer le jour même.
Pour chaque lieu, notez le type de son nécessaire, les points d’alimentation disponibles et la longueur des rallonges et câbles XLR. Testez les enceintes mobiles, microphones, pieds et boîtiers DI avant l’installation.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale. Prévoyez au moins une personne au point d’information, une personne pour la caisse et une personne capable de suivre les changements de dernière minute.
Confirmez les musiciens et leurs besoins alimentaires quelques jours avant l’événement, puis regroupez les réservations et les courses. Refroidissez les boissons suffisamment tôt : les remplir dans des verres réutilisables au dernier moment ralentit l’accueil.
Consultez les prévisions météo plusieurs fois pendant la dernière semaine et encore la veille. Les tentes, tables, nappes, batteries externes et boîtes de rangement doivent être affectées à un lieu précis, afin d’éviter les recherches pendant les balances.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les musiciens, vérifier les autorisations, réserver le matériel et recruter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo, les achats et la signalétique.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de rue ?: Lancez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement 8 à 12 semaines avant. Certaines réponses peuvent prendre plusieurs semaines et conditionner le choix des lieux ou des horaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique de rue ?: Pour un petit parcours, prévoyez au minimum 1 bénévole au point d’information, 1 pour la caisse et 1 par lieu actif, puis ajoutez des remplaçants pour les pauses. Un roulement de 2 à 3 heures évite de laisser les postes sans surveillance.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant et vérifiez les câbles, multiprises, microphones et batteries. Faites les courses la veille, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public.

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