Ein Straßenmusikfestival organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Straßenmusikfestival entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die Strecke zwischen den Auftrittsorten. Lege zuerst Datum, Route und Genehmigungen fest, bevor du Musiker oder Helfer verbindlich einteilst. Danach folgen Technik, Strom, Kommunikation und die Planung für schlechtes Wetter. Plane außerdem einen Infopunkt, gut sichtbare Programmschilder und einen festen Zeitplan für Aufbau und Soundcheck ein. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Änderungen, statt Kabel, Ausweise oder letzte Zusagen zu suchen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Musiker ansprechen
2 Personen
- 4
Auftritte festhalten
2 Personen
- 5
Route mit Musikern teilen
- 6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Posts veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Ton je Location festlegen
2 Personen
- 13
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 14
Wettervorhersage verfolgen
- 15
Programm finalisieren
2 Personen
- 16
Musiker bestätigen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Programmschilder drucken
- 22
Armbänder und Ausweise bereitlegen
- 23
Kasse vorbereiten
- 24
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Programm aufhängen
2 Personen
- 30
Soundsets aufstellen
3 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
- 33
Musiker empfangen
2 Personen
- 34
Instrumente aufstellen
3 Personen
- 35
Catering bereitstellen
3 Personen
- 36
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Laufwege freimachen
2 Personen
Event
- 39
Infostand besetzen
2 Personen
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Erste Auftritte begleiten
2 Personen
- 43
Musiker wechseln
2 Personen
- 44
Lautstärke kontrollieren
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Publikum zu den Auftritten leiten
2 Personen
- 51
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 52
Letzten Auftritt ankündigen
- 53
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 54
Besucher zum Ausgang weisen
2 Personen
- 55
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 56
Getränke und Snacks abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Instrumente sicher zusammenstellen
3 Personen
- 58
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 60
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 65
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 68
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischgarniturenAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- Festival-BannerAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- Bodenteppiche ohne BühneAnz. 6
Ausstattung
- Mobile LautsprecherAnz. 4
- MischpulteAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- LautsprecherstativeAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 12
- SteckdosenleistenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- PowerbanksAnz. 6
- LadekabelsetsAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelbrückenAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 8
- AA-BatterienAnz. 24
- AAA-BatterienAnz. 24
Catering
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 8
- EiskühlerAnz. 4
- ServierplattenAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 4
- WasserkannenAnz. 10
- FlaschenöffnerAnz. 6
- KühlelementeAnz. 30
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- KeksdosenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
Tipps
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Kläre für jeden Auftrittsort, wie viel Platz, Strom und Lautstärke erlaubt sind, bevor du Musiker bestätigst.
- Plane pro Spielort ein eigenes Zeitfenster für Aufbau und Soundcheck ein. Teile die Route spätestens 7 Tage vor dem Festival mit allen Musikern, damit niemand den nächsten Auftrittsort zu spät erreicht.
- Rechne für die Helfer mit klaren Schichten von 3 bis 4 Stunden. Besetze mindestens den Infopunkt, die Kasse, den Technikwechsel und die Betreuung der Musiker getrennt, statt alles einer Person zu überlassen.
- Kontrolliere Stromanschlüsse und Kabel vor dem Veranstaltungstag an jedem Standort. Mobile Lautsprecher, Mischpulte, Mikrofone, Stative sowie Verlängerungs- und XLR-Kabel sollten nach Spielort beschriftet in Aufbewahrungsboxen bereitliegen.
- Verfolge die Wettervorhersage ab 5 Tagen vor dem Festival täglich und entscheide spätestens 24 Stunden vorher über Partyzelte, Schutz für Technik und Änderungen der Route. Drucke Programmschilder erst nach der finalen Musikerbestätigung, damit keine falschen Zeiten aushängen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Straßenmusikfestival organisieren?
- Starte idealerweise 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Musiker, Spielorte und Technik sollten spätestens 6 Wochen vorher angefragt oder reserviert sein.
- Wie viele Musiker braucht man für ein Straßenmusikfestival?
- Das hängt von der Route ab, aber plane pro Auftrittsort mindestens 2 bis 3 Acts ein, wenn jeder etwa 30 bis 45 Minuten spielt. Für vier Spielorte sind damit ungefähr 8 bis 12 Auftritte sinnvoll, inklusive einer Reserve für Absagen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Straßenmusikfestivals?
- Rechne mit mindestens 3 Stunden für Infopunkt, Tische, Banner, Technik und Programmschilder. Pro Spielort kommen für Lautsprecher, Mikrofone und Soundcheck etwa 30 bis 45 Minuten hinzu.
- Wann sollte man das Programm für ein Straßenmusikfestival verschicken?
- Verschicke einen vorläufigen Ablauf 3 Wochen vorher und die endgültige Version spätestens 7 Tage vor dem Festival. Nach diesem Termin sollten nur noch bestätigte Änderungen über den Infopunkt und die Social-Media-Kanäle kommuniziert werden.
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