Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se construit dans un ordre précis : commencez par la date, le lieu et la programmation avant de réserver la technique ou le catering. Les autorisations, la sécurité et les besoins des artistes doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, coordonnez les inscriptions, les bénévoles, les boissons et l’installation du site. Le jour J, prévoyez un contrôle du lieu, un montage avec horaires détaillés et un responsable pour chaque zone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme musical
2 personnes
3
Confirmer les artistes
2 personnes
4
Faire les réservations
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Créer le plan
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les artistes
12
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
13
Commander le catering
2 personnes
14
Commander des boissons
15
Réserver l’équipement
2 personnes
16
Répartir le personnel
2 personnes
17
Briefer les bénévoles
2 personnes
18
Publier la promotion
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
4 personnes
21
Récupérer le matériel
3 personnes
22
Inspecter le lieu
3 personnes
23
Mettre les boissons au frais
3 personnes
24
Monter la scène
6 personnes
25
Installer le système de sonorisation
4 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Brancher l’électricité
2 personnes
28
Monter les tentes
5 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager le bar
4 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Aménager les loges des artistes
2 personnes
39
Effectuer la balance technique
4 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Tenir l'entrée
3 personnes
42
Distribuer les bracelets
2 personnes
43
Accueillir le public
2 personnes
44
Annoncer le programme
45
Accompagner les artistes
2 personnes
46
Coordonner les changements de scène
3 personnes
47
Vérifier le niveau sonore
48
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
2 personnes
49
Tenir le bar
4 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Rassembler les déchets
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
56
Vérifier les flux de public
2 personnes
57
Vérifier le matériel de premiers secours
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Clore la dernière prestation
3 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

61
Fermer le bar
4 personnes
62
Ranger le service traiteur
4 personnes
63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
65
Rassembler les sacs-poubelle
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le site
5 personnes
68
Démonter les tentes
5 personnes
69
Démonter la scène
6 personnes
70
Emballer le matériel
4 personnes
71
Rassembler le mobilier
4 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Éléments de podiumqté 12
Bancs des artistesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Isolation acoustiqueqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef, à pain et d’épluchageqté 12
Pincesqté 10
Pichets de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Poubellesqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 10
Décoration lumineuse en guirlandeqté 8
Tentures de scèneqté 4
Sets de nappesqté 12
Panneaux des artistesqté 6
Pupitres de programmeqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs d'essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Tapis antidérapantsqté 12

Informations

Braceletsqté 350
Cartes du programmeqté 300
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8

Outils

Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 3
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Niveaux à bulleqté 2

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le programme musical. Confirmez les artistes par écrit avant de lancer les invitations ou la promotion, car un changement tardif modifie le son, les horaires et l’accueil.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste au moins 3 à 4 semaines avant le festival. Vérifiez les microphones, boîtiers DI, retours de scène, câbles, alimentation électrique et éclairage au lieu de supposer que tout est standard.
Traitez les autorisations et le plan de sécurité avant de finaliser l’organisation. Prévoyez notamment les accès, les zones de circulation, les issues, les responsables et une solution en cas de mauvais temps.
Calculez les boissons et le catering à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant la commande, pas au moment de l’installation.
Établissez un planning du jour J par tranches de 30 minutes. Faites récupérer le matériel, inspecter le lieu, refroidir les boissons, monter la scène et installer la sonorisation dans cet ordre, avec un responsable identifié pour chaque étape.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs artistes, un système de sonorisation et des autorisations. Commencez plus tôt si le lieu, les artistes ou le matériel sont difficiles à réserver.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival ?: Confirmez les artistes idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez ensuite leurs horaires, informations techniques et besoins alimentaires afin de finaliser le programme et les réservations.
Quand réserver le matériel de sonorisation ?: Réservez les haut-parleurs, caissons de basses, table de mixage, microphones et retours de scène 4 à 6 semaines avant le festival. Faites valider la configuration par les artistes ou leur équipe technique avant la commande.
Combien de temps prévoir pour installer un festival de musique ?: Prévoyez au moins 4 à 6 heures pour inspecter le lieu, monter la scène, installer le son et l’éclairage, puis effectuer les tests. Ajoutez une marge d’une heure si plusieurs espaces ou tentes doivent être installés.

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